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Controle de Visitas Externas

Controle de Visitas Externas

Se a palavra controle te causa arrepios, vamos te explicar o nosso propósito ao abordar o tema desde já. O objetivo das atividades de controle de visitas externas não é fiscalizar seus funcionários, por motivo de desconfiança. Vamos pontar e mais que isso, justificar a importância desse tipo de controle para que seu preconceito contra o tema seja eliminado de vez e não importa qual função cumpra na prestadora: gestão ou como técnico prestador de serviço.

Monitoramento ou vigilância, nada disso, a localização em tempo real vai muito além…

Se você é técnico e tem esse pensamento, vamos mudar esse conceito. Neste tópico do texto, queremos que você veja a localização em tempo real como aliada do seu dia a dia e facilitadora das suas atribuições. Ainda está duvidando? Tudo bem, você tem todo o direito, vamos explicar.

Quem gosta de ficar horas e horas no trânsito? Além de ser cansativo, a vulnerabilidade de acidentes e assaltos é alta. Por isso, quanto menos o motorista fica parado em determinada via, melhor para ele, e a saúde também agradece.  O controle de visitas externas basicamente alivia esse problema que todo cidadão enfrenta, não importa o tamanho da cidade. Todas as visitas são programadas para a mesma região, até mesmo as emergenciais. O que garante uma facilidade de deslocamento. E para os virginianos de plantão, que são regidos pela organização, esse formato de controle cai como uma luva. Simplesmente, porque terá na tela do smartphone toda a programação daquele dia, e caso uma nova visita entre como “encaixe”. Ali, a um toque, estarão todas as ordens de serviço, de acordo com os horários e até a rota mais rápida.

E o gestor?  

Agora se você é gestor, claro que a localização também facilita sua vida. Enquanto o técnico está na rua e o cliente questionando aonde ele está e que horas chegará, a resposta estará ali, na sua tela. E se quiser otimizar esse fluxo, a pessoa responsável pela chamada pode ser acesso à rota até a chegada ao local da visita.

Como cabe a seu cargo estabelecer diversas frentes, entre elas a comunicação. Como fazer isso quando a equipe está toda na rua? É muito fácil para um líder com um time que fica no escritório. Mas como nosso foco é equipes externas, o ideal é ter estruturas que atendam a demandam do setor e se adaptam a realidade. Dentro do seu escopo e realidade atuais é possível: Prever alguma falha no atendimento? Responder aos clientes que aguardam sua equipe? Evitar a perda de tempo e retrabalho? Estabelecer melhor comunicação entre a equipe?

É, são muitas questões e demandas e a Field mais que te entendem, conhece bem todos esses desafios. Por isso, queremos te provocar a reflexão e mudança de paradigmas sobre o controle de visitas externas.

 

Como funciona o Controle de Visitas Externas

Esse controle de visitas é automatizado e acontece por meio de um sistema de gestão de equipes externas. E é apenas uma das funções. Esse controle acontece por meio de uma agenda digital e pela localização do técnico em tempo real. Demos um nó na sua cabeça? Calma aí que vamos explicar os dois separadamente.

Localização em tempo real

Uma das principais reclamações de prestadoras de serviços é o não cumprimento da visita no dia e horário agendados. É muito comum o consumidor ouvir: o técnico chegará entre 9h e 18h. E como já falamos acima e quem tem trabalho a cumprir perderá um dia todo. Mas o pior acontece quando esse técnico realmente não aparece, o problema não é resolvido e a pessoa fica sem o serviço prestado. Ter que pedir licença no trabalho para ficar em casa outro dia pode ser algo complicado.

A Field entende o sentimento dessa pessoa. Mas também está do lado do gestor e dos técnicos de equipes externas. Organizar as visitas de campo é realmente um desafio. Não basta só atender aos chamados e abrir as ordens de serviço. Há outras tarefas envolvidas. E saber a localização em tempo real agrega mais valor ao serviço prestado a todos os envolvidos na visita de campo. E você sabe de cor quem são: técnico, gestor e também ao cliente, afinal, toda a razão de existência da empresa é em função dele.

E o que a prestadora ganha com isso?

O cliente liga na prestadora e o gestor liga para o técnico. Que círculo viciante, não é? Sabemos que algumas visitas podem demorar mais que o previsto, o que atrasa a próxima. Ainda mais, se for um reparo ou instalação de urgência, ai que o cliente fica mais insatisfeito ainda. Ele não tem nada a ver com o atraso alheio. E o cliente anterior também tem o direito de ser bem atendimento.

