Já se deparou com a complexidade de gerenciar múltiplas tarefas sem uma ordem de serviço eficiente, resultando em atrasos e descontentamento dos clientes? Uma ordem de serviço simplificada não apenas facilita a execução de tarefas, mas também aprimora o controle financeiro, a organização de dados do cliente e a eficiência geral dos serviços prestados. Este documento essencial, que pode ser adaptado para um sistema online ou um modelo de ordem de serviço no formato Word, é o alicerce para um gerenciamento de trabalho eficaz, permitindo um registro detalhado de cada serviço a ser realizado.

Neste artigo, vamos explicar o que é uma ordem de serviço e sua importância. Você aprenderá como criar uma ordem eficaz, incluindo informações essenciais. Discutiremos os tipos e como escolher o modelo certo para o seu negócio. Destacaremos as vantagens de usar essa ferramenta e como evitar erros comuns. Incluiremos dicas práticas e uma lista de modelos prontos para download e adaptação. Este guia servirá como um checklist valioso para garantir que todas as partes essenciais sejam aplicadas com sucesso

Aposente o papel e melhore seus processo, modelo de ordem de serviço gratis! 

O que é uma ordem de serviço?

Definição e Utilidade

A ordem de serviço (OS) é um documento fundamental que formaliza o trabalho a ser prestado para um cliente, iniciando o processo de organização das atividades necessárias. Este documento é crucial para que as empresas prestadoras de serviços possam planejar e organizar as demandas, assegurando que o fluxo de trabalho permaneça sob controle. A OS detalha especificamente o serviço a ser realizado, incluindo informações sobre o cliente, os recursos necessários como materiais e mão de obra, os custos envolvidos, e a programação do serviço.

Aplicações em Diversos Setores

Independentemente do setor, a OS pode ser aplicada em uma variedade de atividades como instalação de software, manutenção de equipamentos, campanhas publicitárias, consultorias, e até serviços mais rotineiros como limpeza e transporte. Ela serve como um guia para a execução adequada dos serviços, sendo uma ferramenta estratégica e legalmente obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços.

Importância Estratégica e Legal

Além de organizar e guiar a execução dos serviços, a ordem de serviço tem um papel estratégico e legal significativo. Ela é essencial para formalizar os processos entre empresas e seus clientes, garantindo que ambos os lados estejam alinhados com o escopo do trabalho e as expectativas. Seu preenchimento correto e detalhado é crucial para o sucesso das entregas e para o cumprimento das obrigações contratuais.

Otimização de Processos

A utilização de uma OS bem estruturada traz uma otimização significativa para os processos internos das empresas. Ela não apenas facilita a mobilização de equipes e a preparação para a execução do trabalho, mas também serve como uma ferramenta de controle para os trabalhos que necessitam de agendamento prévio. Em contextos industriais, por exemplo, a OS é utilizada para solicitar manutenções de equipamentos identificados como problemáticos durante inspeções de rotina, garantindo assim a segurança e a eficiência operacional.

Qual é a importância da ordem de serviço?

As ordens de serviço são fundamentais para qualquer empresa que deseje manter uma gestão eficiente e organizada. Elas servem como documentos cruciais que formalizam e detalham os serviços a serem prestados, garantindo que todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades e dos prazos estabelecidos. A seguir, vamos explorar os diversos aspectos que destacam a importância da ordem de serviço em diferentes áreas de uma empresa.

Monitoramento e Delegação de Recursos

As ordens de serviço permitem que os departamentos relevantes acompanhem os projetos em andamento e deleguem recursos de maneira adequada. Isso assegura que cada projeto seja tratado com a atenção necessária e que os recursos sejam utilizados de forma eficaz, evitando desperdícios e otimizando o trabalho.

Comunicação Clara com o Cliente

É essencial que os clientes especifiquem claramente o que esperam dos produtos ou serviços contratados. As ordens de serviço facilitam essa comunicação, garantindo que as expectativas de ambas as partes sejam compreendidas e atendidas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e a garantir a satisfação do cliente, fortalecendo a relação comercial.

Organização Interna

Com o aumento do volume de trabalho, torna-se desafiador para as empresas gerenciar todos os processos sem uma estrutura organizada. As ordens de serviço são instrumentos vitais para manter a organização interna, permitindo um gerenciamento eficaz dos projetos e serviços em andamento.

