Quer melhorar ainda mais sua prestação de serviço? Comece eliminando erros e substituindo o que pode estar impactando sua produtividade, a ordem de serviço. Esse documento essencial para a execução do serviço não pode ser qualquer um. E ainda, aumenta em até 40% sua produtividade quando aplicado de forma prática, organizada e efetiva.
Parece muito para um único documento que serve para organizar as demandas de um serviço. Mas ao longo deste conteúdo vamos mais que te explicar sobre todos os atributos e melhorias que a ordem de serviço certa e adequada traz para seu negócio.
A partir de agora, você vai entender o que é, porque ter um modelo adequado e até aprender como produzir uma de acordo com suas necessidades de negócio. E isso não é tudo!
Se você é daqueles que não perdem tempo, te oferecemos logo aqui um modelo grátis de ordem de serviço próprio para empresas com equipes externas.
O objetivo da Field Control é fazer com que sua prestadora alcance uma produtividade acima daquela porcentagem tão esperada.
Já parou para pensar que muitos dos problemas enfrentados pelos seus técnicos podem começar simplesmente na ordem de serviço? Possivelmente, durante esta leitura, você irá se identificar com várias dores que sua gestão vive. E a melhor parte é que a maioria delas têm a solução aqui mesmo neste texto!
Aqui, você terá acesso aos seguintes tópicos:
- O que é uma ordem de serviço;
- Para que serve a ordem de serviço?
- Qual a importância e por que emitir a ordem de serviço?
- Vantagens em utilizar a ordem de serviço/Atividades da empresa
- Como fazer uma ordem de serviço
- Principais erros na emissão da ordem de serviço
- Como evitar erros ao emitir a nota de serviço?
- Modelos de ordem de serviço
- Tipos de ordem de serviço
- Relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho
- 9 facilidades do sistema online para emissão de OS/Utilize um software de gestão
- Não basta ter uma ordem de serviço perfeita
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é amada por uns e odiada por outros. O fato é que esse documento auxilia todo o processo de visitas na sua prestadora. Dessa forma, indica onde, quando e o que será feito naquele chamado. Além de comprovar o que realmente foi feito. Em alguns modelos contém o checklist já pronto dos serviços oferecidos, facilitando assim, o preenchimento.
Todos os envolvidos no processo precisam ter acesso a ela. A pessoa que abre a chamada, o gestor que irá organizar a agenda e direcionar o técnico mais indicado, o profissional que fará o reparo e o cliente. Ou seja, tudo o que está escrito na OS deve ser compreendido por todas essas pessoas.
Existem vários formatos e modelos, que vamos abordar mais para frente neste mesmo conteúdo.
A escolha do tipo que você adota influencia muito no resultado final da visita. Já parou para pensar se alguma informação muito importante fica para trás? O aumento da sua produtividade vai lá para baixo.
Por isso, desde já te alertamos: não basta ter uma ordem de serviço. O seu modelo escolhido tem que atender todas as necessidades da operação.
A sua OS utilizada hoje faz isso pela sua gestão? Como veremos mais a frente, é possível ter a ordem de serviço como melhor amiga da sua produtividade.
É novo no tema? Entenda com mais detalhes: O que é uma ordem de serviço e a importância.
A ordem de serviço é fundamental para a execução do trabalho
Para que serve a ordem de serviço?
Por ser um documento que traz desde informações mais básicas até as mais precisas de cada visita, tem várias finalidades:
- Oficializa a abertura de chamado;
- Orienta o técnico sobre qual é o cliente, o local da visita e mais ainda o que fazer;
- É um comprovante de que aquela visita foi realmente feita, já que tem a assinatura do cliente;
- Indica tudo o que foi feito e as peças trocadas, o que facilita no conhecimento do histórico daquele equipamento ou serviço;
- Efetiva a comunicação entre os departamentos da empresa;
- Facilita a organização da agenda da equipe e de visitas futuras.
Por incrível que pareça, muitas empresas não têm ordem de serviço. Se a sua prestadora é uma delas, você consegue nos apontar quantas visitas faz em um mês? Qual técnico atendeu determinada chamada? Quando o cliente pergunta algo sobre a visita anterior, o técnico sabe de cabeça?
Que cenário difícil de conviver. Talvez, você esteja até pagando para trabalhar e nem saiba. Não que a ordem de serviço seja uma métrica para o fluxo de caixa.
Preste atenção no que a Field vai escrever agora: saber todas essas informações te ajuda a prever a agenda. Em média, quantas manutenções preventivas, quantas corretivas, quantas instalações, serão realizadas na semana.
Dessa forma, te permite entender também quanto tempo cada técnico fica em cada demanda, já que o horário é um dado da OS. Como resultado, planejar melhor e com mais foco as visitas de acordo com o tempo e número de técnicos disponíveis.
Sacou?
Qual a importância e por que emitir a ordem de serviço?
