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O que é uma Ordem de Serviço e qual sua importância?

3 abril 2019

Processos

A ordem de serviço é muito mais que um documento. É a partir dela que a empresa dará aos seus técnicos todo o fluxo de trabalho do dia. E ainda, por meio dela, é possível mensurar, quantificar e qualificar os trabalhos realizados durante determinados períodos. Mais que um controle, é uma forma de avaliar a produtividade da sua empresa prestadora de serviço.

Se sua empresa presta serviços de reparos, manutenção e instalação, a ordem de serviço é obrigatória. Por isso, é bom estar atento sobre as especificações e como utilizá-la. Nas próximas linhas, vamos traçar informações-chave sobre essa ferramenta para que você possa efetivar o uso e aprimorar sua rotina de atendimentos.

#O que é uma ordem de serviço?

É um documento no qual se estabelece e orienta sobre todas as ações que serão executadas em determinado atendimento. As OSs, como são chamadas pelos íntimos, carregam todas as informações necessárias para que o cliente seja atendido de acordo com a expectativa e tenha o problema solucionado.

#Qual a importância da ordem de serviço?

A OS é fundamental por diversos aspectos, entre eles, estão:

  • determinar corretamente as tarefas que serão feitas para o cliente;
  • documento que contém todas as informações necessárias para controle das ações feitas;
  • pode ser consultada a qualquer momento. É um registro do que foi feito em determinado dia e cliente. Caso o técnico, cliente e gestor precisem tirar dúvidas sobre peças trocadas como códigos, data, profissional que executou o serviço, tudo isso constará na OS.

Caso você tenha dúvidas sobre como preencher a ordem, acesse nosso vídeo didático: Como preencher uma ordem de serviço – Field Control.

#Quem deve utilizar?

É previsto em lei a necessidade do uso do ordem de serviços. Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas: II – instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais. Então não deixe de se adequar a lei e adote imediatamente um sistema de ordem de serviços.

Isso significa que todas as prestadoras de serviço que oferecem instalação e manutenção de produtos precisam ter a ordem de serviço como ferramenta de cada abertura de chamado.

Informações importantes para assegurar o técnico como equipamentos de segurança, risco da operação e medidas preventivas precisam conter no documento. Por isso, é imprescindível a assinatura do termo de responsabilidade. É a garantia de que o técnico está ciente da importancia do uso de todos os EPIs e protocolos de segurança.

#Diferença entre ordem de serviço física da ordem de serviço digital

As ordens de serviço emitidas por um prestadora de serviço podem ser físicas, ou seja, de papel ou digitais.

A de papel, geralmente, são impressas em gráfica e precisam contar duas vias. Isso significa o uso do papel carbono, que se for de baixa qualidade, mancha as folhas e também as mãos de quem os manuseia. Para fazer o uso de forma adequada, é preciso de uma prancheta e caneta. Além do técnico ter que transportar todas as ferramentas e equipamentos necessários, ainda precisa levar consigo mais esse item. Ainda, pode-se perder essa folha. Inclusive, uma cópia fica com o cliente, que também pode guardar ou perder a via.

Há outra desvantagem na OS de papel, além do custo de impressão e da necessidade e fazer um controle sempre. Já que se não tiver em estoque, é impossível atender os chamados do dia. Você já pensou nos espaços físicos que ocupa ao guardar as OSs arquivadas e os próximos blocos que serão utilizados? Vamos mais além… a próxima vez que for consultar uma ordem já arquivada, quanto tempo demora nessa busca?

Porém, você pode mudar todo esse cenário com as ordens de serviço digital

Não há mais necessidade de manter arquivos, acionar gráficas e distribuir pranchetas. Mais que isso. A ordem digital é enviada em tempo real para o técnico. E com o número de controle, é possível consultá-la rapidamente. O acesso é feito em menos de um minuto. Não lembra o número da ordem? Basta fazer uma busca pelo dia.

Como tudo isso acontece? Por meio de um software desenvolvido exclusivamente para equipes externas. É a forma mais rápida, prática e eficiente para que a empresa possa agilizar toda organização das ordens digitais.

Neste link, te explicamos sobre todos os benefícios da ordem de serviço digital: Elimine o gasto com papel utilizando a ordem de serviço digital. 

 

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por Luiz Freneda, Field Control

Luiz é um dos fundadores e responsável tecnologia da Field Control, que inclui o Aplicativo para celular, Painel de gestão, Site, demais sistemas e agora também o Blog ;)