Eficiência Operacional e Redução de Erros

Implementar uma ordem de serviço detalhada e bem estruturada reduz significativamente os erros internos. Ela serve como um guia para a execução dos trabalhos, detalhando cada etapa que precisa ser cumprida e por quem. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também aumenta a qualidade das entregas.

Controle Financeiro e Planejamento Orçamentário

As ordens de serviço fornecem informações valiosas para o planejamento financeiro. Com base nos dados de serviços anteriores e em andamento, as empresas podem prever receitas futuras e ajustar seu fluxo de caixa de maneira mais eficiente. Além disso, o registro detalhado das atividades permite um controle orçamentário mais preciso e pode ser crucial em procedimentos legais.

Conformidade Legal e Segurança

As ordens de serviço também desempenham um papel crucial na conformidade com regulamentos de segurança e leis trabalhistas. Elas garantem que os trabalhadores sejam devidamente instruídos sobre os riscos de suas atividades e as medidas de segurança necessárias, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro e prevenindo acidentes.

Melhoria Contínua e Análise de Desempenho

Documentar as atividades por meio de ordens de serviço permite que as empresas analisem o desempenho ao longo do tempo. Essa análise pode revelar padrões, identificar áreas que necessitam de melhoria e ajudar a desenvolver estratégias para otimizar os processos de manutenção e outros serviços.

Através desses diversos aspectos, fica evidente que a ordem de serviço não é apenas um documento administrativo, mas uma ferramenta estratégica essencial para o sucesso e crescimento sustentável de qualquer empresa.

Quais informações devem constar na ordem de serviço?

A elaboração de uma ordem de serviço requer atenção aos detalhes, pois é essencial que este documento contenha todas as informações necessárias para a execução eficiente e correta dos serviços. A seguir, detalhamos os principais elementos que devem estar presentes em uma ordem de serviço, garantindo clareza e eficácia no processo.

Dados do Cliente

Essenciais para a personalização e a formalização do serviço, os dados do cliente incluem:

• Nome ou razão social;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço completo;
• Números de telefone;
• E-mail para contato.

Tipo de Serviço

Identifique claramente o tipo de serviço que será prestado, como manutenção, instalação, consultoria, entre outros. Isso ajuda a direcionar as ações da equipe responsável e a preparar os recursos necessários.

Descrição Detalhada do Serviço

A descrição deve ser clara e completa, incluindo todas as atividades que serão realizadas. Detalhes como o diagnóstico do problema, os objetivos do serviço e as expectativas do cliente são cruciais para garantir que todos os envolvidos compreendam o escopo do trabalho.

Materiais e Ferramentas Utilizados

Liste todos os materiais e ferramentas que serão necessários para a realização do serviço. Isso inclui peças de reposição, equipamentos específicos e qualquer outro recurso que seja essencial para a execução das tarefas.

Horas Trabalhadas

Registre o horário previsto de início e término do serviço. Isso não apenas ajuda no planejamento e na alocação de recursos, mas também serve como um registro para controle de horas trabalhadas, essencial para a gestão de custos e para o cumprimento dos prazos estabelecidos.

Assinaturas

A ordem de serviço deve ser assinada pelo cliente e pelo responsável pela execução do serviço. As assinaturas formalizam o acordo sobre o trabalho a ser realizado e são importantes para validar o documento em termos legais e administrativos.

Esses elementos garantem que a ordem de serviço seja um documento completo, proporcionando uma base sólida para a execução eficaz dos serviços, além de assegurar a satisfação do cliente e a conformidade com os padrões operacionais e legais.

Confira um exemplo de ordem de serviço criada em Word, disponível para download gratuito:

As ordens de serviço também desempenham um papel crucial na conformidade com regulamentos de segurança e leis trabalhistas. Elas garantem que os trabalhadores sejam devidamente instruídos sobre os riscos de suas atividades e as medidas de segurança necessárias, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro e prevenindo acidentes.

Para que serve a ordem de serviço?

A ordem de serviço é um documento essencial que detalha desde as informações mais básicas até as mais precisas de cada visita, com várias finalidades importantes:

• Oficializa a abertura de chamados;
• Orienta o técnico sobre o cliente, o local da visita e as tarefas a serem realizadas;
• Serve como comprovante de que a visita foi realizada, contendo a assinatura do cliente;
• Detalha todas as ações realizadas e as peças trocadas, facilitando o histórico do equipamento ou serviço;
• Melhora a comunicação entre os departamentos da empresa;
• Facilita a organização da agenda da equipe e de futuras visitas.