Organização passa a ser a palavra de ordem. Entretanto, a comprovação de que o serviço foi feito também entra aqui.
Já parou para pensar se tudo o que está acordado no contrato é cumprido? Por exemplo, em seis meses, o cliente tem direito a 12 manutenções preventivas. No meio desse período, quantas OS já foram emitidas?
Ou seja, a OS passa a ser uma boa métrica também para cumprimento à risca do contrato. Óbvio que se houver necessidade de aumentar esse número, uma negociação extra é indicada ao longo do caminho. E ainda, toda essa demanda vai te dar uma projeção sobre a real necessidade do cliente, quantificando o que ele realmente precisa.
Dessa forma, todos saem ganhando. A empresa por ter tudo estipulado via contrato e o cliente que será bem atendido durante todo o processo, a partir da demanda individual de manutenção e/ou instalação.
Ser organizado vai muito além de ter uma mesa com tudo no lugar. Ter uma prestadora organizada compreende vários aspectos. Queremos que você entenda que saber onde todas as coisas estão já é um começo.
Já que citamos tanto sobre a importância do contrato, te oferecemos uma série de conteúdo para te convencer sobre a importância desse outro documento tão importante quanto a OS:
Sobre as questões fiscais, a OS é uma aliada. Auxilia no cumprimento da lei e em casos de fiscalização, comprova realmente que o serviço e a manutenção exigidas para a segurança foi realizada. O PMOC é um exemplo.
Vantagens em utilizar a ordem de serviço nas atividades da empresa
Controle da produtividade
Quando as palavras “prestação de serviços” surgem, é impossível não aliar elas à produtividade.
Mas, afinal, o que significa essa palavra tão constante no nosso setor?
Produtividade na prestação de serviços quer dizer fazer mais visitas, em um tempo menor, com a mesma equipe.
Aumentar o número de visitas, sem afetar a qualidade do serviço e atendimento ao cliente precisa ser a sua meta.
Isso, inclusive, pode estar no seu modelo de negócio.
Mas você deve estar se perguntando se isso é possível. Claro que é. Explicamos… Em primeiro lugar, conheça o que a equipe faz hoje em dia. E a ordem de serviço te ajuda muito bem nesse quesito. Esse documento vai te responder: quantas visitas são feitas, quais as atividades executadas, quanto tempo de duração, qual cliente demanda mais serviços.
Em segundo lugar, não basta ter esses dados. Separe um tempo do seu dia e estude o que e onde a empresa precisa melhorar para atender mais chamados no mesmo dia.
Entre as sugestões está a otimização de rota que resulta em menos tempo de deslocamento e indica quem é o técnico que faz visitas mais longas e mais curtas.
Ao ter acesso a esses dados, é possível reprogramar toda a rotina e orientar a equipe.
Controle financeiro
Ao saber, com precisão, o número de visitas do mês ou da semana, o gestor consegue prever o gasto com combustível. E com isso, até cortar desperdícios, deslocando os técnicos entre as regiões mais afastadas.
As peças substituídas com mais frequência entram aqui. Se a empresa faz estoque de peças de reposição, entender como o fluxo de troca acontece e as mais usadas, garante uma negociação melhor com o fornecedor. Sem contar que evita compras sem necessidade.
Já que tocamos no assunto, ter um estoque é muito válido, viu? Previne ter que sair correndo atrás de peças de uma hora para outra. E ainda, em caso de descontinuidade por parte do fabricante, ter tempo hábil para buscar uma alternativa para repor aquele item.
Deixando o espaço físico, a planilha de retirada e reposição bem organizados, a facilidade é garantida. Para manter tudo em ordem, a Field te oferece um modelo para que nada fique fora do lugar: modelo de planilha de controle de estoque.
Quando se trata de controle financeiro, a OS se enquadra como um documento que comprova que o serviço foi realmente feito. Quer dizer que, no momento de solicitar o pagamento, a prestadora pode enviar cópias das ordens de serviço que realmente foram emitidas naquele período, junto à Nota Fiscal.
A emissão da ordem de serviço é fundamental para a organização e execução das tarefas
Descrição detalhada para os clientes e para a equipe
No mundo ideal da prestação de serviços, os detalhes fazem toda a diferença. Mais que saber o que fazer e o nome da pessoa que solicitou a visita, inserir dados minimamente detalhados proporciona o entendimento daquele serviço. Além disso, saber se o comportamento do cliente atende toda a proposta de trabalho.
Os chamados são realmente viáveis ou há um uso incorreto da máquina? Caso esse problema seja identificado, proponha um treinamento ou uma consultoria.
Ter o histórico de todas as atividades realizadas, por meio de fotos e checklists (quando a ordem de serviço é bem completa), facilita a consulta de algumas informações.
Mais para frente, você vai saber como preparar um modelo que atende tudo do que os técnicos e os clientes precisam. E você, como gestor, também.
Entendendo o fluxo de trabalho
A média de tempo que a pessoa fica no telefone para abrir uma OS conta bastante.
