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Como elaborar um relatório de visita técnica simples e objetivo

Como elaborar um relatório de visita técnica simples e objetivo

As visitas técnicas, muitas vezes, acontecem devido a um problema e por isso devem ser bem monitoradas. Garantir um atendimento de qualidade com um profissional preparado para resolver o problema é fundamental. Por isso, é importante que a sua empresa saiba como elaborar um relatório de visita técnica ao cliente.

Mas não basta apenas criar o relatório. É necessário que seja a aplicação seja uma regra para os técnicos que saem para executar o serviços externos e que, posteriormente, cada relatório seja analisado para realizar melhorias no atendimento.

Como elaborar um relatório de visita técnica ao cliente


O relatório de visita técnica deve ser objetivo acima de tudo. Escolha os campos essenciais que vão ajudar a ter uma visão global do trabalho executado e que podem ajudar a trazer melhorias para os atendimentos futuros.

Um relatório simples deve ter:

  • Informações sobre as tarefas realizadas;
  • Histórico do cliente;
  • Descrição e observações sobre a visita;
  • [Opcional] Satisfação com o atendimento.

Parte 1: Informações sobre as tarefas realizadas

Primeiramente para aprender como elaborar um relatório de visita técnica, deve-se listar as informações principais da visita. Os tópicos que não podem faltar nessa parte inicial da estrutura são:

  • Nome do cliente;
  • Endereço e telefone;
  • Nome do responsável pelo serviço;
  • Qual a tarefa executada;
  • Data;
  • Tempo de duração da visita (hora da chegada e saída).


A data e o tempo de duração da visita são dados importantes, pois mostram a produtividade do funcionário no serviço de instalação ou manutenção. Através desses dados também é possível criar uma média de tempo ideal para realizar cada serviço com base no desempenho real dos integrantes da equipe.

Parte 2: Histórico do cliente

Tanto para fidelizar, tanto para tornar o atendimento ao cliente melhor e mais eficiente é preciso ter um histórico dos atendimentos realizados a cada cliente. E não deixar de registrar quando for a primeira fez que o cliente procura o serviço da sua empresa.

O objetivo é que o cliente volte a procurá-lo ao precisar de assistência novamente, seja no serviço oferecido, seja em outra especialidade da sua empresa. Por isso, ter esse campo no relatório de visita técnica é tão estratégico.

Além de saber quais foram os serviços prestados, peças trocadas, quantas vezes o funcionário fez visitas àquele cliente, motivo da visita, é possível criar um plano de manutenção preventiva e entrar em contato com o cliente para fazer trocas e manutenções futuras. Essa atitude demonstra zelo e atenção personalizados para cada cliente, que nas atividades do dia a dia, pode esquecer esses detalhes.

Esteja sempre um passo a frente do seu cliente!

Parte 3: Descrição e observações sobre a visita

Muitas vezes, o problema é maior que o esperado e o técnico não realiza o serviço por falta de uma peça, por exemplo, que não esperava ter que trocar ou realiza apenas uma parte do serviço. Nesses casos, é importante registrar:

  • Os motivos da não realização ou da realização parcial da tarefa;
  • O que será necessário para a próxima visita;
  • Custos extras que devem ser notificados ao cliente;
  • Quando será a próxima visita para o término do serviço.

Ter essa parte ao aprender como elaborar um relatório de visita técnica ajuda sua empresa a estar um passo a frente no processo. E mostra para o cliente que a empresa tem um equipe preparada para imprevistos e com experiência para promover a melhor prestação de serviço a ele. Afinal, quem não gosta de receber um atendimento de excelência?

Parte 4: [Opcional] Satisfação com o atendimento

A satisfação com o atendimento é uma parte opcional de como elaborar um relatório de visita técnica ao cliente, pois ela pode ser uma etapa a parte, realizada pela equipe de Marketing e Vendas.

Caso sua empresa não possua esse processo, pode ser uma boa opção incluí-lo no relatório da visita de forma objetiva e rápida ou mandar o formulário via e-mail. Alguns exemplos de perguntas que podem existir nessa parte são:

  • O cliente ficou satisfeito com o serviço?
  • O funcionário chegou pontualmente?
  • O serviço de atendimento e agendamento foram satisfatórios?
  • Observação
  • A avaliação de 0 a 5 estrelas.

Caso tenha interesse em aprimorar esse tópico no seu relatório, podemos te ajudar. Monitore a satisfação dos clientes com o seu serviço aplicando pesquisas de satisfação de atendimento.

Não tenha medo, receba elogios e críticas 

Nunca deixe de ouvir as críticas e elogios dos clientes. Nada é melhor do que ouvir direto da fonte sobre o desempenho da sua equipe. Afinal, o objetivo de todo treinamento e capacitação é oferecer um bom serviço.

Essas avaliações ajudam a construir a reputação da sua empresa no mercado. Você pode usar os dados positivos para realizar suas ações de marketing, oferecendo segurança, qualidade, etc.

As críticas negativas e reclamações dos clientes têm papel importante no crescimento do processo e nas melhorias. Nenhuma empresa está livre de problemas, por isso, avalie internamente com seus gestores cada resultado. E também ouça os funcionários.

Se a sua empresa procura como elaborar relatórios de visita técnica de forma mais moderna, rápida e automatizada, conheça a Field Control. O sistema digitaliza e ajuda a criar um relatório de visita técnica com todos os pontos fundamentais para controle. E inclui também:

  • Relatórios para direcionamento do negócio;
  • Fotos, assinaturas e formulários;
  • Histórico de tudo que aconteceu na ordem de serviço, entre outros.

O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada. Através do sistema é possível também enviar ao cliente por e-mail um link para a avaliação do serviço. O gestor recebe essas informações e tem total acesso da atividade efetuada.

Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus funcionários.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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