Será que se classificarmos o retrabalho como um prejuízo, seria um exagero? Junto a essa palavra existem vários aspectos. Infelizmente, a maioria é negativo. É possível evitar que o trabalho seja refeito. Ainda mais quando se trata do universo da prestação de serviços.
Então, se as suas visitas estão em um fluxo grande de retrabalho, a Field vai te orientar em como reverter esse quadro. Acima de tudo, o porquê evitar essa situação.
Como o nosso objetivo é focar sempre em conhecimento, não tem como começar esse texto sem a definição do nosso tema.
Em primeiro lugar, retrabalho é quando uma tarefa, ação ou atividade precisa ser feita novamente. E não que é algo que demanda repetição. Mas porque houve erro na execução.
Sabe quando o técnico precisa voltar ao cliente, pois algo não voltou a funcionar ou a instalação não foi feita da forma devida? Pois bem, se isso acontece, você precisa eliminar agora mesmo da sua rotina.
No entanto, não vamos te instigar, sem dar a solução. A Field sempre foca na solução de problemas das prestadoras. Afinal, entendemos a sua realidade, ainda mais, dos desafios da sua gestão.
Com isso, temos autoridade o suficiente para te dar instruções sobre como melhorar seu dia a dia.
Então, partiu resolver esse problema agora?
Prejuízos do retrabalho no seu fluxo de caixa
Caso você esteja pensando que o retrabalho não causa prejuízos, chegou a hora da dor. Sentimos te dizer. Porém, o dinheiro que vai para o ralo pode sim ser convertido em lucro.
Vamos botar na ponta do lápis, assim fica mais fácil.
Uma ordem de serviço é aberta. Uma chamada corretiva, por exemplo. O ar-condicionado de um supermercado parou de funcionar. O dia está quente. Funcionários não estão se sentindo bem. Os clientes reclamando que não dá para ficar no local.
O gestor aciona o técnico que vai até o local e, aparentemente resolve o problema. O ar volta a funcionar, o ambiente fica refrigerado e vida que segue.
Trinta minutos depois de encerrar a visita, o telefone toca. É o gerente do supermercado. O ar voltou a parar de funcionar. Lá vai o técnico novamente. Dessa vez, ele analisa bem e vê que uma peça precisa ser trocada. Entretanto, ele não está com ela. Toca ele para a sede. Pega a peça e volta para o local. Executa o conserto e pronto. Tudo resolvido.
O problema em questão foi superado. Mas até chegar lá, você sentiu todo o caminho que foi percorrido?
Agora, responde aqui para a gente:
- Quantas vezes o técnico foi até o local? Não importa o meio de transporte, combustível foi gasto;
- Enquanto ele atendia a demanda pela segunda vez, poderia estar atendendo outra visita;
- Será que o cliente ficou satisfeito? O problema foi resolvido, mas não de primeira. Como será que ele se sentiu com todas essas idas e vindas?
- O tempo de atendimento e gerenciamento do gestor também contam. Afinal, tempo é algo muito valioso nos dias de hoje.
Como você está se sentindo com tudo isso?
Bom, conseguimos te dar um cenário de como o retrabalho impacta na sua produtividade?
Para tirar esse gostinho amargo, vamos te dar condições sobre como impedir que isso aconteça. Ou no caso, eliminar de vez esse problema da sua equipe.
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Como evitar o retrabalho das equipes técnicas
Treinamento constante!
Em primeiro lugar, contratando técnicos altamente qualificados. Uma boa equipe técnica tem capacidade de detectar as falhas do equipamento na primeira análise. Por mais que cada profissional tenha habilidades específicas e individuais, manter um alto padrão de talentos é fundamental.
Em segundo lugar, manter o time em atualização constante faz com que estejam preparados para atender as demandas do dia a dia. Não importa seu segmento. Afinal, novos produtos são lançados todos os dias no mercado. Por isso, ter uma equipe afiada e em dia com as novidades só faz com que a prestadora fique muito à frente das concorrentes.