Tempo é a nova moeda do mercado e vale muito mais que dinheiro. Então, quando o telefone toca, você sai por aí procurando o bloco de OS para preencher? Ou as informações primárias são escritas em qualquer pedaço de papel que você vê pela frente?
Ligar para o cliente pedindo todas as informações de novo só causa uma sensação de frustração e falta de zelo pelo serviço prestado.
Outro aspecto importante é saber o que acontece desde a abertura até o fim daquela chamada. Hoje, você tem noção do tempo médio que um técnico leva entre uma visita e outra? Se sua resposta for negativa, passe a incluir essa informação.
O enceramento entre uma e o início da seguinte te dará um bom entendimento. Vai que está rolando um trajeto muito longo. Ou visitas em regiões opostas. Como ter uma alta produtividade assim? Impossível.
Te convencemos que a OS é muito mais que um papel com o nome e endereço do técnico? Caso ainda não chegamos a esse ponto, continue. Ainda temos muitas informações para te passar.
Como fazer uma ordem de serviço
Acreditamos que chegamos a um dos pontos mais relevantes de toda a nossa explicação. Não importa sua base de conhecimento ou até mesmo do seu negócio.
Modelos de ordem de serviço você encontra muitos por aí, mas um que atenda nosso universo de prestação de serviços são raros. O que você precisa é de uma ordem de serviço que faça sentido para a sua empresa. E mais ainda para a sua produtividade.
Como vimos até agora, é mais que um documento que formaliza tudo o que é feito na visita. É uma aliada da produtividade, quando muito bem executada.
Bom, te explicamos que tempo é dinheiro. Mesmo assim, vamos argumentar aqui como fazer sua própria OS. Mas como a Field se importa muito com a sua prestadora, desenhamos um modelo ideal para seu negócio. Afinal, somos especialistas em prestação de serviços.
Não é à toa que mais de mil empresas já usam esse modelos com mais de 23 mil técnicos em campo. Não queremos nos gabar, mas é gente pra caramba!
Então, se você quiser que seu time se junte ao nosso, é só clicar aqui: modelo de ordem de serviço.
Todos os materiais que você baixar aqui são gratuitos, ok?
O nosso objetivo é melhorar a prestação de serviços no Brasil e queremos ter você e seus técnicos juntos nessa!
Como é montada uma ordem de serviço
Reflita sobre todas as informações que você precisa ter. Reúna seus técnicos. Eles que estão ali na linha de frente, no dia a dia e que são os profissionais que mais preenchem e se orientam pelo documento.
Cabe inserir os tópicos que realmente se encaixam na sua realidade. E sempre confira se todos os dados estão preenchidos e de forma correta.
Não basta preencher, mas estar corretamente com as informações adequadas e ainda legíveis.
Está com técnicos resistentes a construírem a OS? Converse e explique sobre a importância.
Faça a sua análise e mensure como o trabalho ficará mais fácil para eles. Menos tempo no trânsito e no deslocamento. Os processos e ferramentas ficarão mais adequados, proporcionando uma execução mais prática.
A motivação cabe muito bem. Faça uma reunião, mas que seja produtiva. Dê voz a todos. E acolha as sugestões que façam sentido ao processo.
O que uma ordem de serviço precisa ter
Escolha criteriosamente o que deve constar ali. Comece pelas informações mais básicas. Depois passe para a parte técnica:
- Nome da pessoa responsável pelo chamado;
- Empresa (caso seja PJ);
- Endereço;
- Nome do técnico;
- Descrição do problema relatado pelo cliente;
- Checklist com o que foi feito;
- Fotos – em caso de ordem de serviço (vamos falar mais a frente) existe essa opção;
- Assinatura do cliente;
- Assinatura do técnico.
Lembra que citamos sobre o quanto os horários são importantes? Então não esqueça:
- Hora que o chamado foi aberto;
- Hora que o técnico iniciou a visita;
- Quando a visita foi encerrada;
Um passo a passo mais profundo, você encontra no conteúdo: Bloco de ordem de serviço, venha aprender a fazer o seu.
Principais erros na emissão da ordem de serviço
Erros acontecem. O importante é que não sejam repetidos. Uma vez cometidos, evite ao máximo que não sejam feitos de novo. As consequências podem ser irreversíveis, como uma quebra de contrato por um cliente que não foi atendido da forma esperada.
Então, fique atento ao que vamos te orientar nas próximas linhas:
Falta de instruções
A importância da reunião já reforçamos. A cada nova contratação, instrua e faça treinamentos sobre como preencher corretamente e como funciona todo o processo de emissão, uso e arquivo da ordem de serviço.
Reunir o time que atua 100% do tempo em atividade externa realmente se torna um desafio. Entretanto, existem algumas saídas. Cafés da manhã e reuniões nos dias mais calmos são indicados e proveitosos.
