PMOC: o que é e as melhores ferramentas

PMOC: o que é e as melhores ferramentas

O PMOC, Plano de Manutenção, Operação e Controle é obrigatório, estabelecido pela Portaria nº 3.523 do Ministério da Saúde, de 28 de Agosto de 1998 e a Resolução nº09 da Anvisa, de 16 de Janeiro de 2003. 

Aplicar o PMOC é mais que evitar multas, é garantir que a saúde das pessoas que circulam no local seja preservada. 

A ação do PMOC precisa realmente ser executada conforme exige a lei. Com um planejamento efetivo bem organizado e as ferramentas certas, essa demanda trará clientes fidelizados e com a garantia de um bom trabalho realizado. O importante é sempre focar em processos que aumentem a sua produtividade, reduza o tempo das chamadas e organize a agenda sem provocar atrasos.

A execução aplicada da melhor forma possível precisa de uma organização certeira. Mais que utilizar ferramentas adequadas, ter um modelo que faça com que o plano seja cumprido à risca é essencial. Então, verifique aqui se o que você usa atualmente realmente é o melhor: modelo de PMOC.

O plano estabelece que os proprietários, locatários e prepostos, responsáveis por sistemas de climatização com capacidade acima de 5 TR (15.000 kcal/h = 60.000 BTU/H), devem manter um responsável técnico habilitado para os trabalhos de acompanhamento de ambientes climatizados.

O PMOC do sistema de climatização deve estar coerente com a legislação de Segurança e Medicina do Trabalho.

Os procedimentos de manutenção, operação e controle dos sistemas de climatização e limpeza dos ambientes climatizados, não devem trazer riscos à saúde dos trabalhadores que os executam, nem aos ocupantes dos ambientes climatizados.

Para entender melhor a aplicação do Plano de Manutenção, Operação e Controle na prática, destacamos os objetivos, os principais requisitos do PMOC e a importância dele para as empresas.

Utilize o índice para se localizar ou até mesmo ir direto ao ponto que você precisa:

    1. O que é PMOC  
    2. É obrigatório por lei? 
    3. Por que cumprir as regras e evitar a multa 
    4. Fiscalização
    5. Requisitos para o cumprimento do PMOC
    6. Por que PMOC é importante? 
    7. O que a prestadora precisa para promover um PMOC eficaz
    8. Planejamento 
    9. Agenda
    10. Ordem de serviço 
    11. Checklist 
    12. Relatório Fotográfico
    13. Reúna todos os processos do PMOC em um só lugar
    14. Problemas de saúde causados por ar-condicionado sem manutenção
    15. Só para você saber

O que é PMOC?

O principal objetivo do Plano de Manutenção, Operação e Controle é estabelecer medidas básicas referentes aos procedimentos de verificação visual do estado de limpeza. Ainda, remoção de sujeiras por métodos físicos e manutenção do estado de integridade. Sem esquecer da eficiência de todos os componentes dos sistemas de climatização. O que visa garantir a qualidade do ar de interiores e prevenir riscos à saúde dos ocupantes de ambientes climatizados.

O PMOC é a abreviação para o “Plano de Manutenção, Operação e Controle”, exigido pela Portaria 3.523/MS para todos os edifícios de uso público e coletivo que contam com ambientes climatizados artificialmente. Isso significa que escritórios, prédios comerciais,, bares se enquadram. 

Além de ambientes climatizados de uso coletivo, mas restritos, como locais de produção de  produtos e insumos, laboratórios, ambientes hospitalares, entre outros. O PMOC é uma exigência para qualquer edificação pública e coletiva com mais de 60 mil/BTUS* em equipamento de ar-condicionado.

Atualmente, a maioria dos ambientes – bancos, empresas, repartições públicas, lojas, etc. – são climatizados para oferecer mais conforto e comodidade ao público. Por isso, garantir a manutenção e o controle adequado dos equipamentos é tão importante. Principalmente para quem trabalha nesses locais e permanece muitas horas sob influência direta do ar.

Ainda, se existirem falhas na execução da instalação ou na operação e na manutenção dos sistemas de climatização, o ambiente pode favorecer a ocorrência e o agravamento de problemas de saúde.