Para montar seu planejamento de atualização, montamos uma estratégia muito simples: Rotina de treinamento para prestador de serviços.
Organização da agenda
Telefone tocando, técnicos pedindo apoio, cliente reclamando de atraso. Deixe tudo isso com uma agenda muito bem organizada. Você pode montá-la a partir da demanda de cada cliente.
Se a cada 15 dias, uma visita de manutenção preventiva está prevista para determinado cliente, deixe agendada. Já inclua o tempo previsto. Faça isso com todos. Nas brechas, deixe espaço para os atendimentos de emergência. Sabendo com antecedência qual será a demanda, o técnico tem condições de se preparar melhor.
E quando falamos de agenda, não é aquela de papel não, viu? Mais que prezar pela sustentabilidade, nós da Field vivemos na nossa era. A era digital. Pra quê papel se você tem recursos inteligentes que fazem isso por você?
A organização desse recurso pode ser complementada aqui: Agenda digital: como aumentar a produtividade?
Monte um check-list que atenda as necessidades das visitas
Tenha um protocolo de processos para serem realizados em todas as visitas. Isso quer dizer que o técnico não pode dar a visita como encerrada, antes de preencher tudo o que consta no check-list.
Você pode ter um relatório para cada atendimento e tipo de manutenção. E não, você não precisa imprimir dezenas de blocos de cada atendimento. Ter esse processo na palma da mão é a melhor e mais barata escolha. Caso o cliente solicite uma nova visita, o gestor pode checar o que realmente foi feito e o que ficou pendente.
Ainda, fotos podem ser inseridas. Caso o técnico esteja com dificuldade, pode pedir um apoio para a gestão na sede da própria prestadora, assim as falhas daquele equipamento poderão ser corrigidas.
Escrito isso, não deixe de ler:
Foque na produtividade
Por fim, todos esses processos citados acima parecem impossíveis. Mas não são e já existem. Sem contar que são integrados e conversam entre si.
Corrigindo esses erros e evitando o retrabalho, sua produtividade estará cada vez mais em alta. Já pensou em aumentar suas visitas em 40%, com a mesma equipe?
Ao adotar um sistema de gestão de equipes externas, outras ferramentas passam a fazer parte. Por exemplo, a ordem de serviço passa a ser digital. A localização dos técnicos em tempo real também. Tudo isso, o gestor acompanha em uma tela no notebook e até pelo celular.
Toda essa integração acontece por meio de um aplicativo instalado no smartphone dos técnicos. Lá, o profissional encontra todos os processos indicados acima. Inclusive, a melhor rota a ser traçada entre uma visita e outra. Além de indicar quando começou e terminou uma chamada.
Tudo o que foi feito é descrito em um relatório. Além disso, o cliente tem a chance de avaliar o serviço ali na hora. O resultado é uma boa métrica para avaliar se o trabalho está no caminho certo.
Por isso, se o retrabalho ainda faz parte da sua cultura, você tem uma oportunidade de acabar com ele agora mesmo!
O que faz com que a sua qualidade e produtividade seja cada vez mais baixa não pode ficar para depois. Precisa ser feito agora mesmo.
Vamos mudar agora?
A Field não só pode como vai te ajudar a corrigir tudo o que te impede de fazer mais visitas. Todas essas funcionalidades estão ao seu alcance. E você pode testar sem nenhum custo agora mesmo. É só clicar: agendar demonstração.
E mais que evitar o retrabalho, a Field contribui com muitos outros aspectos que podem impedir que sua prestadora voe cada vez mais longe.
Todo o período é gratuito. E ainda, todo nosso time de especialistas em gestão está de prontidão para te assessorar durante o período de experiência.
Se quiser saber mais sobre nosso trabalho, acesse nosso site: www.fieldcontrol.com.br.