Documento sem dados importantes para formalização
Você passa um papel para o técnico que não tem o básico: o endereço! Então, como saber para onde ir e o que fazer? E pior ainda, nem saber o que fazer.
Mais que deixar seu time sem ação e desorientado, tem que começar o processo do zero. Enquanto isso, a visita já poderia estar em fase inicial. Essa atitude não faz parte de uma prestadora que deseja se tornar referência no segmento.
E olha que esses dois itens são apenas alguns exemplos. A data muitas vezes não é preenchida. Com isso, não se sabe quando foi trocada determinada peça para programar a próxima manutenção preventiva. Ou quantos chamados foram realizados dentro de um período, conforme estipula o contrato.
Ausência dos riscos envolvidos no serviço
Se você atua com prestação baseada em serviços de risco pode ter ideia do que estamos falando.
Alguns equipamentos envolvem a segurança de todas as pessoas que passam ou atuam naquele mesmo espaço.
O risco de acidentes quando a manutenção não é bem executada passa a ser alto. E isso envolve risco de acidentes graves, com sérias consequências. As máquinas e equipamentos industriais geralmente têm risco maior de acidente. Então, o cuidado nesse setor é redobrado.
Se o cliente ainda atua com produtos químicos, além de todos os detalhes, o uso de EPI entra em jogo.
Vamos reforçar que o EPI não é apenas o uso de produtos considerados nocivos à saúde. Diversos segmentos exigem o fornecimento para evitar acidentes e causar danos sérios às pessoas envolvidas no processo. Fique sempre informado a respeito.
Entender o que foi feito, as falhas anteriores e as trocas recentes proporciona o conhecimento sobre como aquele equipamento se comporta, com maiores chances de evitar acidentes.
Perda ou rasura
Quem nunca perdeu a OS? Dar a desculpa de que o cachorro do cliente comeu é muito furada.
Já vimos relatos de prestadoras que anotam todas as demandas em uma única folha. Quando ela era perdida, todas as informações iam embora junto com aquele papel.
Você já se viu nessa situação?
Outro grande problema é a letra. Não é só médico que escreve de um jeito que ninguém consegue entender. Você se surpreenderia com o número de gestores e técnicos que ficam a ver navios porque não entendem uma única palavra que foi escrita.
Escreveu errado? Faça uma rasura e entregue para o cliente assim mesmo? Borrões, desenhos, rabiscos. Além de mostrar desleixo e desorganização, demonstram que aquele documento não tem valor algum para a prestadora.
Infelizmente, todos esses exemplos são reais e acontecem com mais frequência do que a Field gostaria. Essas ações tornam a ordem de serviço ineficaz, causando até o sentimento de que ela não serve para nada, apenas como um item burocrático de rotina. E não desanime. A solução a gente te conta aqui, no tópico seguinte. É só rolar a tela para baixo.
Como evitar erros ao emitir a nota de serviço?
Alguns spoilers você já recebeu no item acima. Outros vamos te orientar agora. A intenção é que você termine esse conteúdo com todas as informações que existem sobre OS. E caso sinta falta de alguma, deixe um comentário lá no fim do texto. Combinado?
Que tal orientar primeiro a equipe de atendimento sobre todas as informações primárias que devem estar no documento? Mais que nome e local, entender o porquê a pessoa está solicitando o chamado é essencial.
Primeiro, o gestor entende qual é a urgência daquela visita, se há necessidade de já levar alguma peça e ainda, caso tenha um histórico, consultá-lo para verificar quais os problemas mais recorrentes daquele cliente. Dessa forma, o técnico chega mais preparado.
Outro motivo é enviar aquele técnico que tem mais habilidade de solução do problema relatado. Com certeza, na sua equipe existem técnicos que se destacam em algum tipo de reparo. Conhecer quem tem mais conhecimento técnico em determinada área te ajuda a equilibrar essa agenda.
Implementar metas e deixar bem claro os objetivos da empresa é outra forma. Quando todo o time está engajado para alcançar um número, todos os processos passam a ser executados de forma mais correta, evitando erros ao máximo.
A ordem de serviço online economiza papel e facilita a comunicação entre gestão, técnicos e clientes
Modelos de ordem de serviço
Papel
Vamos começar com o modelo mais tradicional. Pelo que você leu até agora, por mais que seja o formato mais utilizado, não é o melhor e mais prático. E nem o mais barato.
Por mais que todos os dados sejam preenchidos corretamente, temos perda, rasura e ainda os infinitos arquivos que ficam na sede. Além de ocupar muito espaço, na hora de buscar alguma informação, a pessoa responsável fica horas procurando, por mais organizada que seja.
O cliente também recebe uma via. Isso significa que o bloco precisa ter aquele papel carbono que vai para o lixo após o uso, gerando um resíduo que facilmente poderia ser evitado.
Agora, você como cliente, faz o que com as suas vias de OS?
Guarda em uma pasta, joga fora ou fica em um lugar onde nunca é encontrada? Entre tantos documentos importantes a serem armazenados, talvez a OS não faça tanta diferença na vida dele, que talvez só se lembre quando precisar.
