Fundada por dois engenheiros, a Air Solution, empresa de climatização com sede na cidade de São Paulo, se viu com muitos desafios no início da atividade. Os principais deles eram a otimização de tempo e falta de recursos que organizassem as demandas diárias. João Cruz, um dos fundadores, logo nos primeiros meses da empresa, pensou em algo que facilitaria os processos, a comunicação e promovesse acesso mais rápido aos dados das visitas com demanda de instalação e manutenção dos equipamentos da sua empresa.
Em uma conversa durante uma tarde na sede da Field Control na mesma cidade, localizada no Habitat, ambiente de inovação do Bradesco, Cruz, junto a Lea Lobo, responsável pela área administrativa da Air Solution, compartilhou com o nosso time como a tecnologia do sistema promoveu a qualidade dos serviços prestados, agregando eficiência nas ações dos técnicos e melhoraram a margem de acertos da gestão.
Antes de continuar, o Field Control é um sistema de gestão de equipes externas. Por meio de uma plataforma completa, acessível de qualquer desktop e app por meio de login e senha, os gestores têm acesso a localização exata dos técnicos que estão em operação, o status de cada visita, processos digitais, entre eles, ordem de serviço, relatório fotográfico, checklist e no caso de climatização, o tão comentado e necessário PMOC.
A Air Solution antes do Field Control
Ao aderir o Field, a Air Solution conseguiu interromper ciclos de erros que, logo no início da jornada da empresa, foram detectados, antes que virasse uma bola de neve. Alguns deles foram:
A ordem de serviço em papel ficava suja em muitas situações, principalmente, quando havia manipulação de óleo no equipamento. O técnico pegava o papel para preencher e deixava várias marcas no documento que era entregue para assinatura do cliente, causando uma impressão não muito boa.
Esse mesmo papel, ficava no carro com muitos outros que traziam as visitas do dia. E se você trabalha com manutenção, sabe a correria que é. Desce e sobe do carro, busca de ferramentas, conferidas seguidas na ordem de serviço de manutenção … que nesses movimentos por ser de papel, era perdida. E nisso, todas as informações daquela visitas também. Em outros casos, nem preenchida era, perdendo totalmente as informações do que foi feito durante a manutenção ou instalação de ar-condicionado.
Um dado fundamental para quem atua no setor de climatização é a foto. Afinal, nada melhor que ver para crer que aquele equipamento foi instalado corretamente ou que a manutenção agendada foi feita, corrigindo ou atuando na prevenção de paradas repentinas. Mas como anexá-las no papel? Impossível o técnico andar com mais uma ferramenta.
Outra problemática, era o compartilhamento da ordem de serviço online com o cliente. Como anexar fotos, preencher os dados e ter 100% de precisão de que o preenchimento foi feito? A insegurança reinava nessas horas.
Como a Air Solution eliminou os problemas de gestão com um clique
Além do time da Air Solution, os clientes também têm acesso a ferramenta digital, que é um diferencial no momento de fechar contratos. O PMOC, por exemplo, agora é um relatório de visita técnica, que chega em segundos após a realização para o cliente.
Ainda, o cliente também faz o chamado de forma digital. Nada de pegar no telefone ou mandar mensagem para abertura de chamado via whatsapp. Com o módulo de clientes, eles têm acesso a todas as visitas agendadas, as passadas, assim como fazer abertura de chamadas, simplificando o processo e com a certeza que serão atendidos. Basta explicar o problema que o atendimento será aberto e, dentro do prazo estipulado, solucionado.
Agora, imagine você como era antes do Field? A pessoa precisava ligar, muitas vezes, era interrompida por tarefas internas, ou quando ligava, o gestor estava resolvendo um pepino maior ainda… e o que era para ser simples, virada aquelas tarefas que ninguém gosta de fazer.
Trazendo um exemplo bem prático, você lembra como era pedir pizza por telefone em uma sexta-feira à noite? Você ligava, dificilmente conseguia ser atendido de primeira, tinha que repetir o pedido porque a atendente estava fazendo mil coisas ao mesmo tempo, confirmar o endereço, informar como seria o pagamento. Quando passava do tempo, ligava perguntando da pizza, já que a família toda estava com mais fome ainda.
Hoje, o Ifood e outros aplicativos de entrega mudaram tudo. Você não precisa falar com ninguém. Sua pizzaria favorita está ali cadastrada, seu último pedido também, caso queira repeti-lo, assim como seu endereço. Com um clique, você pede, a pizzaria recebe sua solicitação e a pizza chega na sua casa.
Com o Field Control acontece o mesmo na sua empresa. E a Air Solution soube aproveitar isso muito bem.
