A sua prestadora pode ter contratos com ela e você mesmo nem deve saber qual a principal função e atividades que exercem. Aqui, você vai saber tudo o que uma administradora de condomínio faz.
E quem sabe, pode te auxiliar oferecendo serviços mais adequados e mapear ações preventivas para o bem-estar da galera que reside ou trabalho naquele local.
Essas funções vão além de serem administrativas e as acordadas com os condôminos naquelas reuniões que muita gente tenta fugir.
Existem também as obrigações legais.
Os trabalhos vão muito além daquilo que quem mora ou é responsável por salas em condomínios empresariais tem conhecimento.
São aspectos financeiros, os que envolvem a contratação de profissionais (e isso inclui a sua prestadora de serviços), o jurídico (vira e mexe sempre tem aqueles perrengues entre os vizinhos), e tem aquela figura que todo mundo conhece: o síndico.
Fique tranquilo que a Field vai abordar tudo aqui, neste mesmo texto.
Principais funções de uma administradora de condomínio
Basicamente é tudo o que citamos acima. Os detalhes de cada item, você terá a oportunidade de ler abaixo.
Mas além de todos os trâmites jurídicos, legais e financeiros, existe também uma principal proposta: tornar aquele local o mais agradável possível.
Não importa se lar ou trabalho, muitas pessoas podem passar grande parte do dia naquele ambiente.
E nada melhor que ter regras a respeito da convivência em grupo para garantir a melhor harmonia.
Sem contar todas as atividades para evitar problemas que podem virar fortes e longas dores de cabeça.
Vamos começar pelo básico:
Finanças
Sabe aquele valor que é pago todo mês? Então, ele tem um bom uso. E esse é um dos papéis mais importantes de uma administradora de condomínio.
Com toda a grana arrecadada mensalmente, a administradora faz a seguinte distribuição:
Contas a pagar
Assim como todo mundo, o condomínio tem os devidos gastos.
Folha de pagamento de pessoal (vamos falar logo mais na questão do RH), empresas prestadoras de serviços como manutenção de elevadores, piscinas, portões, segurança eletrônica, limpeza…
É uma infinidade de gastos e contas.
Organizar o fluxo de entrada e saída do caixa
Receita e despesa entram bem aqui. Mas o quanto entra e o quanto sai por mês?
Nesse tópico essa pergunta é respondida. Gastos extras podem acontecer de um mês para o outro. Assim como a diminuição no valor arrecadado. Eita, como assim?
Aquela palavra que é o terror de toda administradora de condomínio: inadimplência.
A gente mais que entende que a baixa e a alta de crises na economia pega empresas e pessoas de surpresas. E cabe a administração tomar providências sobre os inadimplentes.
Em alguns casos, a falta de pagamento pode ocasionar a proibição de áreas de lazer como playground, piscina, quadra de esportes, academia e salão de festas. E até ação judicial em casos mais extremos e sem acordo entre ambas as partes.
Sem contar que a votação nas assembleias que tomam decisão sobre regulamentações e decisões internas pode ser vetada.
Tudo isso precisa estar bem explícito em documento acessível para todos os interessados.
E cabe aos responsáveis pela administração a notificação da penalidade de quem está inadimplente.
Fundo de reserva
Deixar ativo um fundo de reserva. Para quê? Ué, todo mundo precisa ter um. Você, uma empresa, e por que seu condomínio tem que ficar de fora?
Imprevistos acontecem. E acidentes também… infelizmente. Caso algo quebre e não tenha seguro, esse fundo pode ser usado para cobrir o conserto.
Na real, você vai agradecer quando isso acontecer (esperamos que não aconteça, está bem?).
Quando o condomínio não tem esse fundo de reserva, adivinha para quem sobra os custos extras? Para os condôminos.
Ser pego de um mês para o outro com taxa extra no boleto mensal é complicado.
