Fazer o controle financeiro empresarial é uma atividade complexa e que exige profissionais especializados e dedicados a essa tarefa.
Mas por mais que seja um desafio para muitas empresas, é fundamental fazer esse controle, sob o risco de ver seu negócio entrar na estatística daqueles que fecham as portas antes de 5 anos de vida.
Se sua empresa tem dificuldade em manter os registros e apurações financeiras em dia, gerar relatório e demonstrativos e fazer previsão de cenários, a boa notícia é que existem diversos programas para controle financeiro empresarial que podem ajudar – e muito – a resolver essa situação.
Nesta postagem, selecionamos 4 programas para controle financeiro empresarial.
Alguns deles não são diretamente ligados ao controle financeiro em si.
E podem ajudar sua empresa a ter as informações necessárias e agilizar os processos financeiros em seu negócio.
Preparado para conhecê-los?
Vamos lá, então!
4 programas para controle financeiro empresarial para seu negócio
A maioria das pessoas associa controle financeiro com planilhas cheias de números.
Bem, isso não deixa de ser verdade, em parte, mas além de planilhas eletrônicas, existem muitos outros programas para controle financeiro empresarial que podem ser bastante úteis para seu negócio.
Um CRM, por exemplo, pode ajudar a fazer a previsão e o forecast de vendas, ao apresentar um funil de vendas bastante completo e intuitivo.
Além disso, a emissão de notas fiscais pode ser agilizada com o uso de ferramentas específicas para isso, que também contam com painéis de controle, com dados de faturamento e outras informações.
Por fim, não podemos deixar de mencionar programas para controle financeiro empresarial especificamente criados para esse fim.
Além dessa vantagem do foco financeiro, também podem se beneficiar das informações disponibilizadas por outros softwares.
Para começar nossa lista, vamos a um clássico dos programas para controle financeiro empresarial.
1- O velho e bom Excel
Mesmo aqueles que não dominam completamente a criação dessas planilhas eletrônicas utilizando macros, fórmula e filtros podem se valer de diversos templates prontos.
Existem planilhas em Excel para controle de praticamente tudo, desde modelos de demonstração de gastos, custos e despesas e demonstrativos de resultados do exercício (DRE), até planilhas para análise e simulação de cenários financeiros, entre muitas outras.
Mas a verdade é que os verdadeiros fãs do uso de planilhas Excel como programas para controle financeiro se orgulham de conhecer todos os macetes para construir planilhas perfeitas e até com gráficos e painéis de controle.
É importante notar que apesar do Excel ser um programa bastante conhecido, ele tem limitações em termos de capacidade de dados que pode gerenciar.
Além disso, se não for usado um sistema de drives compartilhados, como o próprio o próprio One Drive da Microsoft.
Exemplos:
As planilhas podem acabar ficando desatualizadas nas máquinas de alguns usuários.
Trocar planilhas por e-mail deve ser evitado ao máximo.
Além de ser um processo lento, não é seguro, pois ao se digitar inadvertidamente um endereça de e-mail errado na hora de enviar uma planilha Excel anexada, informações críticas da empresa podem acabar em mão indevidas.
O ideal é que haja um repositório de informações onde a última versão das planilhas usadas como programas para controle financeiro empresarial estão acessíveis de forma colaborativa para aqueles que devem ter conhecimento delas.
Isso pode ser feito com o uso, inclusive, de login e senha e com a determinação de níveis de acesso para cada usuário, alguns podendo editar e outros apenas visualizar as planilhas.
Google Sheets: uma alternativa gratuita
O Google Sheets, ou Google Planilhas, é uma alternativa gratuita e que conta praticamente com a mesmas funcionalidades do Excel.
Ele só funciona pela nuvem e os arquivos já são colaborativos e editáveis de forma simultânea por mais de um usuário em tempo real.
Com ele o tráfego de e-mails acaba e as planilhas ficam arquivados no Google Drive, com todas as versões anteriores podendo ser resgatadas a qualquer momento.
2- CRM para controle financeiro?
Qual é o único departamento de uma empresa que gera receitas operacionais?
É o departamento de vendas, concorda?
Portanto, ter as atividades da área de vendas muito bem monitoradas e controladas por um software de CRM não deixa de ser uma forma de controle financeiro.
As ferramentas de CRM apresentam diversas funções:
- Gerenciar a força de vendas;
- Manter um funil de vendas atualizado;
- Segmentar a base de clientes por meio de filtros;
- Conhecê-los melhor para atender suas necessidades,
- Definir comissões de vendas,
- Fazer estimativas de vendas com base nos negócios em andamento;
- Manter um registro de todos os contatos feitos com clientes;
- Disponibilizar os dados de vendas a qualquer momento.