Um exemplo é a Síndrome dos Edifícios Doentes. Ela acontece devido à ocorrência de agravos à saúde, relacionados à qualidade do ar de interiores em ambientes climatizados. Por isso, implantar um sistema de qualidade e manutenção nas empresas é fundamental.

É obrigatório por lei? 

Sim! Não tem para onde correr. Ainda mais que o foco é segurança. Então, caros leitor e leitora, exija sempre a realização desse plano. Caso você seja de uma empresa prestadora que oferece esse tipo de serviço, reforce sempre a importância além da multa. Assegurar vidas e prevenir problemas de saúde faz parte dos locais que detém esse formato. 

O PMOC está previsto na Lei 13.589/2018, que entrou em vigor em janeiro desse mesmo ano. Com ela, artigos importantes obrigam as edificações a se adequarem, como regulamentação pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). 

A lei também estabelece o prazo de 180 dias para que os responsáveis pelos sistemas de climatização instalados anteriormente à Lei cumprissem as normas. Esse prazo venceu em julho de 2018, portanto, as regras já estão valendo.

O não cumprimento da Portaria nº 3.523 pode caracterizar uma infração sanitária. O valor da multa pode variar de R$ 2.000,00 a R$ 200.000,00.

Ao sancionar a Lei, o então presidente da república Michel Temer vetou um único ponto, que previa que a responsabilidade do PMOC fosse exclusivamente de um engenheiro mecânico. Sendo assim, diferentes especialistas da área podem ser os responsáveis pelo plano.

Apesar da obrigatoriedade do PMOC estar válida há poucos tempo, muitas empresas já adotavam cuidados especiais aos aparelhos de ar-condicionado. A manutenção preventiva do ar-condicionado traz diversos benefícios. Entre eles, a maior vida útil do aparelho, melhor consumo de energia e um ambiente melhor, sem odores ruins.

 

PMOC

Não cumpriu as regras? Cuidado com a fiscalização e a multa

Se a empresa ou edificação se enquadra na exigência da ANVISA – mais de 60 mil/BTUS em ar-condicionado – e na Portaria 3523/98, é preciso ter o PMOC. Caso contrário, sua empresa está irregular junto à Agência, quebrando leis ambientais e de segurança do trabalho. Neste caso, está sujeita à multa, que pode ultrapassar os R$ 200 mil. Bem salgada. Já pensou o impacto desse custo no fluxo de caixa?

Algumas empresas contam com equipes terceirizadas para cuidarem de algumas manutenções. O PMOC não designa quem deve cuidar. Por isso, a utilização de equipes e técnicos externos é uma ótima opção para esse tipo de manutenção. Principalmente para pequenas e médias empresas. Já que não vale a pena ter um profissional interno para executar esse tipo de serviço.

Atualmente, a tecnologia se tornou uma aliada no controle e gestão das equipes externas de manutenção. Oferece aos gestores aplicativos e sistemas web para cuidar de cada detalhe. Com isso, os gestores podem fazer toda coordenação dos chamados. Dessa forma, todos os clientes que solicitam visita técnica, são atendidos de forma organizada. Além de evitar atrasos e descontentamentos com atendimentos fora de hora.

Entre as soluções, a Field Control oferece aumento de produtividade para essas equipes que fazem manutenção de ar-condicionado, a partir de uma visão de todos os técnicos em um único painel. A partir daí, o gestor pode coordenar os chamados de acordo com a habilidade de cada profissional, de acordo com a demanda. E promove maior satisfação entre os clientes atendidos. 

Fiscalização

Os órgãos competentes de Vigilância Sanitária são os responsáveis por verificar o cumprimento do Regulamento Técnico. Isso acontece mediante a realização de inspeções e de outras ações pertinentes. Na publicação da Portaria nº 3.523, o Ministério da Saúde disponibilizou ainda um anexo com os itens descritivos para a realização do Plano de Manutenção, Operação e Controle nas empresas.

Por isso, é importante que a sua empresa tenha uma gestão da manutenção bem estruturada e que envolva a checagem periódica dos itens do Regulamento Técnico do Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC).

