Planejamento operacional por divisão de setores

Agora que você já sabe fazer o planejamento semanal das tarefas, chegou a vez das operações. Se planejar faz parte da execução das demandas que têm o foco de serem bem sucedidas. E ainda, não deixar com que nada fique para trás. Outro ponto também é distribuir as atividades de forma justa. Assim, todos os envolvidos não ficarão sobrecarregados. Consequentemente, as atividades serão divididas igualmente. Neste conteúdo, você aprenderá como produzir um planejamento operacional, de acordo com as suas equipes.

Vamos começar te questionando logo de cara. Você sabe o que é planejamento operacional?

Tá, é um plano de operações. Mas podemos ir além, certo?

A empresa tem metas anuais. E o que deve ser feito, dentro da operação, para que sejam mais que batidas, portanto, superadas?

Adivinhem… ele mesmo, o tema deste blogpost!

Ainda:

Define os processos internos;
Engloba os recursos da empresas. E não importa a origem deles. Podem ser desde finanças, passando pelo administrativo, até a produção.
Detecta erros;
Quantifica o número ideal de funcionários para cada departamento;
E reforçando, tem a duração de 12 meses.

E como fatiar o que precisa ser feito para ter sucesso? Seguir um bom planejamento semanal. Não sabe como?

A Field te mostra aqui: Planejamento semanal de tarefas da equipe.

Quem faz o planejamento operacional?

Cada setor/departamento/ núcleo (não importa a denominação na sua empresa) tem um líder, ok? É o que esperamos que tenha.

Cada responsável pelas equipes irão se unir e desenhar as metas, método de trabalho, integração e comunicação.

Em primeiro lugar, todos precisam ter voz. Em segundo lugar, todos os departamentos são importantes. Então, todas as sugestões devem ser estudadas. E por que não, até passar por testes?

Só fique atento para não perder a linha e causar prejuízos ou até regredir o desempenho da galera, hein. Implemente novas experiências, mas calcule os riscos.

Sobre a validade, o ideal é que seja preparado entre o último quadrimestre, trimestre do ano anterior. Dessa forma, começará o ano novo com tudo já no gatilho para ser referência e eliminar concorrentes.

Como implementar na minha equipe?

Estude e reúna seu time

Comece reunindo o seu time e analisando quais são as qualidades de cada um.

Os integrantes precisam se dar conta do quanto a função e cargo de cada um tem impacto em toda a empresa. Ao contrário, ele não estaria ali, não é mesmo?

Como líder, saiba o que cada um tem de melhor. E observe e até questione onde há dificuldade. Esteja presente não só fisicamente. Mas exerça a liderança com abertura necessária para que te recorram sempre que necessário.

Explique o objetivo do planejamento operacional. Discuta as metas. Peça opiniões. Desenhe algo feito por todos e para todos.

O planejamento operacional agrega diversos valores. Além disso, melhora a distribuição das demandas. Foto: Pixabay

Faça integração entre departamentos e equipes

Se as funções dos departamentos se complementam é óbvio que o time todo precisa estar entrosado.

Uma atividade que pode auxiliar na integração, é reunir todos e compartilhar o papel de cada um. O que faz? Quanto tempo demanda para executar qual atividade? Qual o nível de concentração necessário? E mais ainda, o que ele depende de cada departamento para desenvolver o que está proposto naquele planejamento operacional.

Lendo assim, parece difícil. Mas propor uma reunião agradável, com dia a horário agendado previamente, com um café ou almoço bem gostoso, só trará resultados positivos.

É preciso mais que buscar um desempenho de operação acima da média. Ou seja, esteja atento a tudo o que acontece e também se há falha em um departamento que respinga em outro, é parte da rotina do gestor.

E para impedir esse problema, precisa saber lidar com a questão de um fator imprescindível. Suspeita qual seja? A deixa é uma só: comunicação.

Por que facilitar a comunicação?

Se a operação passa por diversos setores, como saber em qual parte do processo cada um está? O que falta para iniciar ou encerrar o que está proposto no planejamento?

Bom, hoje fica bem mais fácil do que algumas décadas atrás. E não estamos falando do whatsapp não. Esse app de conversas é pessoal, não esqueça disso.

E ainda, se a pessoa tem um uso muito frenético e recebe muitas mensagens, aquelas importantes podem passar batido.

Então, por que não centralizar as ações em ferramentas profissionais? Assim, o uso será exclusivo para as atividades corporativas.

Precisa de algumas alternativas e indicações? Tá na mão…

1) Basecamp – ferramenta de gerenciamento de projetos, com foco em melhorar a organização e alinhar processos. Cada projeto pode ter ações próprias, mas também ligadas a outro.

Inclusive, é possível repassar demandas pelo sistema entre departamentos, com imagens, orientações para melhor acompanhamento e efetividade para quem faz a gestão.

Ainda, é possível metrificar e calcular quantas horas foram gastas para cada tarefa indicada. Tem bom uso em trabalho presencial, assim como remoto.

2) Slack – Lembra do whatsapp que citamos lá em cima? Então, o Slack é uma alternativa. É gratuito. Pode ter um para todos os envolvidos na operação. Um por departamento. E um com todos os líderes de cada equipe. Esse último com o objetivo de facilitar o agendamento de reuniões, correções de erros, enaltecer e compartilhar o que está dando certo… Enfim, motivos não faltam.

O que não pode acontecer com o planejamento operacional

Ser ignorado, fingindo que é uma atividade que não cabe na sua estratégia;
Produzindo um plano e não executando-o na prática;
Privilegiar colaboradores e setores, sem uma distribuição justa de atividades e demandas;
Não promover e oferecer condições para que as metas sejam cumpridas. Pode ser desde materiais, equipamentos, treinamento, até ambientes adequados;
Passar as demandas de qualquer jeito, de uma forma que os envolvidos não consigam interpretá-las de maneira correta.

Em conclusão, esse check-list aí pode ser efetivado no momento durante o esboço do planejamento.

E para saber mais sobre o tema, acesse:

E ao fim de tudo, não esqueça dos relatórios. Por no papel (ou na tela) tudo o que foi conquistado para ser compartilhado com os demais departamentos e gestão geral é algo que não pode passar.

É a partir desses resultados que no próximo ano, a empresa poderá crescer e se superar ainda mais!

A Field encerra esse tema por aqui, te desejando uma ótima jornada.

E ainda, se quiser, continue navegando pelo nosso blog. Para conhecer a gente melhor, entre no nosso site: www.fieldcontrol.com.br. Quem sabe seu negócio não dá match com o nosso?