Como toda empresa, independente do setor onde atua, é sempre importante que existam gestores competentes. Entre as atribuições estão motivar e tirar o melhor possível de suas equipes. Quando falamos de gestão de equipe externa não é diferente. O gestor precisa trabalhar de forma clara, ajudando as equipes a otimizarem o seu dia a dia. É um questão que beneficia a todos, melhorando o trabalho e até impactando positivamente no ambiente e no bem-estar dos profissionais. E você, como líder, sabe qual é o papel do gestor em uma equipe externa?
Já falamos por aqui sobre a importância do monitoramento de equipes externas e que está estritamente atrelado ao papel da pessoa que faz a gestão de equipe externa. É ela quem faz esse monitoramento e gere tudo o que acontece com a equipe quando se está na rua. Sempre foi muito complicado fazer a gestão de equipe externa. Enxergar onde estão as equipes, lidar com a cobrança dos clientes e ter boas as informações necessárias para suprir a todos – equipes externas e clientes.
Aquele que faz a gestão de equipe externa tem uma série de incumbências. e que não ficam restritas apenas a questão da qualidade do serviço prestado. Mas que também passa pela proteção e segurança das equipes que estão na rua. E para ter tudo isso e apoiá-las da melhor maneira possível, é importante que se tenham ferramentas para o auxílio dessa função. Já que quanto maior produtividade, melhor qualidade de vida.
Partiu saber o papel do gestor em uma equipe externa?
Bem-vinda, tecnologia!
Por ter um papel importante na gestão de equipe externa, essa pessoa – o gestor – precisa estar cercada de boas ferramentas. Para isso é preciso ter acesso a dados e informações relevantes para tomar as decisões da melhor forma possível. Com esses dados, o nível de acerto é certeiro.
Sua função é tão importante que, de dentro de um escritório, pode mudar significativamente o dia a dia da equipe que está na rua. Hoje, algumas ferramentas trazem informações de qualidade, que devem ser utilizadas para a gestão de equipe externa. É possível, por exemplo, ter a visão de uma “linha do tempo” com todas as atividades do dia, da semana, de um período. Um calendário com tudo que está marcado para as equipes externas nos próximos dias. E é aí que começa o trabalho de gestão de equipe externa.
Tendo essa informação, o gestor pode entender quais equipes foram designadas para cada tipo de serviço. Além de bater com as qualidades de cada uma. Fazendo esse tipo de exercício, o gestor consegue entregar para cada profissional um serviço que tenha mais a ver com seus qualidades e skills, melhorando a experiência do cliente, que vai ter um serviço de qualidade, e até a do profissional, que está mais identificado com aquele tipo de serviço. Este é um papel importante do gestor: conseguir alinhar as qualidades de sua equipe com o tipo de trabalho.
Algumas plataformas permitem, de forma fácil e rápida, a troca de informações entre os gestores e as equipes externas. Assim, é possível ter melhor controle e monitoramento de visitas. Mas só isso: agendamentos, registro de repasses sobre os atendimentos, observações sobre cada cliente.
Até envio de notificações para as equipes externas determinadas para cada tarefa. Existem ferramentas, por exemplo, que contém mapas em tempo real, mostrando onde está cada equipe e quais seus destinos. É uma informação que pode ajudar muito na gestão de equipe externa. Além de garantir ao gestor uma informação qualificada para tomar decisões sobre rotas. Por exemplo, ajudando na diminuição de atrasos e, consequentemente, reclamações de clientes.
Outro trabalho trabalho para quem faz a gestão de equipe externa é ter a certeza de que a visita realmente aconteceu. Outro ponto é conferir o feedback do cliente. E aí, meus amigos, temos novamente a tecnologia ajudando esse profissional. Com a ferramenta ideal, os gestores têm total controle das demandas.
A assinatura do cliente e imagens do antes e depois do serviço realizado são digitalizadas e armazenadas em nuvem. Desta forma tecnológica, há diminuição de papel e facilidade em todo o processo. Para um gestor, quando o processo é mais rápido, fácil e simples, há mais tempo para investir seu tempo em questões que realmente importam, como a gestão de equipe externa.
Busque conhecimento e nunca pare!
Como falamos de tecnologias que vão mudar a vida de quem faz gestão de equipe externa, é preciso pesquisar. No mercado, você encontra ferramentas que realmente mudam a vida desse profissional para ajudá-lo na correria do dia a dia.
A Field Control, por exemplo, oferece uma tecnologia que ajuda na organização e gestão de equipe externa. O sistema proporciona um processo claro e simples de todo o fluxo de trabalho.
Para os gestores, a solução da empresa traz diversas ferramentas. Um dos benefícios é auxiliar na tomada das melhores decisões na hora de fazer a gestão de equipe externa. Entre elas, um “mapa”, que mostra em tempo real a posição geográfica da equipe.
Essa função ajuda também quando o cliente entra em contato indagando sobre a chegada do técnico. Com essa informação, o gestor consegue responder com maior nível de certeza, já que tem clara a localização do prestador.
Essa ferramenta também possibilita validar que o técnico inicie e conclua o serviço somente no local onde está o cliente. Com o registro e histórico de tudo o que foi, o gestor tem acesso a todas as informações automaticamente.
Ao implantar um sistema como a Field Control, a pessoa responsável pela gestão de equipe externa envia as atividades às equipes pelo celular. Tudo isso de forma remota. As ferramentas integradas possibilitam anexar fotos, preencher check-lists, colher assinatura do cliente e muito mais. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada e armazenada em nuvem.
Se há a necessidade de revisitar alguma ordem, basta apenas digitar um dado localizador e o acesso é imediato. É a gestão toda na palma da mão, em um smartphone, ou na tela de um computador.
A Field Control é a solução perfeita para quem faz a gestão de equipe externa. E também para ajudar e melhorar o dia a dia de trabalho das equipes, que estão na rua, na correria diária.