E se você tem esse modelo, não fique frustrado! Só da sua prestadora já emitir esse documento, está há anos à frente de muitas outras, quando o assunto é produtividade.
Entretanto, vamos te dar algumas outras opções que facilmente se encaixam na sua realidade.
Aprenda mais em: Armazenamento de documentos da minha empresa.
PDF ou Excel
A tecnologia já bate na porta de muitas empresas. Algumas são mais inovadoras e outras não. Como a ordem de serviço em excel ou PDF.
Esses dois modelos precisam de um computador para serem executados, certo? A facilidade no preenchimento é maior, quando comparamos com a OS de papel. Ainda, o entendimento em saber o que está escrito é 100% garantido.
Outro ponto positivo é a perda. A não ser que seu computador não tenha um backup e desligue de uma hora para outra, perdendo toda a memória. É um pensamento terrível, sabemos bem. Porém, pode acontecer.
No entanto, por mais que esteja à frente do papel, esses dois formatos apresentam alguns problemas.
Como você faz para o documento em excel chegar até o técnico que está na rua? Preencher pela smartphone o que foi feito parece bem difícil. Já pensou o profissional executar o serviço com toda a maestria e no momento da OS não conseguir indicar o que foi feito?
Ainda, como o cliente vai assinar esse excel? A assinatura é o item que garante que o serviço foi feito. Se você nunca parou para pensar nisso, chegou o momento de reflexão.
O modelo em PDF segue a mesma lógica. Por mais que seja mais fácil enviar via whatsapp, o preenchimento não é de modo ágil e adequado para quem está preenchendo todas as funções pelo celular.
Ordem de serviço digital
Chegamos ao ponto que merece maior atenção de todo o nosso conteúdo. Aqui, queremos mudar seu entendimento sobre um modelo efetivo de ordem de serviço. Com ele, você pode ter um aumento de 40% da sua produtividade!
Esse aumento significativo acontece porque o modelo digital elimina muitos perrengues que o gestor e os técnicos passam quando o assunto é ordem de serviço.
Então, vamos te dar argumentos do porque sua prestadora precisa agora mesmo de um modelo que seja 100% digital. São vários e não apenas um.
Problemas toda empresa tem, mas nada de utilizar essa máxima como desculpa para não ganhar mais. A OS digital permite que a prestadora atenda mais clientes, com a mesma equipe. E logo aqui abaixo, você vai entender como.
A primeira justificativa é a agilidade: o cliente abre o chamado. O gestor já a preenche com os dados e envia para o técnico. Por um app no celular, o profissional preenche ali tudo o que foi feito. Se precisar, tira foto do próprio smartphone e anexa ao documento. O cliente assina ali mesmo, na hora. E ainda recebe uma cópia no e-mail.
Economia: esqueça a impressão de blocos de papel, carbono, canetas que se perdem. O técnico não precisa ir até a sede buscar a OS. Tudo acontece ali, no próprio smartphone. Economizar papel faz da sua prestadora, uma prestadora de serviço sustentável.
E sobre dicas para economizar combustível, nem precisamos escrever, não é? Quando se trata de empresas, qualquer economia que faça sentido e aumente a produtividade é muito bem-vinda. A verba economizada pode ser direcionada para treinamentos, novos uniformes e investimentos em tecnologia.
Facilidade de comunicação
Ao receber a OS com todos os dados necessários, o técnico entende exatamente o que fazer. Como o preenchimento não é a mão, é possível saber tudo o que está descrito. O envio pelo aplicativo é mais rápido.
Hoje, a maioria das cidades têm boa conexão de internet. Assim, facilita que todos os dados cheguem ao profissional com tudo o que precisa ser feito, onde, quando e nome do cliente.
As falhas na comunicação causam grandes problemas. Desde atrasos, local certo onde o serviço está agendado e o mais grave não saber o que fazer.
Se esse é o seu problema, confira como melhorar: 6 exemplos reais de falha de comunicação.
Organização
Sem organização, nada acontece na prestação de serviços, começando pela emissão da OS. Saber a ordem de abertura, quem solicitou primeiro e qual é a demanda tem que ser a prioridade da agenda.
Após o serviço, o que acontece com essa OS em formato digital? É armazenada no sistema que integra o aplicativo utilizado pelo técnico. Não se preocupe que ao longo do texto vamos te explicar melhor como funciona.
O notebook ou computador não fica com a memória sobrecarregada com tantos arquivos porque tudo é armazenado em nuvem. Além de dar esse respiro para o equipamento, a vantagem é que pode ser acessada de qualquer lugar. Em situações de emergência, o acesso é extremamente válido.
No momento de consulta, basta inserir algum dado como data, nome do técnico ou cliente, que em segundos, a OS aparecerá na tela.
Liberação de espaço
O espaço é o físico mesmo. Nada de estantes com pastas e mais pastas de arquivos de OS que foram abertas há anos atrás.
