Gestão de dados: como organizar informações importantes -

Nem só de gestão financeira vive uma empresa! Os dados são parte essencial para o funcionamento pleno de um negócio, independentemente de qual tamanho seja! Se você ainda não faz a gestão de dados da sua empresa, queremos que a partir desta leitura, a compreensão sobre essa disciplina proporcione aumento e otimização dos resultados e melhor assertividade na tomada de decisão.

O que é gestão de dados de uma empresa?

Uma empresa tem a necessidade de administrar diversas áreas para melhor organização e efetividade dos processos. E com os dados não seria diferente. Por que não realizar a gestão das informações imprescindíveis para manter toda a empresa funcionando? Desde os dados mais básicos até os mais confidenciais precisam ser geridos e tudo isso envolve a gestão de dados.

Resumindo: tudo o que envolve informações, a gestão de dados está inclusa, desde como o acesso a elas é feito, a forma de administrá-la, como será feita a coleta e até mesmo a proteção, que iremos descrever mais a frente.

Essa tomada de decisão faz parte da vida de todo gestor. E quanto mais confiança esse profissional tem ao bater martelo para determinada ação que precisa tomar, seja negativa, seja positiva, maior a segurança e menor os prejuízos.

E não só a gestão de dados que tem relevância na empresa. Outros tipos de gestão também merecem atenção:

Os 7 princípios da gestão de dados

Relevância (regra de ouro): Os dados devem seguir uma organização de relevância, sendo atribuidos para cada objetivo e prioridade da empresa;
Qualidade: Todos os dados de uma empresa precisam ser precisos, atualizados e mensurados. Através da classificação e a definição de processos de uso é garantido a qualidade dos dados para tomadas de decisões com base em informações confiáveis;
Gestão de risco: Quando identificado e avaliado os dados de uma empresa, é necessário a implementação de políticas e normas internas que garantem o uso e compartilhamento correto que esteja em conformidade com a legislação;
Eficiência: O acesso aos dados relevantes de uma empresa, precisam estar disponíveis e organizados de maneira clara para serem utilizados e analisados com eficiência.
Colaboração: A comunicação efetiva e o compartilhamento de dados entre as equipes de uma organização devem ser acessível e de fácil identificação para evitar a duplicação de esforços colaborando com a gestão da empresa. Lembre-se todo compartilhamento de dado, precisa seguir a LGPD;
Inovação: Assim como no princípio de qualidade, quando se trata de gestão de dados, adotar ferramentas que provoquem a otimização das demandas diárias da rotina administrativa e dos processos mais complexos é fundamental;
Contextualização: Compreensão do contexto dos dados da empresa, prevê como determidado dado deve ser coletado, armazenado e utilizado para evitar a interpretação incorreta e garantir a segurança de cada informação.

4 dicas para a gestão de dados

Abandone os papéis e tenha organização empresarial

Papéis por todos os lados não é o cenário ideal para uma empresa que deseja alta produtividade. Além de serem custosos, os documentos em papéis trazem outras desvantagens como:

Necessidade de impressora;
Nem todo mundo que preenche os documentos têm a letra legível;
Muitos dados não são 100% concluídos;
Perdas e rasuras são uma realidade;
Arquivos e pastas que tornam o ambiente menos saudável, se acumulam em infinitas estantes que dificultam o trânsito no local, além de serem um labirinto no momento de buscar algum processo.

A solução aqui é uma só: digitalizar todos os documentos da empresa! Afinal, estamos no século 21. E tudo, desde um simples pedido de pizza até ouvir uma música se tornaram processos digitais. E por que sua empresa ainda ficaria fora dessa?

Já que falamos das desvantagens, agora seguem as vantagens dos documentos digitais:

Economia, já que papéis e cartuchos de impressora deixam de ser uma despesa;
Agilidade ao compartilhar o documento, que chega em instantes ao destinatário;
100% de precisão no preenchimento, além da compreensão do que está escrito;
Dados compilados em relatórios preenchidos automaticamente.

Neste texto, te contamos com mais detalhes como a simples troca de papel pelo digital aumenta o resultado de toda a empresa: Programa de ordem de serviço: elimine o gasto com papel.

A gestão de dados otimiza a tomada de decisão e a organização dos processos

Padronize e organize

Padronizar os processos reduz drasticamente os erros e também o retrabalho das tarefas. Se cada um preenche um documento como quer, fica difícil entender quais são as demandas contidas ali. Sem contar que, no momento de mensurar os resultados, algumas informações estarão completas.

Por isso, ter uma padronização obrigatória que todos devem seguir é mais que necessário. Já pensou se cada vez que o mesmo cliente é atende, recebe uma ordem de serviço preenchida de forma diferente, faltando informações, sem dados que foi feito? Quanto mais padronizado, mais qualidade!

Alinhe sua política de dados à Lei Geral de Proteção de Dados

A famosa e tão discutida Lei Geral de Proteção de Dados, muito conhecida pela sigla LGPD, chegou para ficar e definir muitos processos que envolvem dados digitais.

Em primeiro lugar, institui a segurança de todos os usuários da internet! E quando citamos todos, inclui-se todo mundo mesmo, até nós e você que está nos lendo neste momento! Quanto mais alinhado com a LGPD, mais segurança seus clientes terão em aderir seus serviços por saberem que não há chances de vazamento de dados, desde os pessoais, até os sigilosos da empresa.

Automatize os processos

A gente sempre escreve aqui no blog da Field que tempo é a nova moeda do mercado. Se você concorda com isso, por que ainda não automatizou os processos da sua empresa? Quanto mais facilidades sobre gestão de dados a sua empresa aderir, mais ágil ficará a rotina de todas as equipes, proporcionando mais resultados.

Para que burocratizar os processos, se você pode facilitá-los? Isso envolve não apenas o preenchimento e compartilhamento de documentos, mas também da interpretação de quem os recebe, sem contar que a produção de relatórios passa a ser automática.

Já pensou em nunca mais ter que preencher o excel para produzir o relatório? Esse documento passa a ser preenchido automaticamente e com os dados mais precisos possíveis. Basta clicar naquela informação que você precisa, que em instantes, ela estará disponível na tela.

É isso que o Field Control faz todos os dias para mais de 2000 empresas de manutenção e instalação espalhadas pelo Brasil! Reduz os erros, aumenta a qualidade dos serviços prestados e organiza todas informações da empresa em um único lugar.

Agende agora mesmo uma demonstração e entenda como o Field foi feito para você e sua equipe, por meio de um sistema intuitivo e fácil de usar.