Surpreendentemente, muitas empresas ainda não utilizam ordens de serviço. Se sua prestadora é uma delas, você consegue saber quantas visitas são feitas em um mês? Qual técnico atendeu determinada chamada? Quando o cliente pergunta sobre a visita anterior, o técnico consegue responder de imediato?

Esse é um cenário desafiador. Talvez você esteja até perdendo dinheiro sem saber. Embora a ordem de serviço não seja uma métrica direta para o fluxo de caixa, ela ajuda a prever a agenda de manutenções preventivas, corretivas e instalações semanais.

A ordem de serviço permite entender quanto tempo cada técnico gasta em cada demanda, já que o horário é um dado registrado na OS. Isso resulta em um planejamento mais eficaz e focado, ajustando as visitas de acordo com o tempo e o número de técnicos disponíveis.

A emissão da ordem de serviço é fundamental para a organização e execução das tarefas

Como fazer uma ordem de serviço

Acreditamos que chegamos a um dos pontos mais relevantes de toda a nossa explicação. Não importa seu nível de conhecimento ou o porte do seu negócio.

Você encontra muitos modelos de ordem de serviço por aí, mas poucos são adequados para o universo da prestação de serviços. O que você realmente precisa é de uma ordem de serviço que faça sentido para a sua empresa e que aumente sua produtividade.

Como vimos até agora, a ordem de serviço não é apenas um documento que formaliza tudo o que é feito na visita. Ela é uma aliada da produtividade quando bem executada.

Sabemos que tempo é dinheiro. Por isso, vamos te mostrar como fazer sua própria OS. Mas, como a Field Control se importa muito com sua prestadora, criamos um modelo ideal para o seu negócio. Afinal, somos especialistas em prestação de serviços.

Não é à toa que mais de mil empresas já usam esses modelos, com mais de 23 mil técnicos em campo. Não queremos nos gabar, mas isso é muita gente!

Então, se você quiser que seu time se junte ao nosso, é só clicar aqui: modelo de ordem de serviço.

Todos os materiais que você baixar aqui são gratuitos, ok?

Dicas de como fazer uma Ordem de Serviço

Se você quer otimizar a gestão de suas ordens de serviço, temos uma ótima novidade!

Preparamos um vídeo no YouTube com dicas práticas e valiosas sobre como montar uma ordem de serviço eficaz. Neste vídeo, você vai aprender quais informações incluir, como organizar os dados e as melhores práticas para garantir que sua OS atenda perfeitamente às necessidades do seu negócio. Não perca essa oportunidade de aprimorar suas operações! Clique no play e confira nossas dicas.

Um passo a passo mais profundo, você encontra no conteúdo: Bloco de ordem de serviço, venha aprender a fazer o seu.

Tipos de ordem de serviço

Explorar os diferentes tipos de ordem de serviço é essencial para entender como cada um se adapta a situações específicas dentro de uma empresa. Vamos detalhar os principais tipos:

1. Manutenção Preventiva

A manutenção preventiva é crucial para garantir o funcionamento eficiente e seguro dos equipamentos. Este tipo de ordem de serviço é emitido de forma recorrente, seguindo uma periodicidade pré-determinada. As atividades incluem inspeções regulares, lubrificação, limpeza e calibração, que são essenciais para prevenir falhas e prolongar a vida útil dos ativos. A implementação de um programa de manutenção preventiva envolve a colaboração de vários departamentos e o uso de tecnologia para otimizar os processos.

2. Manutenção Corretiva

Diferentemente da preventiva, a manutenção corretiva ocorre quando surgem problemas inesperados que exigem uma ação imediata para corrigir falhas. Este tipo de ordem de serviço é essencial para resolver avarias e mau funcionamento que podem afetar a operação e a segurança. A manutenção corretiva é fundamental para minimizar o tempo de inatividade e garantir que os equipamentos voltem a operar nas condições ideais o mais rápido possível.

3. Instalação

As ordens de serviço de instalação são comuns em empresas que lidam com a instalação de sistemas, como elétricos, hidráulicos, de internet, entre outros. Este documento centraliza as informações necessárias para que os trabalhadores executem o serviço eficientemente, detalhando o tipo de serviço, os prazos e as especificações técnicas. A clareza e a organização desta ordem são vitais para evitar erros durante o processo de instalação.