Geralmente, as empresas terceirizam esses processos de manutenção. As prestadoras desse oferecem o plano usam atualmente a internet para melhorar os serviços externos.

A tecnologia dos softwares de automação permitem gerenciar cada etapa do processo realizado pelos funcionários. Uma garantia de que não será esquecido nenhum item da análise e que a sua empresa estará operando dentro das normas.

O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada. Em processos tão criteriosos como o PMOC, é uma ferramenta importante para prestar um serviço seguro e com qualidade.

Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus colaboradores.

Requisitos para o cumprimento do PMOC 

O Plano de Manutenção, Operação e Controle também determina os critérios ideais para os sistemas de climatização. O foco é a prevenção de riscos à saúde dos ocupantes. Entre os itens estão:

  • Manter limpos os componentes do sistema de climatização, tais como: bandejas, serpentinas, umidificadores, ventiladores e dutos. Esse processo evita a difusão ou multiplicação de agentes nocivos à saúde humana. E mantém a boa qualidade do ar interno;
  • Utilizar, na limpeza dos componentes do sistema de climatização, produtos biodegradáveis devidamente registrados no Ministério da Saúde para esse fim;
  • Verificar periodicamente as condições físicas dos filtros e mantê-los em condições de operação. Promover a sua substituição quando necessário;
  • Restringir a utilização do compartimento onde está instalada a caixa de mistura do ar de retorno e ar de renovação, ao uso exclusivo do sistema de climatização. É proibido conter no mesmo compartimento materiais, produtos ou utensílios;
  • Preservar a captação de ar externo livre de possíveis fontes poluentes que apresentem riscos à saúde humana e dotá-la no mínimo de filtro classe G1;
  • Garantir a adequada renovação do ar de interior dos ambientes climatizados, ou seja no mínimo de 27m3/h/pessoa;
  • Descartar as sujeiras sólidas, retiradas do sistema de climatização após a limpeza, acondicionadas em sacos de material resistente e porosidade adequada. O que evita o espalhamento de partículas inaláveis.

O prazo estabelecido pelo Ministério da Saúde para a implementação do PMOC é de no máximo 180 dias.

 

E por que o PMOC é importante?

Manter o sistema de ar-condicionado bem cuidado evita, por exemplo, a depreciação dos equipamentos. E aumenta a vida útil dos aparelhos. Sem esses cuidados e as regras previstas no PMOC, o tempo de vida útil de um ar-condicionado pode cair até 70%.

Além disso, tão importante quanto economizar e manter seus aparelhos com o funcionamento ideal, as regras do PMOC também contemplam a saúde e o bem-estar das pessoas que utilizam esses espaços climatizados. Garantir a melhora da qualidade do ar, evitando doenças e outros problemas de saúde, é um requisito básico de quem tem ar-condicionado.

 

O que a prestadora precisa para promover um PMOC eficaz 

Planejamento

O primeiro passo é saber qual o momento ideal para executar o PMOC. A partir do momento que um cliente fecha um contrato de serviço com a prestadora, analise o histórico. Verifique se já foi realizado o plano, quando e quais os processos realizados.

Caso seja uma construção nova, um estabelecimento novo, indique sempre ao responsável a melhor data. Não deixe passar nada. Principalmente devido a necessidade de se ter os documentos em mãos, em caso de fiscalização.

Agenda  

Inserir o PMOC na sua agenda de visitas faz parte de uma prestação de serviços bem organizada. O que resulta em uma produtividade acima da média. 

Como a prestadora tem outros tipos de atendimento, por exemplo, manutenções preventivas, preditivas e corretivas, inserir o PMOC entre elas, faz parte da rotina. 

Tenha sempre um programa diário e semanal em uma agenda que permita encaixes de última hora e que mesmo assim, não permita atrasos nas chamadas já pré-agendadas. 

Conscientize seu time sobre a necessidade de cumprir horários. Atrasos acontecem, mas chega um momento que de tanta frequência, chegam a ser inadmissíveis. Então, tenha sempre condições de saber o que está acontecendo no momento, em tempo real.

