De acordo com indicadores mundiais do setor de serviços externos, a média do tempo livre de técnicos atingiu o pico de 40% nos últimos anos. E o que isso quer dizer? Mais de três horas do dia de cada técnico era desperdiçado. O caminho para reduzir esse índice está na otimização de rotas.
Gerenciamento de frota e equipes é o que traz mais gastos. E é por isso que a redução de tempo ocioso, aumento da produtividade e gerenciamento de rotas são componentes essenciais em uma empresa de serviços externos.
Existe várias teorias de gerenciamento e vários truques de agendamento de serviços. Gerenciar território, agrupar recursos e trabalhar com previsões de mercado trazem bons frutos para certos cenários e não importa quão sofisticado seja o seu gerenciamento de rota, ele deve funcionar na teoria e na prática.
Há três maneiras de fazer sua otimização de rotas acontecer…
1. Como implementar a otimização de rotas?
Selecionar o melhor técnico para a tarefa.
A nossa primeira dica é também a mais óbvia. Escolher o técnico ideal para a tarefa já melhora o atendimento. Enquanto um software de gerenciamento de rotas pode ajudar muito na eficiência, ele não irá avaliar a habilidade do seu técnico e enviá-lo para o serviço adequado. Não por enquanto. Quer saber como fazer isso?
Classifique os tipos de atividades
Dependendo do seu setor, você provavelmente faz vários tipos de trabalhos diferentes. Desenvolva camadas específicas e nas visitas aos seus clientes e certifique-se de que os técnicos registrem essas visitas com precisão.
Como registrar
Conforme seus técnicos registram tipos de serviços (reparos, orçamento, etc), desenvolva métricas de sucesso que podem ser associadas a cada uma desses tipos de visitas. Essa camada de complexidade irá ajudá-lo a determinar aonde cada técnico deve ir.
Mapear habilidades
Foque nos tipos de visitas e nas métricas associadas com cada uma. Então, associe seus técnicos com os serviços em que são melhores.
Enquanto você desenvolve uma estratégia para otimizar rotas, use os dados para enviar o melhor técnico para o serviço certo. Mesmo se usar software de gerenciamento de rotas ou fizer isso manualmente, selecionar os técnicos mais adequados para a tarefa dará vida aos seus sonhos de eficiência.
2. Gerenciamento de rotas e o perímetro dos técnicos
As melhores estratégias para otimização de rotas partem do mesmo fato: há um limite para o território que um técnico pode cobrir. Por isso, compreender o território limite dos seus técnicos é essencial. Compreender a localização geográfica dos seus clientes e cruzar essas informações com o espaço ótimo dos seus técnicos irá garantir simplificação de rotas a longo prazo.
Perímetro definido
Mapear um perímetro nos dá uma representação visual da densidade dos clientes e possibilidade de transporte dos técnicos. Os perímetros combinam dados da localização do cliente para criar um limite otimizado para seus técnicos.
E como criar um perímetro?
Perímetro manual
De pequenas a médias organizações de serviços externos trabalhar com perímetros de alcance pode uma maneira prática de otimizar as rotas dos seus técnicos. Comece registrando a localização de todos os seus clientes. E então compare isso com o endereço de sua empresa ou do seu técnico. Compare a média de serviços que seus técnicos completa por dia com a distância média que viajam entre serviços. Por fim, procure reduzir a distância entre serviços limitando seu território.
Perímetro de alcance por software.
Otimização de rotas e gerenciamento de serviços externos oferecem informações em tempo real que podem aumentar a produtividade dos seus técnicos. Procure um software que permita saber a localização dos seus técnicos rapidamente e ajustar agendamentos adequadamente.
3. Otimização de rotas por relatórios e alertas
Mobilidade de serviço de campo e dados consistentes sobre os técnicos são essenciais para aproveitar relatórios e alertas. Não é possível reportar a atividade de um técnico se não existe dados de campo.
Isso significa que atingir uma cadência semanal de relatórios depende dos técnicos aceitarem suas ferramentas de automação. Não estão usando as ferramentas? Não tem problema. Ainda temos formas de coletar dados de campo, mesmo sem o uso de software.
Relatórios sem Software
Para atingirmos consistência, é necessário que seus técnicos registrem todas as informações essenciais no campo. Pode serem formato físico, tabelas do excel, ou em smartphone, mas forneça procedimentos que os técnicos precisam seguir para relatar seus números. Compile e processe relatórios baseados nesses dados semanalmente. Considere taxa de conclusão, total de serviços concluídos, tempo livre médio de cada técnico, e média de visitas necessárias até concluir o serviço.
Relatórios com Software
Muitos softwares de gerenciamento de rotas vão rastrear automaticamente os dados citados acima. Mas como você usa os dados faz a diferença. Considere alertas em tempo real para manter sua equipe atualizada de mudanças no campo. Procure usar esses dados para melhorar a eficiência e manter os técnicos em serviço e não em trânsito.
Otimização das rotas leva tempo e dedicação. Seja usando software de otimização de rota, ou simplesmente dependendo dos seus técnicos para desenvolver estratégias de gerenciamento de rotas, o conhecimento é a melhor ferramenta para dar vida à sua otimização de rotas.
Para mais dicas sobre gerenciamento de rotas e ganhar eficiência, dê uma olhada no nosso post sobre como controlar serviços externos