4. Inspeção de Segurança

A segurança é uma prioridade em qualquer ambiente de trabalho. A ordem de serviço de inspeção de segurança verifica se todos os equipamentos e processos estão em conformidade com as legislações e normas regulamentadoras vigentes. Este tipo de ordem de serviço é fundamental para garantir a segurança dos trabalhadores, prevenindo acidentes e garantindo que medidas como a distribuição e uso adequado de equipamentos de proteção individual (EPIs) sejam observadas.

Cada tipo de ordem de serviço desempenha um papel específico na manutenção da eficiência, segurança e conformidade legal das operações de uma empresa. A escolha adequada do tipo de ordem de serviço e sua correta execução são essenciais para o sucesso e a sustentabilidade dos negócios.

Vantagens de usar uma ordem de serviço

Aumento da produtividade

A implementação de uma ordem de serviço digital proporciona um aumento significativo na produtividade. Com sistemas que permitem o registro de fotografias, vídeos e a emissão de relatórios automatizados, a gestão do fluxo de trabalho se torna mais eficiente. Além disso, a tecnologia empregada nos sistemas de ordem de serviço acelera os processos, permitindo economia de tempo tanto para a equipe técnica quanto para os gestores, o que se traduz em maior produtividade geral para a empresa.

Melhoria na organização

Utilizar uma ordem de serviço, especialmente em formatos digitais como os ERPs, ajuda a estruturar melhor os processos internos. A centralização das informações e a padronização das ordens de serviço em um único sistema garantem que todos os procedimentos sigam um fluxo coerente e organizado. Isso facilita o gerenciamento das atividades e assegura que todas as tarefas sejam executadas conforme o planejado, minimizando erros e duplicidades.

Facilitação na comunicação

A comunicação entre os diferentes setores da empresa é crucial para o sucesso das operações. Com a ordem de serviço operando através de sistemas integrados, as informações são compartilhadas em tempo real, garantindo que todos os envolvidos estejam sempre atualizados. Isso elimina a necessidade de reuniões constantes ou trocas de emails para confirmar dados, pois tudo está acessível de maneira centralizada, melhorando a transparência e a eficácia da comunicação interna.

Controle financeiro

O controle financeiro é outra vantagem significativa das ordens de serviço digitalizadas. A integração com sistemas de gestão permite que todas as despesas relacionadas aos serviços sejam monitoradas de perto. Isso facilita a geração de cobranças e a administração do fluxo de caixa, proporcionando uma visão clara das finanças da empresa. A atualização automática dos dados de estoque, quando produtos são utilizados, também contribui para um controle orçamentário mais preciso e eficiente.

Principais erros na emissão da ordem de serviço

Ao emitir uma ordem de serviço, alguns erros comuns podem comprometer a eficácia e a clareza do documento, resultando em problemas operacionais e financeiros. Abaixo, detalhamos os principais erros a serem evitados:

Falta de instruções

Um erro crítico na emissão de ordens de serviço é a falta de instruções claras sobre como executar o serviço. Isso pode levar a mal-entendidos e à execução inadequada das tarefas. É essencial fornecer instruções detalhadas e específicas para cada serviço, garantindo que não haja dúvidas na execução e que a qualidade do serviço prestado seja mantida.

Dados incompletos

A omissão de informações cruciais, como detalhes do cliente, custos específicos e descrições completas do serviço, pode causar sérios transtornos. Por exemplo, se um desconto foi prometido ao cliente e não é especificado na ordem de serviço, o setor financeiro pode acabar cobrando o valor total, gerando insatisfação e possíveis disputas. Certifique-se de que todos os dados relevantes estejam claramente registrados na ordem de serviço.

Ausência dos riscos envolvidos

Negligenciar a inclusão de informações sobre riscos e medidas de segurança é um erro grave. Isso expõe a empresa a riscos legais, especialmente se ocorrerem acidentes. Incluir detalhes sobre os riscos associados ao serviço e as precauções necessárias ajuda a proteger tanto os funcionários quanto a empresa, além de cumprir com as normas de segurança do trabalho.

Perda ou rasura

Documentos de ordem de serviço mal armazenados ou que sofram rasuras podem dificultar consultas futuras e comprometer a validade legal do documento. É crucial manter um sistema de arquivamento eficiente e garantir que todas as ordens de serviço sejam preenchidas de forma legível e sem rasuras. Além disso, a inclusão de datas e assinaturas é fundamental para validar a ordem de serviço e confirmar o consentimento de todas as partes envolvidas.

Evitando esses erros comuns, você pode melhorar significativamente a eficiência e a confiabilidade do processo de emissão de ordens de serviço, garantindo a satisfação do cliente e a conformidade operacional e legal da sua empresa.