Não considere essa tarefa impossível. Se você está olhando para sua planilha de Excel e pensando como fará isso, sua atual planilha realmente não tem como fazer nada a respeito do problema. Mas se você já utiliza a tecnologia para organizar as chamadas, ponto para sua gestão. Mesmo que ainda não seja a opção mais viável. 

No mundo ideal da produtividade, ter um sistema que te proporciona as seguintes funções:

  • Saber onde cada técnico está naquele exato momento;
  • O status de cada visita: início, etapa e se está prestes a ser encerrada;
  • O que já foi preenchido (checklist, relatório fotográfico, avaliação do cliente);
  • A próxima visita programada para cada técnico.

Você já percebeu que o Excel realmente não tem esse poder. Muito menos aquela folha de papel onde as ordens de serviço são abertas e até muitas vezes perdidas.

Pare de imaginar agora como seria. Olhe para a figura abaixo. Esse controle de operação já faz parte de mais de mil prestadoras de serviços que conseguem ajustar erros, evitar atrasos e ter um alto índice de fidelização dos clientes. 

Já citamos que com essa ferramenta é possível fazer mais visitas com o mesmo número de técnicos que a prestadora tem atualmente?

 

Ordem de serviço 

Depois do planejamento e de cumprir a agenda, tudo começa por ela. 

Onde, quando e porquê e o que será feito naquela visita. Sinalize sempre que é o PMOC para não pegar o técnico de surpresa. O melhor mesmo é informar sempre com antecedência, por isso a importância de uma agenda bem programada. 

Uma boa OS é aquela que não deixa dúvidas, que mostra o caminho do que realmente será executado naquela visita. 

Quando digital, permite que nada fique sem entendimento. O fluxo de comunicação e preenchimento é mais fácil e sem risco de perdas. 

Nem precisamos mencionar que tudo fica bem documentado e com acesso mais rápido às informações contidas nela, quando necessário. 

Dados desde os mais básicos como local, data, endereço e responsável técnico, até o que foi realizado, cabem nesse documento. 

Por mais que o PMOC tenha a documentação própria, a OS é indispensável.

E não adianta ter uma agenda digital que atenda todas as demandas da gestão e a ordem de serviço ser de papel. 

O ideal mesmo é utilizar um sistema de gestão que integre as duas ferramentas e outras mais.

Então, comece agora com um modelo adequado, próprio para a prestação de serviços: modelo de ordem de serviço digital.

 

Checklist

Como o PMOC tem características únicas, um checklist só para esta finalidade vale muito a pena. Mais que isso. É necessário. Os profissionais que estão ali no momento da operação precisam aplicar literalmente o que esse plano impõe.

Não é uma manutenção simples, como uma troca de um filtro de ar-condicionado domiciliar. Envolve muitos outros aspectos previstos por lei. 

Evite erros e promova realmente os atributos que o PMOC exige com a mais alta qualidade. Baixe nosso modelo de checklist para PMOC grátis e execute o plano com o diferencial de mercado que sua empresa oferece.

 

Relatório fotográfico 

Mais que colocar o plano em prática, nada melhor que comprovar que realmente houve a manutenção daquele equipamento.

Como o PMOC é executado por prestadoras de serviços, já que nem sempre a empresa tem um departamento de manutenção interno, o responsável tem condições de acompanhar, por meio deste documento, o que realmente foi feito, o estado do aparelho, as peças que foram trocadas. Tudo isso, apenas com uma foto.

E se está pensando que o técnico precisa andar com a prancheta para a ordem de serviço, mais outra para o checklist, você está totalmente equivocado. Por mais que muitas equipes ainda utilizam esse formato em papel, o que até inviabiliza anexar fotos, ter um sistema que integre a ordem de serviço e o relatório te mantém muito acima dos concorrentes. E pode ser até mesmo um diferencial no momento de uma empresa decidir fechar contrato contigo ou não.

 

Reúna todos os processos do PMOC em um único local 

A agenda, localização dos técnicos em tempo real, ordem de serviço mais relatório fotográfico precisam estar totalmente integrados. 

E como sabemos que em tempos de internet, a comunicação é mais fácil, porém, nem sempre 100% efetiva, oferecer ferramentas garante que o PMOC aplicado cumprirá todas as exigências indicadas pela lei.

