Sabe quando o cliente liga furioso para o gestor, dizendo que a parede ou o ambiente pintado não era o contratado? Ou até mesmo, a cor ou textura aplicadas são completamente diferentes daquelas solicitados no momento da assinatura do contrato. Se você trabalha no setor de pinturas em geral e com frequência enfrenta esses problemas, precisa parar tudo o que está fazendo e ajustar todos os pontos necessários antes que seu negócio enfrente sérios problemas financeiros.
Pinturas em geral é um segmento que demanda serviços o ano todo. Residências e escritórios são construídos a todo momento, sem contar os que são reformas por inúmeros motivos. Ou seja, atender a todos esses chamados exige mais que organização, mas uma equipe que evita ao máximo erros e que custos não previstos entrem na conta da empresa, causando assim, prejuízos ao invés de lucro.
Como evitar retrabalho no ramo de pinturas em geral
Estabeleça um bom fluxo de comunicação
Por mais que existam ferramentas que facilitem e muito a nossa comunicação com a equipe externa como o whastapp, por exemplo, o ruído e falha na comunicação podem acontecer. Profissionalizar a sua empresa de pinturas é o primeiro passo para aumentar o lucro e eliminar de vez os erros que acontecem no dia a dia.
Comece implementando a emissão obrigatória da ordem de serviço. Mesmo que seja um simples reparo, daqueles que o pintor não vai demorar 30 minutos para executá-lo, não deixe de abrir a OS. Por meio dela que o profissional que será direcionado para a visita será orientado, desde o local, assim como todas as informações necessárias para que realizar o serviço que o cliente solicita e com a qualidade esperada.
Não tenha esse documento apenas para cumprir protocolo. Coloque-o em prática com todas as praticidades e benefícios que ele oferece para a sua empresa. As vantagens de se usar a ordem de serviço em pinturas em geral são:
- Comunicar fielmente todas as informações mais básicas até as mais detalhadas ao pintor;
- Organiza a agenda de cada pintor por dia. O profissional começa o expediente sabendo quais serão os serviços e onde serão executados;
- Tudo o que é feito fica documentado, com possibilidade de consultar dados posteriormente, caso necessário;
- Ao fim do mês, é possível ter acesso a números importantes para mensurar a produtividade da empresa como um todo e por equipes como: tempo de atendimento, quantos clientes abriram chamados, quantas demandas cada profissional atendeu no período e quais foram os serviços mais procurados.
Se você ainda não utiliza a ordem de serviço no dia a dia, comece ainda hoje, com um modelo pronto e GRÁTIS que a Field fez para sua empresa eliminar os erros que impedem o crescimento e o atendimento de mais demandas com o mesmo número de equipes:
Organize os materiais utilizados durante o serviço
Mesmo o gestor não estando nos locais onde os serviços são executados, é possível saber quais materiais foram utilizados. Dessa forma, caso algum item não previsto antecipadamente, mas que no momento da execução do serviço, teve o uso necessário, poderá ser contabilizado para o cliente no momento da emissão da cobrança, independentemente do formato de contrato.
Ainda, a organização dos materiais utilizados no dia a dia de toda a equipe por meio de um cadastro melhora:
- O controle de estoque evitando que nada falte. Ao checar que algum item está acabando, o responsável por compras na empresa poderá se antecipar e não deixar que determinados serviços sejam interrompidos por falta de material;
- Evita perdas, já que o saber quantas unidades cada material tem, os profissionais ficam responsáveis por eles;
- Indicar em quais situações cada material poderá ser utilizado.
Esses dois quesitos são fundamentais, entre outros, para atender os serviços com uma alta qualidade, além de conseguir atender os chamados de último hora. O primeiro passo é profissionalizar todos os processos da empresa. Nada de anotar os serviços em qualquer pedaço de papel.
Ao adotar a OS, conforme já foi escrito aqui, as falhas de comunicação são reduzidas e, dessa forma, os possíveis custos de retrabalho.
Por isso, a ordem de serviço online é a mais adequada nos tempos de hoje. O documento não é perdido, o preenchimento dos dados obrigatórios é feito e a busca passa a ser muito mais fácil, já que as pilhas de papel e as pastas de arquivo desaparecem.
Como profissionalizar minha empresa de pinturas em geral?
A prestação de serviços exige uma série de ferramentas para manter a operação em dia. A ordem de serviço e a organização de equipamentos são apenas algumas delas.
Se você pretende expandir a sua empresa, atender cada vez mais novos contratos e fidelizar os atuais, precisa parar de cometer erros simples, mas que causam grandes transtornos.
Essas duas sugestões indicadas acima são extremamente necessárias e urgentes. E quando aliadas a outras como:
- Automatizar processos;
- Produzir relatórios e ter acesso a dados essenciais para a gestão da empresa;
- Criar orçamentos com facilidade e enviá-lo dentro do prazo acordado, além de indicar a validade a ponto de não ter nenhum problema durante a negociação ou após o fechamento do contrato.
Tudo isso faz parte do Field Control, sistema de gestão de equipes externas, desenvolvido para eliminar os erros de empresas de pintura em geral, entre outros segmentos, e aumentar a produtividade. Nele, é possível saber tudo o que acontece na rua de dentro do escritório, por meio de aplicativo instalado no smartphones dos profissionais que executam o serviço.
A partir de um painel de controle que atua integrado com esse aplicativo, o gestor sabe onde cada equipe externa está, o status da pintura (início, em andamento ou finalizada), tudo o que foi feito, por meio de fotos e até vídeos anexados e até o que o cliente achou, via pesquisa de satisfação.
O melhor de tudo é que a assinatura varia de acordo com o tamanho da sua empresa e das equipes que você dispõe hoje. Se você tem com meta atender mais clientes com o mesmo número de contratações, então o Field Control precisa fazer parte do seu dia a dia.
Para comprovar, nada melhor que uma demonstração de como nosso sistema que é utilizada por mais de 2ooo mil empresas em todo o país melhora o desempenho da equipe, além de proporcionar economia logo nas primeiras semanas de uso!
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