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Agendamento de visitas técnicas: Como gerar compromisso com o cliente?

Agendamento de visitas técnicas: Como gerar compromisso com o cliente?

Organização é palavra de ordem nas equipes externas. Se você não concorda com essa frase, garantimos que até o fim do texto, sua opinião será outra. Manter um agendamento de visitas técnicas ativo e muito bem organizado é o que garante que sua prestação de serviço seja rápida e eficiente. E o principal, proporciona pontualidade e atendimento de acordo com a expectativa do cliente.

Ter agilidade para agendar as visitas e também adequar as ordens de serviço de acordo com a localização e habilidades dos técnicos pode melhorar sua produtividade em até 40%. Outro fator muito importante é garantir aquela segurança ao cliente que será atendido na hora indicada. Ninguém gosta de ficar esperando por compromissos muito atrasados e que vão impactar no resto da rotina daquele dia. Nem você, não é mesmo?

Então, por que não promover um agendamento de visitas técnicas efetivo e que dê praticidade no dia a dia? E essa facilidade precisa atingir os técnicos também. Muito mais que reparos e instalações, esses profissionais ainda lidam com diversos desafios como o trânsito. E em grandes cidades, todo mundo sabe que estar no volante durante o expediente é cansativo. E se o gestor puder ajudar com ferramentas que facilitem o descolamento, o cenário muda completamente.

Agora, a gente te mostra os reais benefícios da organização das equipes externas, com foco 100% voltado para o agendamento de visitas técnicas. E não se esqueça da promessa que fizemos nas primeiras linhas do texto, ok?

Agendamento de visitas técnicas

Quando citamos agendamento de visitas, você pensou em um livro, cheio de rabiscos e rasuras com hora, nome do técnico e local? Tudo bem se você teve essa visão, porque esse tipo de agenda ainda existe. Só que de três anos para cá, houve uma mudança significativa no cenário de prestação de serviços no Brasil. O que trouxe claramente a eliminação dessa agenda, já que existe a opção de ser fazer tudo pela internet. E não é pelo excel.

Chegou a ver a imagem que ilustra o texto logo no início? Vamos colocá-la maior aqui embaixo para que você possa vê-la com detalhes. Cada nome representa um técnico e mais que isso, indica as tarefas, ordem de serviço e endereço da visita, de acordo com a agenda.

Essa tela faz parte de um sistema de gestão de equipes externas que está em operação desde 2016 no Brasil. Ele é integrado por um portal web para o gestor, no qual essa tela, que chamamos de linha do tempo, faz parte. Especificamente nessa funcionalidade, o gestor tem uma visão clara de todas as atividades por colaborador e também o tempo de deslocamento entre as atividades. Dessa forma, o planejamento e acompanhamento dos serviços realizados fica muito mais fácil.

E o número de técnicos é o que menos importa aqui. Você pode ter 1 ou 50. A quantidade de profissionais não é limitante para uso do sistema.

Reagendamento de visitas

Se alguma visita precisar ser reagendada por solicitação do cliente ou até mesmo pela gestão, é só incluir como tarefas no sistema. Aliás, qualquer mudança feita na linha do tempo, o técnico responsável recebe a notificação pelo aplicativo que integra o portal web. Ou seja, qualquer mudança na agenda de visitas, não há necessidade de contato com o colaborador, ele a recebe diretamente no celular.

Menor distância de deslocamento para serviços

Sobre o lance do trânsito que os técnicos enfrentam, você pode sim minimizar esse problema. E tem também o combustível. Quanto maior a rota, mais grana vai nos tanques e com os valores altas dos combustíveis, onde der para economizar, melhor.

Uma das soluções para a economia de combustível é a otimização de rotas. Como é conhecimento de todos, as grandes capitais têm trânsito em quase todos os horários. E mesmo as cidades do interior têm fluxo de carros em horários de pico.

Ao incluir uma nova visita na linha do tempo, o sistema automaticamente calcula uma nova rota, com menor tempo. Isso significa maior economia de combustível e menos tempo do técnico ao volante.

Segurança para o cliente quanto ao horário agendado

E aqui vamos tocar na maior ferida da prestação de serviços: a chegada do técnico no horário previsto! O assunto é tão delicado que deixamos por último. Mas temos que falar sobre ele. E o melhor, como resolvê-lo. Já pensou ao encerrar uma abertura de ordem de serviços dizendo: o técnico enviará uma notificação com o trajeto até o local da visita? Não é sonho, é realidade pura e plena.

Como são módulos integrados em um único sistema, ao encerrar uma visita e já partir para a próxima, indicada pelo gestor via portal web, o técnico envia para o cliente a notificação que está a caminho. Como isso acontece? Pelo app, ele envia ao cliente um link com o trajeto. Sabe aqueles que acompanhamos os lanches e pizzas que pedimos quando estamos morrendo de fome? Isso mesmo!

Agora imagina seu cliente utilizando esse mesmo serviço, porém um exclusivo para equipes externas! O nome disso é Field Control! Todas essas informações sobre a importância do agendamento de visitas técnicas chegam até aqui, nessa funcionalidade.

Tá, mas é só isso? Claro que não. Seu cliente terá uma chance mínima de ligar para a prestadora perguntando “Cadê meu técnico? Preciso trabalhar, pegar meu filho na escola, a empresa precisa voltar a funcionar… e ele ainda não chegou!”. Quantas vezes essa frase, que é quase um mantra, é repetida por dia na sua prestadora?

Outro ponto bem importante é o envio da foto e do nome do técnico junto às informações do trajeto. Mais que pontualidade, a segurança do cliente também é garantida.

Voltando ao começo do texto…

E então, organização não é a palavra-chave da prestação de serviços? Se você concorda com a gente, deixe sua opinião nos comentários. E se discorda também, afinal, estamos aqui para ler e discutir todos os argumentos. E mais que isso, dê uma passada no nosso site (www.fieldcontrol.com.br). Lá, a gente pode continuar essa conversa no chat com nosso time que está pronto para esclarecer possíveis dúvidas e te mostrar muito mais sobre gestão.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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