O que a ordem de serviço representa para sua empresa? Mais que documento, é o ponto-chave da organização dos processos e visitas. Ainda, com ela é possível analisar e mensurar os serviços prestados mais solicitados, quantas visitas determinado técnico fez em um período, enfim. Por isso, ter o check list de uma ordem de serviço muito bem estruturado só garante benefícios. E para te ajudar a ter um efeito de alto nível de produtividade, que tal checar se todos os itens do nosso bloco de ordem de serviço batem com a sua? Topa o desafio?
Claro que cada setor precisa de itens específicos, de acordo com cada serviço ofertado. Mas alguns são gerais e precisam conter informações relevantes não só para o gestor, mas para o técnico e também ao cliente. Uma coisa que podemos te orientar desde já é a letra. Se a sua OS ainda é de papel, o responsável pelo preenchimento deve ter cuidado para que todos entendam o que está escrito. Vamos deixar aquela letra que ninguém entende para os médicos.
Já pegou sua ordem de serviço? Agora, vamos lá para checar se bate com a nossa proposta.
Tópicos do bloco de ordem de serviço
- Número. Esse dado deve ser sequencial. Começando obviamente pelo número 1, caso sua prestadora ainda não tenha a ordem de serviço ou caso você ainda não a tenha numerado. Com esse item, a facilidade para calcular quantas OSs foram abertas no dia/semana/mês, é muito mais fácil. Sem contar que é um importante número de identificação;
- Data. Dia, mês e ano. Esse dado facilita muito na busca do documento, caso precise ser consultado posteriormente. Ainda, pode orientar o cliente sobre a última visita, caso o serviço oferecido seja de manutenção. E se sua equipe dá aquele show de pontualidade, por que não inserir a hora de abertura?;
- Nome e endereço do cliente. Se for pessoa física, nome da pessoa que abriu a chamada e talvez de quem estará no momento da chegada do técnico. Ou seja, quem será responsável por acompanhar o reparo. Se o cliente for PJ (pessoa jurídica), mais que o nome da pessoa que abriu o chamado, o nome da empresa precisa constar. Com isso, a prestadora terá o controle de quantos chamadas aquele determinado cliente fez. Isso facilita o controle, principalmente, se por contrato, houver um número específico de chamada por período. E se você ainda não faz contrato de prestação de serviço, te pedimos com urgência e para seu bem, que acesse esse texto: Como fazer um contrato de prestação de serviços?.
- Nome do técnico. A identificação do responsável pelo serviço é outro dado que não pode faltar.
Bom, esses são os mais básicos, e aí deu match em todas nossas sugestões até agora?
Informações de reparo/instalações
Agora a brincadeira começa para valer! Depois dos dados listados acima que são obrigatórios, o check list de uma ordem de serviço deve conter:
- Serviço que foi executado. No espaço reservado para esse item, tudo preciso ser descrito da forma mais legítima possível. Houve troca de peça? Limpeza de filtro? Manutenção? Qual é o estado do equipamento?;
- Fotos. Sim! O relatório fotográfico é importante. É uma maneira real oficial de inserir o estado do equipamento. E também é possível fazer um antes e depois. E para você não dizer que estamos jogando mais uma bomba no seu colo, como o contrato, segue um passo a passo de como fazer um: Como fazer um relatório fotográfico?.
- Avaliação do cliente. Não se espante. Esse é um item que pode sim estar no check list de uma ordem de serviço.
- Assinatura do cliente e do técnico. Por último, mas não menos importante. É a prova de que o serviço foi feito e executado.
Se todos esses itens estão na sua ordem de serviço, te damos parabéns! Você realmente está no caminho para prestar um serviço de excelência e garantir uma produtividade progressiva na sua prestadora. Mas nossa conversa não para por aqui… Continue que te garantimos mais informações importantes para sua equipe.
Tipos de ordem de serviço
Papel
Não vamos te julgar se você sinalizar que sua prestadora ainda utilizar ordem de serviço de papel. Afinal, o propósito da Field é melhorar a qualidade da prestação de serviços do Brasil e queremos que você esteja com a gente nessa missão. É um hábito que está se transformando e foi um dos primeiros formatos de OS. Há algumas desvantagens no uso como gastos com impressão, possibilidade de perdas e ser algo a mais para o técnico levar na visita. Se você está se perguntando sobre as vantagens… não, elas não existem e você precisa conviver com essa realidade.
Digital
Você já pensou em utilizar a ordem de serviço digital? É uma ferramenta disponível há um tempinho aqui no Brasil. Mas existem várias por aí. Nós que estamos na área de field service, que é uma área com muitas características e detalhes específicos, precisamos jogar com o time certo. Na tomada de decisão por uma OS digital, o ideal é escolher uma ferramenta que seja desenvolvida exclusivamente para as prestadoras de serviço. Ao contrário da OS de papel, a digital só tem vantagens, algumas delas são economia, agilidade na busca, acesso por um sistema no computador do gestor e o preenchimento é feito por um aplicativo no celular do técnico. E de quebra, sua prestadora pode se gabar de ter o status de sustentabilidade.
Bom, se você chegou até aqui é porque tem muito interesse no tema de ordem de serviço. E por ser um leitor ou leitora dedicado/a, te convidamos a testar gratuitamente a ordem de serviço de digital. E o teste é gratuito mesmo. Não é pegadinha. Tanto que nem pedimos o número do seu cartão no momento do cadastro. Logo aqui abaixo do texto tem um botão TESTE GRÁTIS. É só clicar lá e iniciar sua experiência com o Field Control.
Mas se quiser continuar a nossa conversa, é chamar a gente no chat do nosso site: www.fieldcontrol.com.br. Estamos abertos para falar tudo sobre a prestação de serviços no Brasil: localização da equipe em tempo real, atendimento ao cliente e outros tópicos que afetam diretamente sua produtividade. É vir que a casa é nossa! Vem voar com a Field.