Como evitar erros ao emitir a nota de serviço?

Treinamento da equipe

Para minimizar erros na emissão de ordens de serviço, é crucial investir no treinamento constante da equipe. Os funcionários devem estar bem informados sobre como preencher corretamente os documentos, entender a importância de cada campo e ser capazes de identificar possíveis falhas que possam ocorrer durante o serviço. Além disso, o treinamento ajuda a equipe a compreender a caligrafia uns dos outros, evitando confusões e erros de interpretação que podem ocorrer quando as ordens são preenchidas manualmente.

Revisão dos dados

Antes de finalizar uma ordem de serviço, é essencial realizar uma revisão detalhada dos dados inseridos. Esse processo deve ser feito por uma pessoa capacitada que verifique todas as descrições, dados e valores, assegurando que não haja omissões ou informações incorretas que possam comprometer a execução do serviço e a satisfação do cliente. A revisão cuidadosa também previne problemas legais ou de conformidade que podem surgir de informações erradas ou incompletas.

Uso de ferramentas digitais

A adoção de soluções tecnológicas, como softwares de gestão de ordens de serviço, é uma das maneiras mais eficazes de reduzir erros. Essas ferramentas permitem a automatização do preenchimento de ordens de serviço, garantindo que os dados sejam inseridos corretamente e mantidos de forma segura. Além disso, os sistemas digitais facilitam o acompanhamento em tempo real e a geração de relatórios detalhados instantaneamente, o que contribui para uma maior eficiência operacional e redução do risco de erros manuais.

A ordem de serviço online economiza papel e facilita a comunicação entre gestão, técnicos e clientes

Modelos de ordem de serviço

Para quem busca agilidade e praticidade na gestão de tarefas, oferecemos uma variedade de modelos prontos de ordem de serviço que podem ser baixados gratuitamente. Esses modelos estão disponíveis em diferentes formatos, como Word, Excel e PDF, adequando-se a diversas necessidades operacionais. Confira os detalhes de cada modelo e escolha o que melhor se adapta às suas exigências.

Modelos em Word e Excel

1. Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva
   • Word: Simples e direto, ideal para impressão e preenchimento manual.
   • Excel: Facilita o cálculo automático de custos e a organização de dados.
2. Ordem de Serviço de Manutenção Preventiva
   • Word e Excel: Disponíveis para download, esses modelos ajudam na programação regular de manutenções, garantindo a longevidade e eficiência dos equipamentos.

Modelos Digitais em Aplicativos

• Ordem de Serviço NR 1 Digital: Solicite agora sua demonstração e um teste gratuito do nosso software. Este modelo digital permite o preenchimento diretamente em campo através de um aplicativo, otimizando o tempo e reduzindo o uso de papel.
• Funcionalidades Integradas: Inclui agendamento de serviços, recebimento de chamados, cadastro de QR Code para equipamentos, envio de pesquisas de satisfação e atualizações.
• Personalização: Ajuste sua logo, tipos de campos de resposta, crie seus formulários e utilize recursos como reescrita inteligente.

Modelos Específicos por Setor

• Automotivo, TI, Design Gráfico, Paisagismo, Limpeza, Inspeção: Cada modelo é projetado para atender as particularidades de diferentes setores, com campos customizáveis para detalhar serviços, peças, mão de obra e custos.
• Formulários para Impressão: Ideais para quem precisa de uma solução rápida e eficaz, disponíveis para serem impressos e reutilizados conforme a necessidade.

Benefícios dos Modelos Prontos

Utilizar modelos prontos de ordem de serviço traz uma série de vantagens:

• Agilidade no Preenchimento: Reduz o tempo gasto na criação de documentos.
• Redução de Erros: Modelos pré-formatados minimizam as chances de omissões de informações importantes.
• Padronização: Mantém a consistência na documentação dos serviços prestados.

Estes modelos são ferramentas essenciais para profissionalizar ainda mais a gestão de serviços da sua empresa, garantindo que todas as informações necessárias sejam registradas de maneira eficiente e organizada.

Gerador de OS da Field Control

Além disso, a Field Control é um software que te possibilita gerar ordens de serviço e fazer todo o seu controle de campo de forma clara e rápida. Oferecemos nosso gerador de Ordem de Serviço Gratuito para facilitar ainda mais o seu dia a dia. Para mais informações sobre o nosso software, solicite sua demonstração!