É o tipo de notícia que ninguém gosta de receber. Por isso, questione se esse fundo existe, caso você more ou trabalhe em locais que demandam administração.
Organização, administração e prestação de contas
Não basta organizar. Tem que mostrar o serviço.
Relatórios e atas são indispensáveis para ter o controle e prestar contas sobre realmente quais foram os investimentos do caixa em determinados períodos.
Sem deixar de contar sobre quais empresas são as contratadas, se haverá concorrência, como foi o processo de escolha de determinado equipamento. E qual será o custo mensal.
Enviar os boletos de cobrança, reservar espaços como salão de festa e churrasqueira, e efetivar os custos pelo uso de cada unidade.
É um trabalhão e tanto!
Manutenção
Bom, esse é um tema para uma conversa que não pode passar em vão.
A manutenção, mais que evitar custos extras, também previne acidentes.
Se você não tem noção sobre o assunto, em um condomínio é necessário:
- Manutenção de elevadores;
- Manutenção de ar-condicionado (caso tenha disponível nas áreas comuns de prédios residenciais e comerciais). A limpeza é fundamental para evitar problemas de saúde e multas (PMOC).
- Manutenção da rede de esgoto e encanamento;
- Dedetização;
- Telecomunicação;
- Segurança eletrônica.
É muita coisa, não?
E se você trabalha com prestação de serviços e precisa se organizar muito bem para atender todas as demandas.
A Field te explica a importância da padronização de processos e de quebra, te mostra modelos de planilhas prontas para o setor: 5 exemplos de planilhas para prestação de serviço.
Contratação e gestão de funcionários
Desde a pessoa que libera o acesso de convidados e visitas até a responsável pela limpeza envolve processos de contratação e gestão de pessoas.
Elas não aparecem ali do nada.
Tem todo um trabalho de recursos humanos por trás que seleciona quem serão os profissionais responsáveis para cada função.
E mais ainda, tem a emissão da folha de pagamento, atuar com todos os direitos trabalhistas, checar como está a qualidade do trabalho, enfim…
Outro ponto que se enquadra aqui é a contratação daquelas empresas citadas logo acima. Isso também faz parte da rotina de uma administradora de condomínio.
Claro que existem as que prefiram a terceirização e contratam empresas focadas em profissionais especializados em portaria e limpeza de condomínios.
Aspectos legais
O que é lei quando se trata de administração de condomínios?
O primeiro a gente já te explica logo de cara neste conteúdo: Os condomínios são obrigados a contratar manutenção de elevadores?.
Existem outras normas que devem seguidas. Lembra quando falamos sobre a prevenção de acidentes? Então, algumas regras devem ser seguidas:
AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
O PMOC – que se não realizado, há risco de multa;
CNPJ precisa estar regularizado;
Administradora X síndico: qual o papel de cada?
O cantor Tim Maia era conhecido como o síndico do Brasil.
Será que ele exercia as reais funções desse profissional? Olha que não são poucas. A vida da pessoa que se candidata a esse cargo é bem emocionante.
O profissional que atua como síndico ou síndica atua diretamente com a administradora.
E tem até regulação pelo Artigo 1348 do ano de 2002, publicado no Código Civil Brasileiro.
Você pensava que era algo tão complexo assim?
O síndico é responsável por tudo o que acontece dentro do condomínio.
Sabe aqueles avisos nos elevadores que contém informes sobre as reuniões, atividades, as novas normas e serviços em andamento? Pois é, essa figura que faz tudo isso.
A representação dos moradores e responsáveis pelas unidades empresariais, no caso de prédios comerciais também está incluída.
Em casos como pandemias, epidemias, ele é o responsável por isolar as áreas comuns e determinar se está acessível para todos.
Bom, ao ler nosso conteúdo, você pode perceber que não é tão simples a administração de um condomínio.
E o melhor ainda é entender se realmente tudo está funcionando de forma adequada, sem causar problemas na sua rotina e nas dos seus vizinhos.
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