Você pode deixar toda essa situação no passado a partir de agora. Com o sistema de gestão de equipes externas criado para resolver esse e outros problemas das visitas de campo que impactam diretamente na produtividade, é possível saber a localização em tempo real de todos os técnicos ao mesmo tempo, em uma única tela. E isso, não importa o número de pessoas que estão na rua. É isso mesmo. Não é nenhum truque. Centenas de prestadoras de serviços de diversos segmentos  já usam o Field Control para melhoria de processos e localização dos técnicos.

Agenda Digital

Por meio de um painel de controle, que é uma tela com visão de todas as atividades dos técnicos que estão sendo realizadas em tempo real, o gestor organiza todas as visitas. Isso tudo de acordo com a abertura das ordens de serviço. E quando você inclui uma nova visita, o técnico  recebe uma notificação no celular com todas as informações como endereço, telefone, reparo/instalação e até sugestão de rota que otimiza a economia de combustível.

Ao inserir um novo chamado na agenda, com o endereço que já estará cadastrado no sistema de clientes, a agenda indica qual o técnico mais próximo ao local. Com isso, você pode escolher o mais adequado para aquela chamada, de acordo com as habilidades da equipe.

E o que técnico ganha com isso? Atenderá as demandas que realmente está mais relacionada com o dia a dia, de acordo com a especialização e vivência. E também evita que tenha retrabalho, retornando no dia seguinte ou em outra data.

 

E aonde acontece tudo isso?

Na tela do computador (tablet, ou smartphone) do gestor e no smartphone do técnico. Por meio de um sistema de gestão que atua de forma integrada, toda atualização que é feita na plataforma pelo gestor é direcionada e atualizada no aplicativo do técnico em questão. Tudo rápido, em tempo real e o melhor, muito prático e fácil de usar.

Já que estamos falando em automatização de controle de visitas externas, outros processos também passam a ser digitais para que sejam integrados e conversem entre sim. Alguns exemplos são: ordem de serviço digital, relatório fotográfico, check-list, avaliação do cliente. O resultado, a prestadora sente no foco principal. O aumento significativo da produtividade, que pode atingir a marca de 40% a mais que a margem atual é real.

Ainda não te convencemos? Utilizar a tecnologia hoje facilita toda a forma de comunicação e garante economia em papel e combustível (que está com um valor bem alto, por sinal). Sabe aquele investimento que proporciona corte de gastos extras? Então, aqui chegamos a um ponto muito importante. Se você, sendo pequeno e média empresa, acha que softwares de tecnologia não fazem parte da sua gestão devido ao alto custo, precisa mudar esse conceito.

Fale mais sobre… 

O Field Control, além de ser desenvolvido especialmente com as características de prestação de serviços, atendendo a todas as necessidades, cabe no bolso das PMEs. Isso porque o custo é por técnico. Se a empresa tem 10, será um valor unitário para cada um, se tem 50, será da mesma forma. E mesmo as pessoas que não tem tanta familiaridade com tecnologia tem capacidade de utilizar o sistema por dois motivos:

  1. Ele é totalmente intuitivo. Não precisa ser um Bill Gates e nem fazer um “curso”para aprender a manuseá-lo. Uma pessoa que lida dia a dia com os processos de rotina da prestação de serviços e utilizada aplicativos como whatsapp e redes sociais está prontíssima para utilização;
  2. No período de testes e/ou adaptação, o gestor e os técnicos podem contar com o suporte da equipe Field Control. Temos uma galera apaixonada pelo que faz e que está pronta a te auxiliar sempre.

Já que citamos o teste, você pode começar um agora mesmo. Mesmo sendo gratuito, o suporte é feito para a experiência seja a melhor possível. E não paramos aí. Assim que uma prestadora passa a ser usuária do Field Control, tem toda a assistência.  Além de acompanhar os aprimoramentos que a plataforma recebe, de acordo com as necessidades do setor.

E aí, vamos partir para o abraço? Ou melhor, para o teste que é 100% gratuito? É só clicar nesse link AQUI  e começar uma experiência que mudará para sempre a gestão e produtividade da sua empresa. Vem voar alto. Vem para a Field.

 

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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