Se tem algum ponto na prestação de serviços que a Field reforça é a padronização de processos. Ao longo deste texto, você saberá o porquê, e na melhor das intenções, sairá convencido disso. Como prova, aqui vamos pontuar os seis exemplos de planilhas para prestação de serviços mais usadas por técnicos de campo
E de quebra, você poderá baixar GRÁTIS todos os materiais disponíveis aqui. O objetivo é mais que facilitar a sua vida e, consequentemente, a sua gestão, é focar no impacto direto na sua produtividade.
Já que queremos te convencer disso, vamos começar pela padronização. O nosso exercício terá duas partes: a primeira, você, caro leitor/leitora, como consumidor. Já na segunda, no papel de responsável pela gestão e na última, como seu cliente jurídico/industrial.
Entenda os cenários sobre prestação de serviços focada em empresas de manutenção e instalação
- Cenário como consumidor: algo quebra e demanda manutenção, você abre o chamado na sua prestadora de confiança, recebe o técnico que te entrega uma ordem de serviço. Todas as informações sobre o trabalho executado estão ali. Na visita seguinte, te entregam também a OS, como manda o figurino. Mas é outro formato. Ela está um pouco rasgada e com metade das informações necessárias. As peças trocadas não constam, muito menos o nome do técnico. O que você faria nessa situação?
- Cenário como gestor/gestora: cada técnico tem um modelo que acha mais prático. No caso, o cliente acima ligou para tirar uma dúvida e aquela informação não consta na OS. Ou em outra situação, você vai readequar a agenda de manutenção preventiva, mas não sabe a data das últimas visitas. E a produtividade vai para onde nesse caso? Para o único sentido possível… para baixo.
- Cenário como cliente jurídico/industrial: a pessoa atua em uma indústria com produção em alta escala. Tem contrato com a sua empresa que garante os diversos tipos de manutenção. Os processos e métricas demandam uma sequência à risca. Além disso, todos os dados inseridos nas planilhas para um melhor controle das máquinas, como resultado.
Ter exemplos de planilhas prontas facilita o trabalho de manutenção e instalação
Inclusive, existem aquelas que recebem a manutenção preventiva, a corretiva e até as que passaram pela Análise RAM. Só que cada informação está preenchida de um jeito. Como resultado, o cliente não consegue mensurar todas as demandas feitas. Ainda, qualquer mínima falha impacta no desempenho do produto final, ocasionando prejuízos.
Você já parou para refletir todo o impacto que sua equipe pode causar negativamente quando as visitas executadas contém todos esses erros?
A padronização de processos elimina todas as situações acima e mais:
- Possibilita a análise de fatores essenciais para o aumento da sua produtividade: entre eles, o tempo de reparo, as peças mais utilizadas, apontar possíveis falhas e erros que precisam e podem ser corrigidos antes de impactar diretamente o desempenho do equipamento do cliente;
- A organização caminha de mãos dadas com uma gestão de alta performance.
- Aponta as condições dos equipamentos por meio dos relatórios fotográficos. Com isso, dá condições de melhor análise e orientação sobre o modo correto de uso;
- Orienta melhor o cliente sobre as ações e atividades executadas na visita.
E então, te demos motivos suficientes? Nos próximos tópicos, a Field disponibiliza para download gratuito de seis materiais diferentes, cada um com a devida importância. Você pode baixá-los de acordo com a sua necessidade e adotá-lo para toda a equipe de campo.
5 exemplos de planilhas para prestação de serviço
Ordem de serviço
Alguns a consideram o documento mais importante de toda a prestação de serviço. Por isso, a colocamos em primeiro lugar na nossa lista de exemplos de planilhas. A OS, como é muito conhecida, agrega parte de todas as visitas, independentemente do foco ou tipo de serviço.
A partir dela, o técnico se orienta desde o que fará naquele determinado chamado, até preencher o serviço realmente executado. Acima de tudo, se houve necessidade de algum serviço complementar até indicar prazos de garantia não só do serviço, mas do equipamento, caso a prestadora atue como autorizada de algum fabricante.
Uma ordem de serviço considerada adequada apresenta:
- Informações compreensíveis;
- Dados completos;
- Preenchimento de todos os campos;
- Comunicação fácil e ágil entre gestor, técnico e cliente.
- Se for no modelo digital, então… melhor ainda!
Se a sua ainda não atende todos esses requisitos, confira nosso modelo disponível para download: modelo de ordem de serviço.
Exemplo de planilha focada em ordem de serviço digital
Planilha de controle de ordem de serviço
Agora que você já tem um modelo de ordem de serviço adequado, precisa saber fazer o controle. Afinal, não basta fazer a emissão e não realizar o controle para que o andamento do trabalho seja realizado sem erros.
O principal caminho é uma planilha de controle de ordem de serviço. Uma ferramenta muito simples e prática, na qual apenas de bater o olho, você sabe informações imprescindíveis para a gestão, cliente e equipe de campo.
Você até poderia produzir uma, mas a Field já fez isso para facilitar ainda mais sua vida. Por incrível que pareça, mesmo sendo um processo de acompanhamento básico, faz muito diferença na produtividade.
Controle de equipamento
Do que será que o controle de equipamento é capaz? Bom, são dados relevantes a ponto de ter uma planilha para chamar de sua. Com esse processo, o técnico consegue não só detectar, mas apontar as possíveis falhas dos equipamentos. E as falhas realmente precisam ser reduzidas ao máximo. Afinal, esse é o papel de uma boa prestadora de serviços que atua com manutenção e instalação.
O modelo de planilha de controle de equipamento está pronto e pode ser adquirido grátis clicando AQUI.
E caso esse processo seja aquele que atrapalha as suas noites de sono, você pode compartilhar dicas da Field com sua equipe técnica.
Controle de estoque
Já que organização é uma das prioridades para a alta produtividade, por que seu estoque ficaria fora dela? Partindo do princípio de nunca deixar o cliente na mão, um estoque sempre bem abastecido garante atendimento de chamadas emergenciais. E com isso, muitos pontos positivos no seu atendimento. Em outras palavras, cliente bem atendido resulta em garantia de contrato renovado.
Se você tem dúvidas sobre ter um estoque, te damos uma luz no texto: Estoque de peças: vale a pena?
Mas se quiser começar a organizar o seu desde já, a planilha correspondente está disponível com sem nenhum custo: modelo de planilha de controle de estoque.
PMOC
As empresas de climatização conhecem muito bem essa sigla. O Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC) é uma exigência prevista em lei.
Em conclusão, quando não realizado, a aplicação de multa e penalidades estão sujeitas.
Ao executar a manutenção predial, há diversos requisitos que o técnico deve cumprir.
E visando atender às necessidades da sua empresa, introduzimos a mais recente inovação no Field Control: O gerador de PMOC gratuito. Essa funcionalidade foi oficialmente lançada durante a Febrava 2023!
É fácil e rápido, confira essa nova ferramenta abaixo!
Relatório de visita técnica como um dos exemplos de planilhas
Como o nome diz, o documento não passa de um relatório. Entretanto, deve trazer informações anteriores importantes para a execução das futuras. Histórico do cliente, as atividades realizadas, observações válidas para o funcionamento adequado fazem parte do relatório de visita técnica.
Se esse é um mundo novo para você, o primeiro passo a ser tomado é clicar no link: modelo de relatório de visita técnica.
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