Ferramentas de comunicação corporativa são muito importantes, independente do tamanho de sua empresa ou de sua área de atuação. O pensamento constante em como melhorar a comunicação na empresa é essencial para o planejamento, organização, produtividade e principalmente para alinhar equipes.
Quando bem escolhidas e aplicadas no cotidiano da equipe, as ferramentas de comunicação corporativa possibilitam a execução de tarefas de maneira mais rápida e eficiente.
Uma boa comunicação aumenta o envolvimento, produtividade e sucesso dos funcionários. Para ter um ambiente altamente produtivo, você precisa das ferramentas de comunicação corporativa certas.
Mas atenção! Tome cuidado para usar a ferramenta certa para cada ocasião. Usar a ferramenta de trabalho errada pode desperdiçar tempo e causar frustrações desnecessárias.
Então vamos ao que interessa!
8 [+bônus] ferramentas de comunicação corporativa para aplicar imediatamente
1. Email / Newsletter para comunicação corporativa
O email é uma das ferramentas de comunicação corporativa mais utilizadas em todas as organizações. Um dos motivos para isso é a gratuidade do um canal de distribuição e a facilidade de acesso a todos.
Notícias importantes relacionadas a empresa podem ser compartilhadas instantaneamente e diretamente com seus colaboradores.
Além disso, o email é uma ótima ferramenta para distribuição de newsletter, um recurso periódico para comunicação de informações importantes da organização.
As newsletters são formas perfeitas para divulgar informações pertinentes a toda a equipe inclusive comemorar grandes vitórias e garantir que todos saibam das conquistas da empresa.
Entretanto, é preciso tomar o cuidado para divulgar conteúdos relevantes e notícias importantes sobre a empresa. Evitando perder envolvimento com seus colaboradores.
2. Mural ou jornais informativos
O mural é uma das mais antigas ferramentas de comunicação corporativa e sua facilidade de uso a mantém até os dias atuais. Ótimo lugar para fixar metas, lembretes e comunicados em geral para toda a equipe, assim como os jornais informativos.
É muito importante que os dois estejam ao alcance de todos. Os murais em locais de grande circulação e os jornais que sejam bem distribuídos.
3. Intranet
Intranet é uma rede corporativa privada que pode ser acessada por qualquer usuário autorizado dentro de uma empresa. É usada principalmente por sua rapidez e facilidade de organização da comunicação interna entre setores e colaboradores.
Tem a vantagem sobre o e-mail, por exemplo, por não se misturar com outras informações que não tem relação com a empresa.
4. Fóruns de discussão
Embora os fóruns de discussão possam parecer algo fora de época para alguns, ela ainda está entre as ferramentas de comunicação corporativa preferidas.
Um fórum de discussão pode reunir administradores e colaboradores e permite uma discussão aberta sobre qualquer tópico (geralmente configurado, monitorado e moderado). Também pode ajudar na disseminação do conhecimento e reunindo a força de trabalho.
Os fóruns também são eficazes práticas de gestão do conhecimento para serem usados por qualquer pessoa como referência. Sem contar também na facilidade para o compartilhamento deste conhecimento.
Não se desperdiça tempo respondendo às mesmas perguntas quando o fórum da empresa está integrado à pesquisa. Isso permite que as pessoas descubram informações no fórum sempre que precisem.
5. Guia do Colaborador
Normalmente usado para novos colaboradores aprenderem as diretrizes da empresa. Trata-se de um guia contendo normas e responsabilidades no seu novo ambiente de trabalho.
É muito importante que ele seja escrito de maneira a envolver o colaborador. Mostrando a ele sua importância para empresa, dando o devido valor para que haja empatia e um melhor envolvimento entre todos.
6. Servidores compartilhados
Servidores compartilhados são como os HD (discos rígidos) dos seus computadores, porém, alocados “em nuvem”. Um local de armazenamento em que todos podem acessar ao mesmo tempo, compartilhando arquivos conforme suas necessidades, definindo quem pode ter acesso a esses documentos.
Os exemplos mais famosos são o Google Drive, DropBox e OneDrive.
Além da rapidez no compartilhamento de arquivos, eles também proporcionam segurança.
Pelo fato dos arquivos estarem salvo na nuvem, eles não correm o risco de se perderem por alguma falha de hardware na máquina de algum colaborador.
7. Videoconferência
Em empresas onde nem sempre é fácil estar junto de seus colaboradores, a videoconferência é uma ótima ferramenta de comunicação corporativa.
No ambiente corporativo atual onde a empresa nem sempre precisa do seu colaborador no escritório, esta ferramenta ganha cada vez mais espaço.
A videoconferência auxilia muito bem aquela reunião que seria desmarcada por conta de algum membro que, por algum motivo, não poderia comparecer a empresa naquele momento. Sem contar que, o fato de todos estarem se comunicando por voz em tempo real, reduz muito o risco de mal entendidos na comunicação.
8. Caixa de sugestões
Assim como os murais, as caixas de sugestões ainda tem seu lugar de importância. Não devem ser subestimadas pois são uma poderosa ferramenta para ouvir críticas e sugestões de sua equipe. Principalmente pelo fato de permitir o anonimato.
Além de tudo isso, ainda mostra que sua empresa se preocupa com a opinião e com as ideias dos colaboradores
[BÔNUS] Ferramenta de comunicação corporativa para equipes externas
Se a sua empresa trabalha com equipes de campo manter uma comunicação corporativa eficiente é um fator ainda mais importante.
A impossibilidade de ir até a mesa do colaborador e repassar informações importantes para a execução de uma tarefa, torna ainda mais necessária a implementação de ferramentas de comunicação corporativa.
Dentro desse cenário surgem os aplicativos para gestão de equipe externa. Eles possibilitam o envio de ordens de serviço online, permitem que o gestor acompanhe em tempo real a localização do colaborador, armazena informações importantes sobre o atendimento ao cliente e ainda permite a visualização das atividades desenvolvidas também em tempo real.
É importante que você consiga alinhar cada uma dessas ferramentas de comunicação corporativa à realidade de sua empresa. Para isso é essencial que você tenha um bom software para acompanhar sua equipe. Uma boa gestão necessita de bons processos e ferramentas que não te deixam na mão.
A Field Control é um aplicativo para gestão de equipe externa, que integra ferramentas de comunicação corporativa essenciais a estrutura de gerenciamento de equipes de campo. Possibilitando ao gestor acompanhar as atividades de sua equipe em tempo real, ao mesmo tempo que mantém a individualidade do colaborador. Entre em contato com a nossa equipe, crie sua conta grátis e comece agora melhorar a gestão da sua empresa!