Esses móveis desaparecem da sede que ganha mais liberdade de locomoção e conforto para o time que atua 100% no local.
Ter um ambiente de trabalho agradável faz parte da motivação e produtividade da equipe, viu?
Não basta todos os processos e ferramentas estarem em dia, se a casa mesmo não está adequada para atender as mínimas necessidades de quem trabalha ali oito horas por dia.
Como funciona a OS digital
Se você ficou interessado na OS digital, mas com dúvida sobre como funciona, é neste tópico que você encontrará as respostas. E caso ainda fique com alguma pergunta em aberto, te pedimos para ou deixar um comentário (sim, vamos te responder o mais rápido possível).
Ou chamar um especialista aqui no chat no próprio blog. Possivelmente, no canto direito da sua tela, tem um quadro de bate-papo com a foto de uma pessoa super simpática te esperando para conversar sobre como melhorar sua gestão.
Mas vamos lá.
A OS digital funciona da seguinte forma:
Por meio de um sistema de gestão de equipes externas, o gestor acessa uma plataforma que é integrada ao aplicativo que é instalado nos smartphones de todos os técnicos da equipe. A plataforma e o app fazem parte de um único sistema e ambos conversam entre si.
A partir do momento que uma OS é aberta, o gestor a envia via plataforma para o aplicativo do técnico responsável pela demanda.
E essa OS pode ser montada de acordo com a necessidade da sua empresa. E ainda, modificá-la sempre que necessário, como inclusão de mais tópicos executados na visita ou até mudança de foco.
O técnico a preenche direto no celular, assim como o cliente assina também ali mesmo.
Tipos de ordem de serviço
Existem vários tipos de OS que se encaixam de acordo com o setor e modelo de negócio. O importante é que a OS atenda as necessidades de todos os envolvidos, a ponto de não deixar dúvidas e documentar tudo o que foi feito.
Neste tópico, a Field te orienta sobre as OS mais utilizadas nas prestadoras no nosso país. E caso você considere algum tipo muito importante, mas que não foi citado, dê um toque na gente ali nos comentários.
Para manutenção
Vamos começar pelo tipo que, se não for o mais utilizado, está no ranking.
Manutenções acontecem todos os dias. Algumas já são previstas, de acordo com a agenda da prestadora e do contrato com o cliente. Outras acontecem de última hora para corrigir falhas nos equipamentos e em todo o processo de produção daquele lugar.
Manutenção preventiva
Esperamos que seja a mais recorrente aí na sua prestadora, dependendo do segmento que atua. Com um calendário bem organizado, atender as preventivas tem vários benefícios. Um deles é a troca de peças. Por isso, a importância do estoque que já falamos aqui.
Nesse tipo de ordem de serviço, o checklist precisa conter o estado do equipamento, o que foi feito e se quiser fazer a mais, até indicar quando será a próxima visita preventiva.
Esse formato de prestação torna-se o mais barato e vantajoso para ambos: cliente e prestadora. O aparelho funciona muito bem, com baixas chances de sofrer sérios danos. E ainda evita chamados de última hora, com troca de peças caras ou até mesmo inutilização do equipamento.
Se esse é o seu foco, a sua OS precisa ser bem planejada.
No momento de produzir o documento, leia nossas indicações: 4 fases da ficha de manutenção preventiva.
Corretiva
Só de ler esse nome, muitos gestores ficam com o cabelo em pé. Além de ser em caráter de emergência na maioria das vezes, é uma atividade que custa caro.
Infelizmente, alguns clientes deixam o equipamento chegar ao limite para abrir o chamado. Ou ainda, não seguem a preventiva de forma correta, sempre deixando para depois.
Como é uma atividade específica, precisa de uma OS que atenda o que a visita demanda. Abrimos uma observação para a importância do formato digital. Com essa opção, não tem necessidade de impressão de dois blocos diferentes. Basta ajustar no sistema e tudo fica certinho, sem custos ou trabalho extras.
E claro que a manutenção corretiva tem um conteúdo para chamar de seu: Manutenção corretiva: como melhorar sua gestão.
Eu ouvi festa? Ordem de serviço para evento
Os eventos movimentam um mercado e tanto no mundo todo. No Brasil, um país conhecido por um povo que adora uma festa, não seria diferente.
Desde os corporativos como congressos, palestras, simpósios até de cunho pessoal, como casamentos, aniversários, batizados, tem empresas que oferecem toda a organização.
Mesmo esses serviços demandam de uma OS. Por mais que não seja algo recorrente, abrir a ordem de serviço já certifica que o serviço irá acontecer.
Claro que a abertura da OS não significa que o evento será naquele dia. Afinal, até a chegada do grande dia vários itens são verificados e precisam passar por um checklist. Luzes, convidados confirmados, vistoria no local, autorização do Corpo de Bombeiros, contratação de ambulância dependendo do número de pessoas… Nada disso pode ficar para trás.
