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Mobilidade empresarial: práticas que auxiliam o uso da tecnologia

Mobilidade empresarial: práticas que auxiliam o uso da tecnologia

Com a popularização dos smartphones e tablets, os preços estão mais acessíveis para vendas em média e grande escala. As empresas de telefonia móvel têm oferecido planos vantajosos especialmente para pessoas jurídicas. Hoje em dia, não ficamos mais online, vivemos online, ou seja, conectados 24 horas por dia, já parou para pensar? Seja por tarefas profissionais, como a mobilidade empresarial, seja por motivos pessoais. E apenas com um smartphone com plano de internet, cujo chip pode ser comprado na banca de jornal mais próxima, é possível: estar na rede, checar e-mails, aplicativos de mensagens instantâneas, fazer o gerenciamento de rotas, tirar e publicar foto daquele momento e até transmissões ao vivo.

Essa facilidade de conexão alcançou as empresas que enxergaram diversas oportunidades. Ter essas informações em nuvem e online proporcionam maior resultado para os negócios.

As características mais comuns da mobilidade empresarial são:

  • ferramentas de nuvem (quando os dados não são arquivados no dispositivo, mas sim, em sistemas que não sobrecarregam a memória do notebook/tablet/smartphone e podem ser acessados apenas com conexão de internet em qualquer lugar);
  • conferências por aplicativos de vídeos e programas de mensagens instantâneas;
  • e-mail corporativo;
  • digitalização de documentos (que inibe espaço e também necessidade de entrega física do papel em questão);
  • aplicativos desenvolvidos de acordo com o setor de atuação da empresa (diversas startups desenvolvem todos os dias soluções inteligentes para solução de problemas e otimização de tempo e espaço para empresas de pequeno, médio e grandes portes).

Práticas possíveis com a mobilidade empresarial:

  • reuniões remotas com equipe ou até com clientes e fornecedores, da mesma cidade ou até fora do país;
  • gestores e funcionários ausentes do ambiente corporativo podem realizar suas tarefas remotamente. Isso permite não adiar processos considerados imprescindíveis para o bom fluxo de desempenho na empresa;
  • economia com papéis, relatórios, planilhas e outros itens de escritório que demandam compras frequentes. Além de poupar espaços e salas com menos estantes e arquivos, já que todos os documentos poderão ser digitalizados;
  • acessibilidade a qualquer hora e qualquer lugar. Em casos de imprevistos e demandas urgentes, é possível acionar o responsável, independentemente  do local que esteja;
  • flexibilidade: a mobilidade permite que o horário de expediente seja diferenciado para os colaboradores. Com isso, eles podem gerenciar suas tarefas fora do horário comercial, de acordo com a área de atuação da empresa;
  • diferencial para os clientes: a tecnologia de ponta que traz inovação nos negócios é critério que define a escolha da sua empresa entre os concorrentes. Potencialmente, alguns sistemas e aplicativos disponíveis no mercado e já utilizados para agilizar o trabalho chamam a atenção pela facilidade e mobilidade na rotina;
  • a mobilidade empresarial é o agente facilitador da comunicação. Afinal, atender o cliente em tempo real é um diferencial que a tecnologia permite atualmente. Isso traz inúmeras garantias de solução e pleno atendimento, além da inovação;
  • maior produtividade na execução das tarefas que antes eram manuais, o que inibe a necessidade de retrabalho;

O que é BYOD na mobilidade empresarial?

Algumas empresas atuam com o conceito BYOD (bring your own device) que significa “traga seu próprio aparelho”. BYOD é um método adotado para funcionários que utilizam aplicativos. Porém os gestores precisam considerar o uso quanto à segurança de dados, já que o aparelho é pessoal!

É importante pesquisar os sistemas disponíveis no mercado. E com isso, atribuir as vantagens e desvantagens de cada um antes de adquiri-lo. Se possível, faça um período de testes, caso o BYOD seja a opção adotada e analise a comunicação e ambiente internos.

Critérios que devem ser avaliados na adesão da mobilidade empresarial

Uma empresa que adere a dispositivos móveis, que envolvam uso de tecnologia e inovação,  mostra a imagem de ascensão e crescimento no mercado atuante. Além de preocupação em sempre proporcionar o melhor e mais atual produto/serviço ao cliente final. Porém, é necessário avaliar os seguintes pontos:

Segurança

Muitos dados sigilosos, principalmente, que envolvem os clientes, ficam à disposição e alguns funcionários que exercem determinadas tarefas. Como essas informações são digitais, é possível copiá-las e deletá-las. O banco de dados de uma empresa, muitas vezes, é fonte principal de vendas, acompanhamento e modo de mensurar a produtividade de acordo com o negócio.  É preciso então, criar medidas de segurança que evitam qualquer problema futuro, sem prejudicar a empresa e, consequentemente, os clientes.

Treinamento

Quando a empresa adquire um novo sistema, é importante que o gestor tenha domínio para ensinar para os colaboradores. Muitas empresas de software, no momento da negociação da compra, já oferecem uma aula ou um método explicativo para que a ferramenta seja usufruída da melhor maneira possível. Mesmo que o sistema seja intuitivo, o tempo que o funcionário demandará em tentativas frustradas, pode atrasar a rotina, produtividade e processos de trabalho.

Custo-benefício

Mapear uma estratégia sobre análise de custo-benefício. Pesquise antes os modelos de smartphones, tablets, notebooks e até mesmo aplicativos e sistemas facilitadores das demandas da empresa. Como no mercado há uma grande variedade, avalie qual a melhor marca, o investimento, vantagens e desvantagens.

Conclusão

Sabendo usar bem e com cautela, a mobilidade empresarial só proporciona benefícios! Em amplitude geral aos gestores, funcionários e clientes envolvidos em todo o funcionamento daquela empresa. O investimento em novos aparelhos e sistemas geralmente é coberto em curto prazo. O retorno sobre o investimento vem com a conquista de novos clientesaumento da produtividade e desempenho gerados com essa nova atribuição.

Lembre-se sempre de analisar o que sua concorrência utiliza. Às vezes o uso de um aplicativo que otimiza todo o funcionamento da empresa influencia na decisão final no fechamento de um novo contrato.

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