Mostrar com imagens o estado de determinados equipamentos é essencial para que alguns serviços sejam realizados da forma mais produtiva possível. O relatório fotográfico tem diversas funções. Uma delas é o acompanhamento do desempenho de máquinas e até a comprovação da troca.
Não importa em qual setor atue, você provavelmente já fez ou pediu que alguém fizesse um relatório. Geralmente é sobre a execução de alguma atividade.
Ou até mesmo sobre o serviço da empresa. Alguns setores, entretanto, necessitam de um acompanhamento ainda mais rigoroso da conclusão de etapas das ordens de serviço.
O setor de manutenção é um deles. Se você trabalha como gestor ou técnico de alguma empresa de manutenção já deve ter se perguntado como fazer um relatório fotográfico, correto?
Não é um bicho de sete cabeças. Seguindo algumas regrinhas e passos simples você vai conseguir fazer um relatório fotográfico completo. E o principal, que atenda as necessidades da empresa e do cliente.
O que é um Relatório Fotográfico
Se você está iniciando na profissão e ainda não sabe ainda o que é um relatório fotográfico, não se preocupe, aqui você encontra a resposta.
Trata-se de um documento que empresas prestadoras de serviço utilizam para o acompanhamento da execução de um trabalho. O documento é gerado a partir de fotos e anotações realizadas em vistorias. Ou no momento em que o serviço é realizado.
Algumas empresas também o utilizam antes da instalação de algum equipamento. Nada que uma foto de antes e uma foto depois do serviço para se certificar que aconteceu tudo como o previsto.
Se você trabalha, por exemplo, em uma empresa de instalação de ar condicionado, uma foto que não pode faltar em seu relatório é a do equipamento instalado.
Se você está fazendo apenas a manutenção elétrica de algum equipamento ou local, as fotos do relatório podem conter um antes e depois.
Tudo isso, a título de acompanhamento de serviço, apresentando os problemas que foram encontrados e o que foi feito para solucionar essas questões.
Modelo de um relatório certificado em formato digital. Reprodução: Field Control
A vantagem de um acompanhamento por meio de um relatório fotográfico é que ele pode ser utilizado como evidência e histórico dos serviços realizados. Além disso, é uma ferramenta prática para alinhar o andamento de um projeto e serviços. Em todo esse processo gestores, supervisores, equipe de campo e até mesmo o cliente são envolvidos.
Utilidade do relatório
Ao aprender como fazer um relatório fotográfico, você vai perceber que ele pode ser útil por diversas razões. Entre elas:
- Acompanhamento da execução de serviços;
- Acompanhamento do andamento das etapas de uma obra (se você for do ramo da construção civil).
- Comparação do equipamento antes e depois da manutenção;
- Auditoria de serviços realizados por fornecedores terceirizados;
- Histórico das manutenções realizadas em um equipamento.
Como fazer um relatório fotográfico
A resposta para a pergunta depende da tecnologia que sua empresa emprega para o acompanhamento e gestão das equipes externas.
Uma das maneiras mais atuais, e provavelmente, a que vai dominar o mercado em pouco tempo é a atualização do relatório por meio de um programa para ordem de serviço no celular.
A transformação digital chegou nas empresas e nesse caso, permite que por meio da utilização de um aplicativo no celular o técnico atualize o status do projeto, com relatórios fotográficos e outras informações. Em tempo real, o gestor acompanha a evolução das atividades presentes no checklist.
É possível também enviar um relatório para o cliente e colher o feedback. Tudo isso digitalmente, sem papel, sem risco de perder a foto, sem necessidade de impressão.
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O papel da tecnologia
Caso sua empresa ainda não tenha adotado essa tecnologia de ferramentas digitais está na hora de pensar sobre essa possibilidade.
Afinal, muitos são os benefícios de uma gestão com processos online. De qualquer maneira é possível realizar a construção do relatório fotográfico sem essa mobilidade empresarial e tecnologia.
Para isso, é necessário que o técnico leve para campo um formulário de anotações, uma câmera fotográfica ou um celular. Após tirar as fotos e realizar as anotações em campo, o responsável vai para o escritório e cria um documento.
Porém, mesmo sendo digital, ainda é no Word ou uma planilha Excel. Nesse documento são anexadas as fotos e adicionados os textos anotados como legenda.
Também é importante que o documento contenha a identificação do cliente. Mas não só isso: objetivo do relatório e a data que foi realizado. Opcionalmente, é possível adicionar uma observação geral e uma identificação do serviço, equipamento ou obra.
Novamente, os aplicativos de ordem de serviço e relatórios são opções que otimizam o tempo do técnico e do gestor e organizam as informações de forma mais profissional.
Poupa boa parte do tempo, investimento e espaço, além de aumentar a produtividade na empresa. Além disso, esses programas também agregam informações adicionais no relatório, como localização GPS e assinatura digital, entre outros.
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