Um documento fundamental para a produtividade, a ordem de serviço evita que atividades não sejam realizadas
Relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho
Segurança sempre em primeiro lugar. Se a sua categoria de atuação expõe os trabalhadores a algum tipo de risco, o cuidado precisa ser triplicado.
O que seria risco? Profissionais que atuam com manutenção e instalação de equipamentos em áreas externas com alturas consideráveis. Manipulação de agentes químicos que sejam nocivos à saúde. Ferramentas e equipamentos que quando não bem manuseados podem causar graves acidentes e intoxicação.
Esses são apenas alguns exemplos. E mais que proteger a saúde e evitar problemas sérios, a empresa também evita multas. Aquelas que não seguem protocolos de segurança obrigatórios estão sujeitas a penalidades e o impacto financeiro tem o risco de causar grandes transtornos no fluxo de caixa.
Então, tenha sempre na OS orientações sobre o uso dos EPIs (equipamentos de proteção individual) e quando necessário, os EPCs (equipamentos de proteção coletiva).
A entrega dos EPIs precisa ser muito bem organizada. Todos os funcionários devem receber todos os itens e ainda assinar a ficha individual que comprova o fornecimento pela empresa.
No link te instruímos mais a fundo: Como fazer uma ficha de EPI: aprenda o passo a passo
Fazer um check-list é outro processo que você pode implementar na rotina. O que cada técnico utiliza fora da sede, durante as visitas, garante que realmente ele estará protegido, caso qualquer situação inusitada aconteça: Checklist para gestão de segurança do trabalho.
9 facilidades do sistema online para emissão de OS
Sabe aquele sistema de gestão de equipes externas que pontuamos acima? Pois bem, o software faz muito mais que emitir OS. Muito além do que você imagina.
Comunicação
Se a falha começa na comunicação, toda a visita sofrerá ruídos e não acontece como se deve.
Se a proposta do que é feito não acontece literalmente logo na abertura, a chance de desandar é real.
Por isso, a OS digital consegue eliminar todas as brechas que impedem que um serviço de alta qualidade seja feito. Todas as informações são preenchidas de forma adequada. Caso algum campo fique em aberto durante a execução do trabalho, o gestor pode questionar aquele dado.
Assim que enviada, o técnico recebe a notificação no aplicativo que integra o sistema. Ou seja, a ligação e mensagem passam a ser desnecessárias para avisar sobre aquele serviço. Sem contar que tudo fica muito bem documentado.
Elimina de vez a pilha de papel da sua mesa
Não importa o número de visitas feitas em um único dia, a pilha de papel existe e é um problema bem recorrente. Além de mostrar uma situação de desorganização na busca de determinado documento.
Além de trazer um ambiente mais limpo e organizado, o sistema online permite uma visualização real da forma sobre o preenchimento. E em segundos, permite encontrar o que precisa, sem deixar o cliente esperando muito tempo na linha.
OS perdida? Nunca mais!
Já que tudo passa a ser online, nada de perdas, rasuras e informações sem condições de serem interpretadas. O mal estar de avisar ao cliente que os dados daquele serviço não existem mais deixa de existir.
Ainda, dependendo do setor de atuação, os papéis sempre acabam sujos. E entregar com manchas não é nada legal para o cliente assinar ou até mesmo guardar o documento em um estado deplorável.
Não é frescura, muito menos estética. É oferecer um trabalho de qualidade que o cliente merece por ter depositado confiança na sua empresa e no seu time de técnicos.
Entendimento 100% do que a OS propõe
Dependendo da prestadora, várias pessoas preenchem a OS. Cada uma tem um tipo de letra diferente. E o técnico precisa dar uma de Sherlock Holmes para entender o mistério por trás de cada palavra.
Deixe a atividade de decifrar para momentos de descontração. O trabalho precisa ser sério, sem perda de tempo.
No formato digital, por meio da digitação, esse problema não acontece mais.
Checklist e fotos do serviço feito
A OS de papel, em PDF ou em excel, não permite fotos anexadas, certo? Com as funcionalidades do smartphone, o técnico consegue tirar fotos do estado do equipamento antes e depois do serviço, das peças trocadas, por exemplo.
As imagens passam a fazer parte do documento e entram no histórico daquele cliente.
- Checklist para imprimir: modelo pronto para empresas;
- Checklist: o que é e como aplicar;
- Modelo de checklist: qual o melhor para prestação de serviços?
Facilidade em encontrar o histórico
Alguns clientes têm anos de casa. Imagine um prédio comercial de 20 andares com cinco aparelhos de ar-condicionado em cada um deles. Todos eles demandam manutenção preventiva e até corretiva.
A cada chamado, uma ordem de serviço. E como saber o que aconteceu com cada equipamento nesse tempo todo? Analisando o histórico.
