Ter um quadro de funcionários atualizado na empresa facilita várias questões e momentos de tomada de decisão. Expansão de equipes, transferência de profissionais, controle de registros e datas de contratação, são apenas alguns exemplos.
Por mais que exista o RH que faça todo esse procedimento e tenha essas informações, o quadro auxilia a visualização mais fácil, prática e global como um todo. Antes de partir para a contratação ou até investir em novos espaços, que tal arrumar a casa?
Verifique quantas pessoas integram as equipes e o papel de cada um. Estipule bem o cargo, como um organograma. Se a sua empresa tem uma gestão vertical, o organograma pode também ajudar a fazer esse mapeamento.
Feito isso, analise se todas as equipes estão completas. Converse com cada uma delas para checar como está o desempenho. Não deixe de analisar também a carga horária. Se há muitas horas extras é porque a sobrecarga pode estar pesando para alguém devido ao acúmulo de trabalho.
Que tal agendar uma reunião? Ou até mesmo, proporcionar uma atividade no qual as pessoas tenham liberdade de compartilhar o que fazem no dia a dia e como se organizar para cumprir tudo o que é proposto.
quadro de funcionário
Como montar um quadro de funcionários?
Em primeiro lugar, não existe uma regra para montar seu quadro de funcionários. Elabore um que atenda as necessidades da sua gestão naquele momento.
O quadro de funcionários contém as informações mais básicas possíveis.
- Primeiro vem o setor;
- Depois o cargo;
- Seguido pelo nome;
- Data de contratação;
- Caso sua empresa atue com escala, a carga horária (com saída e entrada);
E não basta produzir o quadro e deixá-lo lá. Atualize-o sempre. A cada nova admissão, preencha os espaços. Assim quando houver demissão.
Algumas empresas deixam o quadro visível. E não no formato de tabela. Alguns modelos fogem do padrão e fazem com que as pessoas se sintam parte daquela empresa não como um número. Mas como base de sustentação dela.
Além do quadro de funcionários, existem também outros exemplos de tabelas e planilhas. Uma delas é a de EPI. Os equipamentos de proteção individual não podem ficar de fora da sua empresa. Caso esteja em fase de adequação, te indicamos a leitura: Como fazer uma ficha de EPI: aprenda o passo a passo.
Como deixar as pessoas trabalharem de uma melhor forma melhor
Esse “trabalhar melhor” é em relação não só a bater metas. Estimule as pessoas a melhorarem as características e habilidades delas. O gestor precisa ter essa didática de sempre motivar as pessoas a se desenvolverem nas atividades de cada um que compõem o quadro de funcionários.
Se você incluiu essa pessoa na sua equipe, é porque ela é adequada ao cargo. Claro que uma entrevista não demonstra toda a capacidade da pessoa. Logo nas primeiras semanas, consegue-se saber se tudo o que foi proposto e acordado durante a contratação está em prática.
Entretanto, para que realmente cada um ofereça o que tem de melhor, as instalações adequadas, aliadas a boas ferramentas de trabalho, se adequam a todo um conjunto. E quando citamos instalações, incluímos desde a cadeira que a pessoa senta, a conexão à internet, e até as condições dos uniformes, caso utilize.
Reforçar sempre a importância que cada pessoa tem naquela empresa, por mais que seja um papel individual, fazendo a diferença no resultado do mês, vale bastante.
Já pensou na organização por períodos? Não só você, mas toda a equipe. Separadamente por departamentos. Se quiser algumas dicas, você as encontra aqui: Planejamento semanal de tarefas da equipe
A produtividade individual e em equipe
Algumas pessoas se dão melhor trabalhando sozinhas e entregam resultados excelentes. Já outras, quando integradas a equipes agregam e muito um alto valor de produtividade. Essas características cabe ao próprio gestor entender e ir ajustando com o tempo.
Conhecer as pessoas que integram a equipe é uma boa ideia. Muito se fala em separar o pessoal do profissional, mas quando algo não vai em um lado ou outro, o reflexo acontece. Não tem como separar. Um filho ou parente doente, problemas financeiros e outros podem afetar diretamente a produtividade daquela pessoa.
Já pensou em tomar um café e perguntar como estão as coisas em casa? Quais são os sonhos e metas pessoais daquele profissional que integra seu quadro de funcionários? Formar laços profissionais que beiram a confiança só deixam o clima melhor e mais satisfatório.
A gente acredita que mais que integrar a equipe e receber o salário, instigar a pessoa a ter um propósito profissional e ajuda-lá a alcançar esse objetivo.
Agora, quando se trata de equipe, estruturar todo um entrosamento e estimular a comunicação passa a fazer parte da rotina.
Mesmo pessoas tímidas ou introvertidas, quando estimuladas, se apoiam na necessidade de compartilhar informações e participar mais de atividades.
Como medir produtividade dos funcionários?
Medir algo que não se vê é um pouco complicado, não? Até um tempinho atrás, concordamos que era mesmo! Mas hoje não. Existem várias ferramentas que auxiliam a mensurar como está o desempenho de cada equipe.
Por isso, a importância de padronização de processos. Quando todos usam a mesma ferramenta, fica mais fácil de acompanhar o rendimento e ainda, identificar erros prontamente.
Mais que olhar planilhas, relatórios e tabelas, que tal ter um sistema que faça isso por você? Presencial ou à distância, manter um quadro de funcionários com uma produtividade acima da média é desafiador, entretanto é possível.
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