Uma ficha de manutenção preventiva é uma forma comprovada de aumentar a qualidade e garantir que o trabalho de gestão de manutenção seja realizado por completo, sem que nenhum ponto fique de fora da revisão periódica. Ter uma ficha de manutenção preventiva com inspeções e reparos regulares ajudará a manter os principais sistemas e equipamentos em boas condições, evitando problemas maiores ou reparos caros no futuro.
Quais os benefícios da manutenção preventiva para o seu cliente?
Após implementar um programa de manutenção preventiva como um serviço de sua empresa, como convencer seus clientes de que trata-se de um serviço vantajoso ao seu dia a dia?
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Considere o seguinte estudo de caso da Texas Instruments. A Texas Instruments estabeleceu uma meta de “zero grandes interrupções” em 2008. De uma perspectiva mecânica, o campus de Dallas completou o ano atingindo a meta de zero.
A diferença de custo, ao comparar interrupções de 2007 vs. 2008, ultrapassou US$ 12 milhões. Essa é uma grande economia de custos, apenas evitando erros e interrupções.
A manutenção regular é um exemplo de redução de custos nas empresas e ter uma ficha de manutenção preventiva facilita a manutenção regular, independentemente das limitações que você possa ter em termos de pessoal, tempo e orçamento. A criação de um programa de manutenção preventiva economizará dinheiro ao incluir reparos planejados, e não inesperados e urgentes, em seu orçamento e cronograma, evitando os altos custos de um reparo de emergência.
Porque implementar uma ficha de manutenção preventiva?
Se você está começando a implantar a prestação da manutenção preventiva como um serviço oferecido por sua empresa, é preciso garantir que cada ponto seja inspecionado por sua equipe, garantindo a qualidade da prestação de seu serviço e permitindo um controle por parte dos gestores, do que está sendo realizado pela equipe de campo responsável pela manutenção.
Se você tem uma equipe de campo, uma das maneiras mais eficazes de acompanhar seu serviço é por meio da ordem de serviço online, por isso, caso essa realidade faça parte da sua empresa, sugerimos a leitura do material: Ordem de serviço online e os benefícios para o seu negócio.
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Com o tempo, as coisas começam a se desgastar e a manutenção regular é necessária. Se você está apenas começando a implementar um programa de manutenção preventiva ou refazendo processos antigos, comece criando uma ficha detalhado do que precisa ser verificado.
Agora que você já entendeu a importância de um programa de manutenção e da presença de uma ficha que acompanhe esse processo, separamos algumas dicas para orientar no processo de escrever uma ficha simples e econômico para sua equipe.
4 fases para montar uma ficha de manutenção preventiva?
Fase 1: Avalie seu ambiente
Para criar um ficha de manutenção preventiva eficaz, você precisa entender seu ambiente. Use a estrutura “SWOT” (Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças) para avaliar rapidamente de onde você está começando.
Cenário: Sua empresa é responsável por manter a infraestrutura de telecomunicações. Na sua função de gerente de manutenção, você está procurando maneiras de melhorar a eficácia de sua equipe.
Pontos fortes: Sua equipe é bem treinada e motivada para realizar seu trabalho.
Pontos fracos: A dependência de formulários em papel e formulários desatualizados faz com que você receba respostas de valor questionável.
Oportunidades: no próximo mês, o seu portfólio de manutenção incluirá cinco novas instalações, porque sua empresa conquistou novos negócios. A manutenção da qualidade durante essa expansão será um teste importante de sua liderança.
Ameaças: Alguns de seus clientes finais se queixam de pagar despesas quando não há nada errado. Demonstrar o valor do seu programa de manutenção preventiva é uma solução que você considerou.
Agora que você está equipado com essas informações, você poderá criar uma lista de verificação adaptada ao seu trabalho.
Fase 2: criar uma lista de verificação de rascunho
Continuando com o exemplo de manutenção de telecomunicações acima, aqui estão algumas das idéias que você pode colocar em seu ficha de manutenção preventiva:
- Quais são os ativos de alto valor? Para telecomunicações, você pode optar por se concentrar em infraestrutura e equipamentos expostos aos elementos.
- Quais são os principais indicadores de falha de ativos? Ao analisar relatórios de usuários, você pode descobrir que a conectividade se torna intermitente por várias semanas antes da falha completa. Detectar esse tipo de falha de conectividade é uma boa maneira de ser proativo em relação a problemas.
- O que são “ganhos rápidos” para manutenção preventiva? Peça à sua equipe de campo sugestões para essa área. Se sua equipe está envolvida na criação de uma lista de verificação, é mais provável que ela a use.
- Que verificações importantes são negligenciadas quando os funcionários estão sob pressão? Esta será uma questão importante para você, à medida que sua empresa se expande para cuidar de instalações ou sites adicionais.
As perguntas acima podem e devem ser aplicadas a qualquer setor que necessite de uma ficha de manutenção preventiva e não apenas ao setor de telecomunicações. As perguntas são as mesmas, o que muda ao desenvolver seu guia são as respostas.
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Fase 3: teste a lista de verificação
Neste estágio, sua lista de verificação de manutenção preventiva pode ter meia dúzia de itens e perguntas em vigor. Você já se concentrou em ativos de alto valor, levou em conta os comentários da equipe e analisou os principais indicadores.
Agora é hora de testar sua lista de verificação com as seguintes etapas:
- Leia a lista de verificação ao contrário para verificar os problemas. Essa técnica de revisão ajuda a identificar erros.
- Teste a lista de verificação sozinho. A melhor abordagem é usar a lista de verificação em um ambiente desconhecido, onde você se concentrará em cada etapa.
- Peça a outras pessoas que usem a lista de verificação e forneçam feedback.
- Prepare ajustes para a lista de verificação conforme necessário, com base no feedback recebido.
Fase 4: Introduzir a ficha de verificação
Se a ficha de manutenção preventiva for um novo processo para sua equipe, você precisará orientar sua equipe e treiná-la para usá-lo de maneira eficaz.
Use as dicas a seguir para apresentar sua equipe ao documento. Se a sua equipe estiver localizada no mesmo local, organize uma breve reunião produtiva que motive a equipe para apresentar e explicar o novo processo.
- Comece com o porquê. Explique que a prevenção é uma excelente maneira de minimizar os acidentes e economizar dinheiro, evitando reparos mais caros e é um serviço que agregará valor a sua empresa.
- Resuma como você desenvolveu a lista de verificação. Sua equipe se sentirá mais confiante em usar a lista de verificação assim que souber que já foi testada no campo.
- Responda a perguntas e forneça suporte. Incentive seus funcionários a fazer perguntas agora, para evitar que se confundam no campo.
- Emita a lista de verificação para sua equipe. Usar um sistema de formulário digital para coleta de dados é uma ótima maneira de apresentar a lista de verificação e mantê-la facilmente acessível para sua equipe, melhorando a gestão de equipes externas.
A ficha de manutenção preventiva é uma das formas de desenvolver um trabalho completo para seus clientes. Um documento, além do relatório de visita técnica, que estreita sua relação com as empresas com as quais trabalha e demonstra preocupação com seu desenvolvimento.
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