Ordem de serviço digital

Chegamos ao ponto que merece maior atenção de todo o nosso conteúdo. Aqui, queremos mudar seu entendimento sobre um modelo efetivo de ordem de serviço. Com ele, você pode ter um aumento de 40% da sua produtividade!

Esse aumento significativo acontece porque o modelo digital elimina muitos perrengues que o gestor e os técnicos passam quando o assunto é ordem de serviço.

Então, vamos te dar argumentos do porque sua prestadora precisa agora mesmo de um modelo que seja 100% digital. São vários e não apenas um.

Problemas toda empresa tem, mas nada de utilizar essa máxima como desculpa para não ganhar mais. A OS digital permite que a prestadora atenda mais clientes, com a mesma equipe. E logo aqui abaixo, você vai entender como.

A primeira justificativa é a agilidade: o cliente abre o chamado. O gestor já a preenche com os dados e envia para o técnico. Por um app no celular, o profissional preenche ali tudo o que foi feito. Se precisar, tira foto do próprio smartphone e anexa ao documento. O cliente assina ali mesmo, na hora. E ainda recebe uma cópia no e-mail.

Economia: esqueça a impressão de blocos de papel, carbono, canetas que se perdem. O técnico não precisa ir até a sede buscar a OS. Tudo acontece ali, no próprio smartphone. Economizar papel faz da sua prestadora, uma prestadora de serviço sustentável.

E sobre dicas para economizar combustível, nem precisamos escrever, não é?  Quando se trata de empresas, qualquer economia que faça sentido e aumente a produtividade é muito bem-vinda. A verba economizada pode ser direcionada para treinamentos, novos uniformes e investimentos em tecnologia.

Facilidade de comunicação 

Ao receber a OS com todos os dados necessários, o técnico entende exatamente o que fazer. Como o preenchimento não é a mão, é possível saber tudo o que está descrito. O envio pelo aplicativo é mais rápido.

Hoje, a maioria das cidades têm boa conexão de internet. Assim, facilita que todos os dados cheguem ao profissional com tudo o que precisa ser feito, onde, quando e nome do cliente.

As falhas na comunicação causam grandes problemas. Desde atrasos, local certo onde o serviço está agendado e o mais grave não saber o que fazer.

Se esse é o seu problema, confira como melhorar: 6 exemplos reais de falha de comunicação.

Organização 

Sem organização, nada acontece na prestação de serviços, começando pela emissão da OS. Saber a ordem de abertura, quem solicitou primeiro e qual é a demanda tem que ser a prioridade da agenda.

Após o serviço, o que acontece com essa OS em formato digital? É armazenada no sistema que integra o aplicativo utilizado pelo técnico. Não se preocupe que ao longo do texto vamos te explicar melhor como funciona.

O notebook ou computador não fica com a memória sobrecarregada com tantos arquivos porque tudo é armazenado em nuvem. Além de dar esse respiro para o equipamento, a vantagem é que pode ser acessada de qualquer lugar. Em situações de emergência, o acesso é extremamente válido.

No momento de consulta, basta inserir algum dado como data, nome do técnico ou cliente, que em segundos, a OS aparecerá na tela.

Liberação de espaço 

O espaço é o físico mesmo. Nada de estantes com pastas e mais pastas de arquivos de OS que foram abertas há anos atrás.

Esses móveis desaparecem da sede que ganha mais liberdade de locomoção e conforto para o time que atua 100% no local.

Ter um ambiente de trabalho agradável faz parte da motivação e produtividade da equipe, viu?

Não basta todos os processos e ferramentas estarem em dia, se a casa mesmo não está adequada para atender as mínimas necessidades de quem trabalha ali oito horas por dia.

Como funciona a OS digital 

Se você ficou interessado na OS digital, mas com dúvida sobre como funciona, é neste tópico que você encontrará as respostas. E caso ainda fique com alguma pergunta em aberto, te pedimos para ou deixar um comentário (sim, vamos te responder o mais rápido possível).

Ou chamar um especialista aqui no chat no próprio blog. Possivelmente, no canto direito da sua tela, tem um quadro de bate-papo com a foto de uma pessoa super simpática te esperando para conversar sobre como melhorar sua gestão.

Mas vamos lá.

A OS digital funciona da seguinte forma:

Por meio de um sistema de gestão de equipes externas, o gestor acessa uma plataforma que é integrada ao aplicativo que é instalado nos smartphones de todos os técnicos da equipe. A plataforma e o app fazem parte de um único sistema e ambos conversam entre si.

