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Como calcular o valor do km rodado?

Como calcular o valor do km rodado?

Há sempre muita dificuldade nas empresas em saber qual o cálculo de km rodado correto. Como em todo reembolso de despesas, é preciso que se tenha processos e cálculos claros, para que não aconteça nenhum mal entendido. Então, tenha tudo muito bem definido. Mas a principal questão é: qual cálculo de km rodado devo fazer? E o principal, como fazer?

Recentemente, falamos aqui no blog sobre como fazer reembolso de despesas de trabalho e até citamos que o quilômetros rodados para deslocamento de alguma visita, reunião ou viagem deveriam constar no processo de reembolso. Agora neste texto, voltamos a tocar no assunto, mas trazendo dicas e informações de como fazer o cálculo de km rodado quando seu colaborador precisa utilizar o próprio carro ou moto. E até mesmo você, como gestor, pode utilizar quando precisar prestar contas para a contabilidade. Afinal, o fluxo de caixa precisa estar em dia e funcionando plenamente. 

A importância do cálculo correto e preciso

Assim como qualquer outro setor ou ponto da empresa, o cálculo de km rodado deve ser levado com seriedade, sendo muito importante a precisão da conta e dos processos, para que não aconteçam erros que resultem em desperdícios financeiros. Por isso, é fundamental que se faça o cálculo preciso do km rodado, pensando também na melhor gestão dos reembolsos.

Outro ponto importante é definir quais serão os itens que estarão no cálculo de km rodado. Normalmente, os itens que compõe a conta são: combustível, limpeza, seguro e IPVA + licenciamento.

Como as pessoas possuem carros de marcas e modelos diferentes, a empresa pode adotar um modelo padrão intermediário de veículo – o que implica em ter um consumo médio – , assim como um valor médio do combustível.

Vamos para o cálculo de km rodado

#Combustível

Vamos começar pelo combustível. É preciso que se tenha definido o consumo médio, na gasolina, de um carro 1.4, por exemplo. Depois, o valor médio do preço da gasolina na cidade onde será feito o reembolso. Isso feito, basta dividir o preço da gasolina pelo consumo médio.

#Seguro

Assim como todos os outros itens é preciso ter um valor médio do preço de um seguro, e ter uma ideia média dos kms mensais rodados pelo colaborador. E a conta também é simples: dividir o valor médio do seguro pela quantidade anual de quilômetro rodado (multiplicar por 12 o km mensal). 

#IPVA e Licenciamento

É hora de definir preços médios de IPVA e Licenciamento (algumas empresas pagam o valor integral dos impostos). Aqui, também teremos os kms mensais rodados e os anuais (multiplicando o mensal por 12). A conta: Valor do IPVA + Licenciamento dividido pela quilometragem anual.

#Limpeza

Agora, mais uma vez, precisamos de valores médios de limpeza e a quantidade feita. Se seu colaborador visita clientes é sempre bom que esteja com o carro impecável. Neste caso, o custo é mensal e deve se dividir o valor gasto por mês com limpeza pela quantidade de km rodado.

Cálculo final de km rodado

Após ter todos esses valores levantados, deve-se somá-los. O resultado, em reais (R$), deve ser multiplicado pelo quantidade mensal de km rodado. O resultado será o valor que deve ser reembolsado ao colaborador.

Equipes externas

No caso de equipes externas, fazer o cálculo de km rodado é mais uma questão importante para a empresa. E é onde o monitoramento das equipes se torna muito importante – inclusive, já falamos do assunto aqui no blog.

Ferramentas de gestão podem ajudar e muito em questões de reembolsos e cálculo de km rodado. Com a solução da Field Control, por exemplo, é possível ter o controle e monitoramento das equipes externas, tendo acesso rápido e fácil à ordem de serviços, linha do tempo dos trabalhos e uma série de outras informações gerenciais.

Há, também, uma ferramenta que chamada “mapa”, onde o gestor consegue ver em tempo real a localização do técnico.

Como sempre falamos por aqui, tenha em mente que a tecnologia pode ser um grande diferencial competitivo para a sua empresa. Com toda essa tecnologia e controle, fica mais simples e fácil trabalhar em cima de questões de reembolso e, principalmente, em como será pago o cálculo de km rodado. 

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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