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Modelo de ordem de serviço: 13 tópicos que não podem faltar

Modelo de ordem de serviço: 13 tópicos que não podem faltar

Quando falamos de estabelecer processos dentro de uma empresa, muitas pessoas já imaginam pilhas de papéis e uma burocracia enorme que só atrapalha o serviço. Não é sobre esse tipo de processo que esse artigo se trata. Empresas de todos os portes precisam de processos para garantir produtividade, qualidade e segurança. Para isso o primeiro passo é encontrar um modelo de ordem de serviço que se adeque a sua realidade, à de seu colaborador e claro, a de seu cliente!

Você pode estar acostumado a repassar as instruções de serviços para a sua equipe verbalmente ou no máximo por e-mail ou uma rápida reunião na parte da manhã. Independente de qual seja o modelo que você aplica atualmente, se não for por meio de um documento de ordem de serviço, você precisa rever sua dinâmica.

Antes de mais nada, está previsto em lei a necessidade do uso do ordem de serviços. Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas: II – instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais. Então não deixe de se adequar a lei e adote imediatamente um sistema de ordem de serviços.

Além da obrigatoriedade prevista em lei, as ordens de serviço são instrumentos aliados das empresas. Por meio delas as instruções de cada atividade a ser realizada por cada membro da equipe fica claramente apresentada, sem riscos de algum ponto ficar sem a atenção necessária.

Principalmente quando se trata de uma empresa que realiza a gestão de equipe externa, a importância da ordem de serviço é ainda mais evidenciada. Quando bem desenvolvida, o colaborador da empresa, ao atender um cliente, terá acesso a seu histórico, às suas solicitações, necessidades e contato.

Dessa forma, a necessidade de um modelo de ordem de serviço trata-se muito mais do que de burocracia. Ela está relacionada à organização da empresa, bem como a sua produtividade e relacionamento com o cliente.

Leia também: 5 dicas de como aumentar a produtividade da empresa

13 tópicos que não podem faltar em seu modelo de ordem de serviço

A ordem de serviço pode ser emitida em dois momentos e com dois objetivos diferentes.

A primeira, quando um funcionário entra em uma empresa. Ele pode receber um documento com as políticas da empresa, que apresenta suas regras de segurança, atividades que o funcionário irá desenvolver, quais treinamentos ele deve receber e participar, procedimentos em caso de acidentes e termo de responsabilidade.

A outra aplicação da ordem de serviço é na execução de uma tarefa específica. Por exemplo, se você é gerente de uma empresa de manutenção de elevadores, pode receber chamados de clientes e ter que enviar uma equipe externa ao local. Nesse momento você emite uma ordem de serviço com dados sobre a demanda solicitada, histórico do cliente, dados de contato e outras informações.

Uma aplicação não exclui a outra. Então, vamos lá! Abaixo, você confere os 13 tópicos que devem estar presentes em seu modelo de ordem de serviço.

1.Função

Descreva a função para a qual a ordem de serviço está sendo emitida. Se for uma ordem de serviço para apresentar a empresa e a função para o funcionário, o gestor deve descrever todas as funções que ele vai exercer dentro da organização.

Quando for uma ordem de serviço para uma tarefa específica, como a manutenção de um elevador, é preciso descrever com detalhes todas as vistorias que devem ser feitas.

Aqui aconselhamos a construção de um checklist para cada serviço que pode ser prestado, dessa forma, o técnico externo não esquecerá de avaliar cada tópico dentro do serviço de manutenção.

2. Dados do funcionário

A assinatura do funcionário não basta. É preciso que a ordem de serviço apresente o nome completo do funcionário e algum outro dado que considere importante.

3. Versão atualizada

Serve para acompanhar qual a versão atual da Ordem de Serviço, em muitos casos existem atualizações nas OS, por isso é importante acompanhar qual a versão atual por meio de uma numeração que faça sentido para a empresa e funcionários.

4. Atividades desenvolvidas

Apenas a descrição das funções pode não compreender todas as atividades específicas que um colaborador pode executar dentro de uma empresa. Por exemplo, ele pode ter como função ser técnico eletricista, mas apenas essa apresentação não descreve as atividades que ele exerce. É aqui que você deve descrever essas questões.

5. Risco da operação

É importante que o colaborador esteja ciente de todos os riscos de sua função e atividades, por isso um espaço específico para essa questão deve estar no modelo de ordem de serviço.

6.EPIs – Uso obrigatório

Os EPIs são equipamentos de proteção individual. Cada função e atividade exigem equipamentos próprios e nesse campo eles devem ser descritos.

7. Medidas preventivas

Esse espaço é reservado para a descrição de normas de segurança do trabalho adotadas pela empresa e que devem ser seguidas pelo colaborador. Neste campo podemos até colocar normas administrativas da empresa. Exemplo: bater ponto no horário.

8. Treinamentos necessários

Cada função necessita de treinamentos especiais que vão variar de acordo com as atividades exercidas e vão ser diferentes de empresa para empresa.

Leia mais: Tendências para treinamento e desenvolvimento de funcionários

9. Procedimento em caso de acidente de trabalho

Descrição de todos os procedimentos que devem ser adotados em caso de acidades no trabalho. Varia de empresa para empresa.

10. Termo de responsabilidade

É o espaço do modelo de ordem de serviços reservado para que o colaborador confirme que está ciente das normas da empresa. Deve ter embasamento legal.

11. Assinaturas

Do empregado e de quem está aplicando a OS, pode ser um Técnico de Segurança do Trabalho, ou o pessoal dos Recursos Humanos.

12. Data

Serve para documentar quando foi emitida a Ordem de Serviço.

13. Dados e histórico do cliente

Quando a OS é emitida para designar um colaborador para prestar serviço específico fora da empresa, como por exemplo no conserto do ar condicionado de um cliente, é importante que o técnico tenha informações sobre o cliente e até mesmo seu histórico.

Essas informações são importantes para que o colaborador amplie sua produtividade, uma vez que já vai conhecer os problemas passados que ocorreram com o produto e o que já foi feito para consertá-lo, bem como para melhorar o atendimento ao cliente.

O modelo de ordem de serviço pode ser ainda mais eficiente se a empresa utilizar a tecnologia a seu favor e iniciar um trabalho de  ordem de serviço online.

Essa solução reduz a quantidade de informações inseridas incorretamente, pois não exigem a interpretação de escrita ruim, são armazenadas em um ambiente digital, o que dificulta a perda de informações e podem ser facilmente enviadas aos clientes personalizando assim seu atendimento, entregando suporte em todos os lugares.

As ordens de serviço online ainda permitem que o técnico anexe fotos de suas visitas a cliente e colha suas assinaturas digitais. É possível também que o gestor acompanhe a localização da equipe externa, o que facilita o deslocamento produtivo de um membro do time para atender emergências.

Como apresentamos, a ordem de serviço é uma ferramenta de gerenciamento de projetos fundamental para qualquer empresa. A busca por soluções que facilitem o controle de atividades é fundamental para uma empresa. O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. Com ele o técnico:

  • Recebe as atividades no celular;
  • Preenche checklists;
  • Anexa fotos
  • Colhe a assinatura do cliente, dentre outros.

Toda ordem de serviço fica 100% digitalizada. Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus funcionários.

 

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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