A partir do momento que uma OS é aberta, o gestor a envia via plataforma para o aplicativo do técnico responsável pela demanda.

E essa OS pode ser montada de acordo com a necessidade da sua empresa. E ainda, modificá-la sempre que necessário, como inclusão de mais tópicos executados na visita ou até mudança de foco.

O técnico a preenche direto no celular, assim como o cliente assina também ali mesmo.

Relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho 

Segurança sempre em primeiro lugar. Se a sua categoria de atuação expõe os trabalhadores a algum tipo de risco, o cuidado precisa ser triplicado.

O que seria risco? Profissionais que atuam com manutenção e instalação de equipamentos em áreas externas com alturas consideráveis. Manipulação de agentes químicos que sejam nocivos à saúde. Ferramentas e equipamentos que quando não bem manuseados podem causar graves acidentes e intoxicação.

Esses são apenas alguns exemplos. E mais que proteger a saúde e evitar problemas sérios, a empresa também evita multas. Aquelas que não seguem protocolos de segurança obrigatórios estão sujeitas a penalidades e o impacto financeiro tem o risco de causar grandes transtornos no fluxo de caixa.

Então, tenha sempre na OS orientações sobre o uso dos EPIs (equipamentos de proteção individual) e quando necessário, os EPCs (equipamentos de proteção coletiva).

A entrega dos EPIs precisa ser muito bem organizada. Todos os funcionários devem receber todos os itens e ainda assinar a ficha individual que comprova o fornecimento pela empresa.

No link te instruímos mais a fundo: Como fazer uma ficha de EPI: aprenda o passo a passo

Fazer um check-list é outro processo que você pode implementar na rotina. O que cada técnico utiliza fora da sede, durante as visitas, garante que realmente ele estará protegido, caso qualquer situação inusitada aconteça: Checklist para gestão de segurança do trabalho.

9 facilidades do sistema online para emissão de OS

Sabe aquele sistema de gestão de equipes externas que pontuamos acima? Pois bem, o software faz muito mais que emitir OS. Muito além do que você imagina.

Comunicação

Se a falha começa na comunicação, toda a visita sofrerá ruídos e não acontece como se deve.

Se a proposta do que é feito não acontece literalmente logo na abertura, a chance de desandar é real.

Por isso, a OS digital consegue eliminar todas as brechas que impedem que um serviço de alta qualidade seja feito. Todas as informações são preenchidas de forma adequada. Caso algum campo fique em aberto durante a execução do trabalho, o gestor pode questionar aquele dado.

Assim que enviada, o técnico recebe a notificação no aplicativo que integra o sistema. Ou seja, a ligação e mensagem passam a ser desnecessárias para avisar sobre aquele serviço. Sem contar que tudo fica muito bem documentado.

Elimina de vez a pilha de papel da sua mesa

Não importa o número de visitas feitas em um único dia, a pilha de papel existe e é um problema bem recorrente. Além de mostrar uma situação de desorganização na busca de determinado documento.

Além de trazer um ambiente mais limpo e organizado, o sistema online permite uma visualização real da forma sobre o preenchimento. E em segundos, permite encontrar o que precisa, sem deixar o cliente esperando muito tempo na linha.

OS perdida? Nunca mais!

Já que tudo passa a ser online, nada de perdas, rasuras e informações sem condições de serem interpretadas. O mal estar de avisar ao cliente que os dados daquele serviço não existem mais deixa de existir.

Ainda, dependendo do setor de atuação, os papéis sempre acabam sujos. E entregar com manchas não é nada legal para o cliente assinar ou até mesmo guardar o documento em um estado deplorável.

Não é frescura, muito menos estética. É oferecer um trabalho de qualidade que o cliente merece por ter depositado confiança na sua empresa e no seu time de técnicos.

Entendimento 100% do que a OS propõe

Dependendo da prestadora, várias pessoas preenchem a OS. Cada uma tem um tipo de letra diferente. E o técnico precisa dar uma de Sherlock Holmes para entender o mistério por trás de cada palavra.

Deixe a atividade de decifrar para momentos de descontração. O trabalho precisa ser sério, sem perda de tempo.

No formato digital, por meio da digitação, esse problema não acontece mais.

Checklist e fotos do serviço feito

A OS de papel, em PDF ou em excel, não permite fotos anexadas, certo? Com as funcionalidades do smartphone, o técnico consegue tirar fotos do estado do equipamento antes e depois do serviço, das peças trocadas, por exemplo.