Por isso, essa funcionalidade é tão importante. No sistema online para emissão de OS, você tem acesso rápido ao histórico e entende se a vida útil está chegando ao limite. Ou porque há tantas demandas emergenciais.
Esses dados comportamentais ainda te auxiliam no momento de renovar o contrato, a saber exatamente quantas e quais tipos de manutenção têm mais abertura.
Direcionamento ao técnico mais próximo
O sistema de emissão de OS, por meio do aplicativo, indica com precisão onde o técnico está. O gestor, recebendo a chamada de emergência, tem a possibilidade de indicar o profissional que está mais próximo ao local. Assim, o combustível é economizado e o cliente atendido mais rapidamente.
Quer mais produtividade que isso?
Aquela famosa pergunta “Onde está meu técnico” terá a resposta na ponta da língua. Em uma única tela, o responsável pela gestão visualiza a localização em tempo real de todos os técnicos. Não importa o número, cinco, dez ou cinquenta.
Ainda por um painel de controle, o status da visita, quando começa, se está em andamento ou já finalizada. O que dá mais condições de direcionar a visita mais assertiva.
A localização em tempo real aliada à ordem de serviço aumenta a produtividade da equipe em 40%
Padronização
Todas as ordens de serviço passam a ter o mesmo formato. O técnico, conhecendo o documento, sabe onde preencher determinada informação, o que proporciona mais tempo e agilidade durante a visita.
E com todos os campos ali, evita que qualquer item desde o mais básico até o mais importante não fique de fora. O cliente recebe sempre os mesmos documentos e consegue comparar todos eles, caso sinta necessidade.
Saiba mais: Padronização de processos e atendimento ao cliente.
Análise da produtividade
Lá no começo do texto, te questionamos sobre diversos aspectos a respeito da sua gestão. Ter relatórios ajuda muito a medir como está a produtividade, atendimento e desempenho dos técnicos.
A OS é uma boa métrica para isso. Quantas OSs são abertas e concluídas por cada técnico, quanto tempo de atendimento, média de deslocamento são informações importantes para a sua gestão? Então, a OS digital proporciona um relatório produzido automaticamente.
Isso mesmo! Você não precisa contabilizar, contar, usar fórmulas de excel. Nada disso! Basta acessar a ferramenta dentro do sistema e pronto! Ajuste os erros, exalte o que sua equipe tem de melhor e faça mais visitas em menos tempo, com o mesmo número de técnicos.
Não basta ter uma ordem de serviço perfeita
Faça um planejamento detalhado
O que você pretende com a OS? Organização? Melhorar o desempenho da equipe? Evitar erros?
O planejamento começa logo no desenho do que realmente precisa constar na ordem de serviço e do que tem que ser excluído e está ali apenas como enfeite.
Não pense que as OS maiores são as mais efetivas. Seja direto e não peça dados irrelevantes. Não faça o técnico perder tempo preenchendo algo que não faça sentido para ele e também para a gestão.
Pense que o mundo ideal é analisar todos esses dados a cada período estipulado (7, 15, 30 dias). Isso é você que define, de acordo com a disponibilidade e urgência em aumentar a produtividade.
E dentro do planejamento, reforce sempre aos técnicos sobre a importância do documento. Ele não é papel ou documento digital da empresa. Mas de todos os envolvidos no processo. Portanto, todo cuidado é pouco.
Repasse a informação para outros setores
O formato digital da OS é perfeito nesse quesito. Como o documento fica no sistema, o papel não precisa trafegar entre as áreas. Basta acessar o sistema, e a ordem de serviço estará lá, com todas as informações essenciais para fazer com que a visita aconteça.
Abertura de chamado, gestão para definir qual técnico o melhor técnico para a demanda, estoque de peças, atendimento ao cliente. Em algumas empresas, as visitas passam por todas essas áreas. E mais que ficar gritando entre uma mesa e outra perguntando se recebeu, basta ficar logado e atender as novas notificações. Simples assim.
Conclusão
A Field espera realmente que todo esse conteúdo tenha agregado muitos aspectos na sua profissional e na sua gestão!
Que comece agora uma nova era na sua prestadora. E para isso, utilize novos processos e ferramentas que a Field Control oferece. Se durante o processo de leitura, você tenha ficado com alguma dúvida sobre o funcionamento do sistema, clique no link:
Agora que você já sabe tudo sobre ordem de serviço, vamos propor que sua empresa entre na era digital.
Quer melhorar ainda mais sua prestação de serviço? Pela sua companhia aqui nesse conteúdo, a Field te oferece uma demonstração gratuita para você entender na prática como a ordem de serviço digital funciona, assim como os demais processos.
É só clicar aqui e agendar agora mesmo. A melhor parte é que durante a experiência você conta com a consultoria dos nossos especialistas em gestão durante todo o uso do sistema.
Se está nos seus planos aumentar a produtividade da sua prestadora em 40%, então conte com a Field Control!
Para mais orientações sobre processos e gestão, acesse nosso canal: Field Control no YouTube.