Entre muitas outras.
Como você deve ter percebido, apesar de não se tratar de um programa de controle financeiro empresarial, uma ferramenta de CRM pode trazer dados valiosos para quem usa esse tipo de software.
Fazer previsões de vendas é uma atividade importante para qualquer um que queira manter um controle financeiro empresarial adequado.
E com ajuda de um programa de CRM, as previsões de vendas serão muito mais precisas.
Além do funil de vendas auxiliar nessas previsões mês a mês, o histórico de vendas de diversos anos anteriores ajuda a entender a sazonalidade do negócio e até como algumas promoções de vendas ou políticas de preço fizeram a curva de vendas oscilar ao longo dos anos.
Com certeza, contar com um CRM deve fazer parte da sua lista de programas de controle financeiro empresarial.
3- Software de emissão de notas fiscais eletrônicas
Muitas empresas se esquecem que perder muito tempo com tarefas burocráticas e repetitivas desmotiva funcionários e ocupa um tempo precioso que poderia estar sendo empregado em outras atividades mais estratégicas para o negócio.
Um programa de emissão de notas fiscais eletrônicas acaba se tornando uma verdadeira ferramenta de produtividade, porque automatiza essas tarefas chatas e que não agregam nenhum valor ao seu negócio.
Além disso, um programa gerenciador de notas fiscais eletrônicas calcula automaticamente os impostos e já envia os e-mails para os clientes, gerando também os arquivos XML e HTML.
Tudo fica mais ágil e prático, sem falar em uma vantagem fundamental: a diminuição de erros, porque os cálculos são automáticos e os dados dos clientes já estão cadastrados no sistema.
Mas se você acha que automatização significa apenas tornar tarefas manuais em automáticas, se engana.
A automatização também garante que os dados fiquem arquivados e podem ser consultados a qualquer momento, ajudando, mais uma vez, sua empresa a fazer previsões de vendas.
Portanto, um software de emissão automatizada de notas fiscais é outro a se considerar na hora de providenciar programas de controle financeiro empresarial.
4- Programas para controle financeiro empresarial específicos
Os programas citados acima são bastante úteis e podem auxiliar muito na gestão financeira de uma empresa.
Mas não podemos deixar de mencionar programas para gestão financeira empresarial criados especificamente para essa tarefa.
É evidente que contar com o auxílio de outros programas é importante, tanto é verdade que a os bons programas para controle financeiro empresarial já contam com uma maneira de captura dados de seu ERP ou de seu programa contábil.
Além disso, se você se acostumou a trabalhar com planilhas Excel, ou tem dados prontos nelas e não quer digitar tudo novamente, é possível importar tudo isso diretamente, se você estiver trabalhando com um bom programa de controle financeiro.
O ideal, é claro, é que você passe a usar o programa diretamente, evitando esse trabalho de importação, mas a funcionalidade existe e não deixa de ser uma vantagem para quem criou planilhas e se acostumou com elas.
Veja algumas das funcionalidades que um bom programa para controle financeiro empresarial deve ter.
Orçamento empresarial descentralizado
Cada departamento faz seu orçamento de forma independente, mas as informações são consolidadas automaticamente.
Ao fazer um orçamento dessa forma colaborativa, é possível ter muito mais detalhes de cada área.
Sem contar no tempo que se ganha, porque não é preciso consolidar as informações manualmente.
Possibilidade de acompanhar o planejado e o realizado
Ao fazer seu planejamento orçamentário, é muito importante comparar o que se esperava acontecer com o que realmente está se realizando.
Outro ponto importante é poder fazer comparações com o histórico, tanto do planejado como do realizado.
Projeção de cenários
Para uma boa tomada de decisão e planejamento, é fundamental conseguir fazer projeções, simulações e criar cenários.
Um bom programa de controle financeiro empresarial precisa contar com essa funcionalidade.
Relatórios Gerenciais e painéis de controle
Não apenas contar com relatórios de demonstrativos de resultados e de fluxo de caixa, por exemplo.
Além dessas importantes informações, é fundamental contar com um painel de controle intuitivo, com gráficos que mostram os principais indicadores financeiros de uma forma clara e fácil de se compreender rapidamente.
Sem dúvida, contar com programas para controle financeiro empresarial é determinante para o sucesso de qualquer negócio. Não perca mais tempo e traga essa vantagem competitiva para sua empresa.
Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CMO do Agendor, a plataforma de aprimoramento em vendas para vendedores profissionais.