As imagens passam a fazer parte do documento e entram no histórico daquele cliente.

• Checklist para imprimir: modelo pronto para empresas;
• Checklist: o que é e como aplicar;
• Modelo de checklist: qual o melhor para prestação de serviços?

Facilidade em encontrar o histórico

Alguns clientes têm anos de casa. Imagine um prédio comercial de 20 andares com cinco aparelhos de ar-condicionado em cada um deles. Todos eles demandam manutenção preventiva e até corretiva.

A cada chamado, uma ordem de serviço. E como saber o que aconteceu com cada equipamento nesse tempo todo? Analisando o histórico.

Por isso, essa funcionalidade é tão importante. No sistema online para emissão de OS, você tem acesso rápido ao histórico e entende se a vida útil está chegando ao limite. Ou porque há tantas demandas emergenciais.

Esses dados comportamentais ainda te auxiliam no momento de renovar o contrato, a saber exatamente quantas e quais tipos de manutenção têm mais abertura.

A localização em tempo real aliada à ordem de serviço aumenta a produtividade da equipe em 40%

Padronização

Todas as ordens de serviço passam a ter o mesmo formato. O técnico, conhecendo o documento, sabe onde preencher determinada informação, o que proporciona mais tempo e agilidade durante a visita.

E com todos os campos ali, evita que qualquer item desde o mais básico até o mais importante não fique de fora. O cliente recebe sempre os mesmos documentos e consegue comparar todos eles, caso sinta necessidade.

Saiba mais: Padronização de processos e atendimento ao cliente.

Análise da produtividade 

Lá no começo do texto, te questionamos sobre diversos aspectos a respeito da sua gestão. Ter relatórios ajuda muito a medir como está a produtividade, atendimento e desempenho dos técnicos.

A OS é uma boa métrica para isso. Quantas OSs são abertas e concluídas por cada técnico, quanto tempo de atendimento, média de deslocamento são informações importantes para a sua gestão? Então, a OS digital proporciona um relatório produzido automaticamente.

Isso mesmo! Você não precisa contabilizar, contar, usar fórmulas de excel. Nada disso! Basta acessar a ferramenta dentro do sistema e pronto! Ajuste os erros, exalte o que sua equipe tem de melhor e faça mais visitas em menos tempo, com o mesmo número de técnicos.

Não basta ter uma ordem de serviço perfeita

Faça um planejamento detalhado

O que você pretende com a OS? Organização? Melhorar o desempenho da equipe? Evitar erros?

O planejamento começa logo no desenho do que realmente precisa constar na ordem de serviço e do que tem que ser excluído e está ali apenas como enfeite.

Não pense que as OS maiores são as mais efetivas. Seja direto e não peça dados irrelevantes. Não faça o técnico perder tempo preenchendo algo que não faça sentido para ele e também para a gestão.

Pense que o mundo ideal é analisar todos esses dados a cada período estipulado (7, 15, 30 dias). Isso é você que define, de acordo com a disponibilidade e urgência em aumentar a produtividade.

E dentro do planejamento, reforce sempre aos técnicos sobre a importância do documento. Ele não é papel ou documento digital da empresa. Mas de todos os envolvidos no processo. Portanto, todo cuidado é pouco.

Repasse a informação para outros setores

O formato digital da OS é perfeito nesse quesito. Como o documento fica no sistema, o papel não precisa trafegar entre as áreas. Basta acessar o sistema, e a ordem de serviço estará lá, com todas as informações essenciais para fazer com que a visita aconteça.

Abertura de chamado, gestão para definir qual técnico o melhor técnico para a demanda, estoque de peças, atendimento ao cliente. Em algumas empresas, as visitas passam por todas essas áreas. E mais que ficar gritando entre uma mesa e outra perguntando se recebeu, basta ficar logado e atender as novas notificações. Simples assim.

Conclusão 

A Field espera que todo esse conteúdo tenha agregado valor ao seu trabalho e à sua gestão! Que comece agora uma nova era na sua prestadora. Utilize os novos processos e ferramentas que a Field Control oferece para impulsionar a eficiência da sua equipe.

É hora de levar sua empresa para a era digital. Quer melhorar ainda mais a sua prestação de serviço? Como agradecimento pela sua companhia neste conteúdo, a Field oferece uma demonstração gratuita para você entender na prática como a ordem de serviço digital funciona, além dos demais processos.

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Se está nos seus planos aumentar a produtividade da sua prestadora em 40%, conte com a Field Control!