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7 passos para fazer um relatório de visita a clientes objetivo para sua empresa

7 passos para fazer um relatório de visita a clientes objetivo para sua empresa

O relatório de visita a clientes é usado ​​pelos líderes de negócios para determinar se as operações externas estão atendendo aos requisitos do negócio.

Os relatórios também são usados ​​por empresas que prestam serviços a um negócio – uma escola, bancos, instituições de crédito, etc – ou pessoas físicas.

Escrever um relatório de visita a clientes corretamente começa com a definição dos dados que devem estar contidos nos relatórios. Dependendo do tipo de negócio, os relatórios de visita são às vezes chamados de relatórios de viagem.

Os dados que você coletou e trouxe de volta são muito importantes para a continuidade dos serviços – se necessário – e para analisar a qualidade do atendimento prestado e as observações do cliente em relação a ele.

A seguir, vamos detalhar entender o que é e como fazer um relatório de visita a clientes objetivo e completo para manter os serviços da sua empresa em alto nível.

O que é um relatório de visita a clientes?

Um relatório de visita é um relatório narrativo que detalha a visita para a prestação de um serviço a uma pessoa física ou empresa.

A visita pode ser feita por um gerente diretamente ou pelos funcionários responsáveis pela realização do serviço em si. O relatório da visita serve como uma documentação do status do cliente: qual o problema ou o que ele precisa, como foi resolvido ou se a solução será agendada, os recursos necessários, etc.

É muito importante reunir o máximo de dados, pois isso pode ser usado em preparações futuras e na análise da qualidade do serviço prestado pela empresa.

Leia também: O que é e qual a importância da ordem de serviço empresarial.

Como fazer um relatório de visita

Um relatório de visita pode não ser um relatório diário, mas é um relatório formal. Você quer reunir o máximo de informações sobre o lugar/cliente que visitou e por isso é muito importante escrever um relatório de visita eficaz.

Veja como elaborar um relatório de visita a cliente na sua empresa:

  • Inicie o seu relatório técnico, fornecendo os detalhes da visita. O nome do cliente, seu endereço, a pessoa de contato e a hora que você fez visita, bem como o horário de sua partida;
  • Faça uma introdução sobre sua visita, destacando o objetivo do trabalho. Inclua o nome de quem te atendeu e acompanhou toda a visita;
  • Explique as coisas que você aprendeu na visita e reúna todos os dados úteis e importantes;
  • Revise e confirme no local todos os dados que você coletou.

O propósito do relatório de visita a clientes

Diferente do relatório de negócios, o relatório de visitas a clientes captura qualquer problema, seja ele bom ou ruim, encontrado em um trabalho específico.

Outros propósitos do relatório são:

  • Ele fornece as informações completas necessárias para realizar qualquer melhoria;
  • Ele fornece uma compreensão completa do processo em andamento;
  • Ele determina a possível avaliação de risco a ser feita;
  • Ele lhe dará um plano de ação para resolver os problemas.

Os passos para um relatório de visita a cliente eficaz

1. Defina um formato para o relatório

Os relatórios de visita a clientes são documentos comerciais. Dependendo da organização ou do setor, o relatório pode seguir um formato de memorando ou de um modelo de negócios.

Geralmente, escolha o formato de memorando, se o relatório de visita estiver indo para um grupo de membros de liderança internos. Escolha um modelo de relatório de negócios mais formal, se o relatório de visita for fornecido a fontes externas.

Use uma formatação de negócios padrão que inclua fontes de tipo profissional, como Times New Roman ou Arial. Mantenha as margens de 1 polegada.

2. Objetivos da visita

Explique o motivo da visita. Os objetivos incluem a frequência da visita, juntamente com as principais métricas ou áreas de revisão.

Por exemplo, a visita pode ser a primeira de uma série de quatro realizadas ao longo de um ano para revisar a implementação de novas políticas ou métricas de produção.

Indique claramente o que você pretende na visita, incluindo visitas anteriores, recomendações ou planos de ação.

3. Identifique os envolvidos na visita

Anote o nome dos principais indivíduos envolvidos durante a visita. As visitas podem incluir reuniões com o pessoal-chave da liderança no local, como gerentes ou diretores de operações. Também é prática comum reuniões com pessoal de Produção que estão mais familiarizados com os processos operacionais.

4. Anote os feedbacks-chave

Discuta o feedback-chave fornecido pela liderança e pela equipe de campo. Não é essencial citar os entrevistados, mas sim buscar insights importantes e áreas comuns de preocupação. Inclua pesquisas padronizadas que podem ser usadas ou uma série específica de perguntas para serem feitas durante a visita.

5. Lista de observações

As observações são baseadas no que é pessoalmente visto e não transmitido com base em entrevistas.

Por exemplo, os visitantes podem observar visualmente que a operação parece ter muitos trabalhadores que não estão sendo mantidos ocupados. Qualquer coisa, desde a limpeza até a organização geral, está sujeita a observações. Inclua essas informações no relatório da visita.

6. Resuma conclusões

Determine se a organização ou o atendimento ao cliente está atingindo os objetivos com base no feedback e observações fornecidos. Use detalhes e informações quantificáveis, sempre que possível, para apoiar as conclusões.

Por exemplo, se o objetivo de uma visita a uma nova fábrica foi determinar se ela tinha 60% de maquinário funcionando no primeiro trimestre, forneça os números reais de maquinários funcionando no período, nº de reparos executados e departamentos onde existem deficiências.

7. Forneça planos de ação futuros

Declare quando as visitas futuras serão agendadas, se houver, e se estas são pré-determinadas ou um resultado da visita recente.

Por exemplo, esta pode ter sido a terceira visita anual em um cronograma trimestral. Se determinados planos de ação forem definidos, informe-os em detalhes. Isso fornece uma métrica de sucesso para a próxima visita.

Como em qualquer relatório, o relatório de visita a clientes deve seguir as diretrizes que resultarão em um relatório de visita eficaz e bem estruturado. Como os relatórios são um dos documentos mais importantes em qualquer empresa, isso deve ser feito de acordo com o padrão da mesma.

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