O sistema de gestão de equipes externas agrega todas essas ferramentas. Ainda, permite acesso e preenchimento por ele, direto de um aplicativo instalado no smartphone dos técnicos. O gestor tem acesso a tudo o que acontece ao vivo e ainda consegue ter acesso rapidamente nas visitas e manutenções realizadas em períodos anteriores. 

Tudo fica armazenado em um banco de dados, mais precisamente na nuvem, o que evita que a memória do seu notebook vá por água abaixo ou mesmo fique lento. O melhor é que você acessa ele de qualquer lugar. Inclusive, por um aplicativo próprio para quem é o responsável pela gestão.

Agora, segura a emoção que você vai visualizar realmente como tudo isso acontece no dia a dia e entenderá como é muito fácil, prático e mais ainda, muda a realidade do dia para a noite, literalmente:

 

 

 

Todas essas funcionalidades estão disponíveis para serem aplicadas a partir de agora na sua operação.

Pode até ser que você esteja em dúvida, ou até mesmo tenha receio da aceitação da equipe que irá utilizar o sistema no dia a dia. 

Nos primeiros dias de uso, você entenderá a facilidade logo na prática. E os seus técnicos também poderão utilizá-lo durante o período. Caso tenha qualquer dúvida durante essa fase de experiência, nosso time de especialistas está mais que pronto para te auxiliar. 

O período de testes é gratuito para que a prestadora tenha condições de entender como funciona cada processo.

É só clicar e começar a usar já: teste gratuito do sistema de gestão de equipes externas

 

O que ar-condicionado sem manutenção pode causar na saúde das pessoas que transitam no local 

Algumas pessoas podem achar que a lei que obriga o PMOC é frescura. Mas não é não e vamos te explicar o porquê.

Nosso país é tropical, com altas temperaturas em boa parte dos estados durante todo o ano. O uso do ar-condicionado é muito comum e cresce a cada ano com a popularização do equipamento. 

Em locais públicos, o ambiente climatizado garante conforto e até uma atração maior em casos de comércio. São mais de 28 milhões de aparelhos espalhados por todo o território nacional.

Quando a manutenção não é executada, alguns problemas respiratórios são provocados. Por isso que o PMOC é uma lei regida pelo Ministério da Saúde, já que passa a ser uma questão de saúde pública. 

Coceira no nariz, secura na garganta e olhos irritados são apenas alguns sintomas. Muitas pessoas ficam apenas pouco tempo em determinados locais como shoppings e bancos, mas e os funcionários que passam oito horas por dia no espaço? O cuidado também precisa agregar a saúde deles. 

 

Só para você saber…

BTU significa British thermal unit (“unidade térmica britânica”). Por meio da BTU é possível saber a potência de refrigeração do aparelho de ar- condicionado. Entender essa potência ajuda na hora de escolher o aparelho, economizando dinheiro e tempo. E a adquirir um produto mais adequado às suas necessidades.

E quantas BTUs preciso para minha empresa? É fácil.

  • Basta somar 600 para cada metro quadrado da edificação que será coberta pelo ar-condicionado, mais 600 para cada pessoa que ocupar a área;
  • Mais 600 para cada aparelho eletrônico, como geladeira, fogão e televisão, e mais 800 se o ambiente receber muita luz solar.

Vamos a um exemplo: local de 40 metros quadrados, com 10 pessoas, duas televisões e uma geladeira – 40 x 600 (metros quadrados) + 10 x 600 (pessoas) + 3 x 600 (TVs e geladeira) = 31800. Sendo assim, o ideal para o local é um aparelho de ar-condicionado com mais de 31 mil BTUs.

Exercer as atividades da sua empresa de forma legal e correta é a melhor forma de zelar pela qualidade de serviço. Dessa forma, é possível sempre manter bons clientes e também angariar mais, provocando o crescimento do seu negócio. A legislação pode ser exigente, mas se manter nas regras é essencial.

 

A Field espera que esse conteúdo faça a diferença na sua gestão e te traga resultados otimizados, com uma produtividade acima da média. Melhore a cada dia sua prestação de serviços. Acompanhe nosso conteúdo no YouTube.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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