Como organizar fotos em relatórios digitais
Antes, sem o Field, a Air Solution passava muito tempo organizando os relatórios com fotos que eram baixadas do whatsapp, editadas e inseridas no documento em word. Vamos concordar que era um processo nada produtivo.
Com o relatório fotográfico das atividades, mais que facilitar o preenchimento, o envio ao cliente foi otimizado. Por conter fotos, o arquivo ficava sempre pesado. Até carregá-lo e enviá-lo por e-mail, Lea conta que muitos clientes não os recebiam. Então, precisávamos dividir o relatório e até mesmo enviar foto por foto. “O que seria um simples envio de e-mail, lotava a caixa do cliente com uma única visita. Hoje, o arquivo mesmo sendo mais completo, incrivelmente é mais ágil. E fica no sistema para ser acessado por um link“.
Na parte operacional, a organização de materiais ficou mais clara. Cada técnico começa o dia sabendo boa parte da demanda do período e inicia o expediente com a separação dos kits que irá utilizar no dia. O tempo economizado fez com que mais visitas se encaixassem na agenda.
Como saber quantas visitas minha equipe externa faz por dia? Ou por cliente?
Você tem noção desse número? Pouco tempo antes da assinatura do Field, a Air Solution não tinha ideia de quantas visitas eram feitas (por dia, por mês e por cliente). Para contabilizar, era necessário abrir relatório por relatório. Hoje, apenas ao acessar o sistema, os dados aparecem ali, na tela.
“Hoje sabemos quantos e quais serviços foram feitos por cliente, as conclusões, os relatórios, todos estão lá. Ou seja, tudo é interligado o que facilita muito a operação diária”.
Sobre a localização da equipe em tempo real
A partir da tomada de decisão de ter frota de carros alugados, a instalação de rastreadores nos veículos estava descartada. A solução, por incrível que pareça, também estava pronta para uso no Field Control. A economia foi sentida logo no primeiro, já que a mensalidade do Field não agrega apenas a localização, mas todos os demais processos.
Com o aplicativo instalado no smartphone dos técnicos, a localização em tempo real acontece, com acompanhamento via painel de controle. “Hoje, eu consigo acompanhar onde cada técnico está, a hora que ele saiu do cliente, se ainda está executando o serviço. É também uma segurança quando o cliente diz que o técnico chegou atrasado, é possível realmente comprovar que o profissional estava lá em determinado horário”
A pergunta – vai demorar muito para chegar? – que possivelmente, você ouve muitas vezes por dia, continua fazendo parte da vida da Air Solution, mas o que mudou foi a resposta. Sem o Field, era impossível saber com precisão, o gestor precisava acionar o técnico para obter a informação. Hoje não, está tudo na tela e atualizado em tempo real. É possível até dizer que o técnico está dobrando a esquina do local da visita porque realmente é possível.
O acompanhamento do status da visita auxilia no remanejamento das agendadas a seguir. Por exemplo, caso a manutenção seja mais complexa que a relatada pelo cliente, o João consegue avisar a próxima visita que haverá atraso, o que poupa a expectativa e as ligações perguntando sobre o início do atendimento.
Melhorias que o Field Control implementou na Air Solution
- Integração de todas as ferramentas de trabalho em um único sistema (agenda, relatórios, monitoramento das visitas, localização dos técnicos, fotos das manutenções, ordem de serviço, entre outros);
- Economia ao substituir a mensalidade dos rastreadores de veículos, utilizando a localização em tempo real, que permite até mesmo o cliente saber onde o técnico está;
- Economia ao não imprimir mais papel para a ordem de serviço que, em formato digital, tem todos os dados preenchidos, com fotos e facilidade de envio ao cliente;
- Economia de tempo em diversos fatores: preenchimento de relatórios e OS, envio aos clientes, entre outros;
- Agenda de planejamento digital, no qual o gestor inclui todas as demandas do dia e promove melhor preparação dos técnicos, que sabem antecipadamente quais materiais precisarão usar.
“Muitos gestores não aderem o Field, possivelmente por achá-lo algo fora da realidade financeira da empresa, porém, é um sistema super rápido, simples, é possível pagar e engrandece o negócio“. Começamos o parágrafo com essa frase do João para quebrar o bloqueio que você, como responsável pela gestão, possa ter para aderir uma ferramenta que muda a realidade das empresas.
Para se ter ideia da proporção, hoje, mais de 23 mil técnicos utilizam o Field Control em todos os estados do Brasil, além de países da América Latina, em mais de 2000 empresas. Todas elas, diariamente, deixam de emitir mais de 30 mil folhas por dia no meio ambiente, gerando mais economia e produtividade.
Agora, você não tem mais dúvidas sobre a efetividade do Field Control. Então, agende uma demonstração grátis com um dos nossos especialistas que irá mostrar na prática, como será sua realidade, a partir do uso dessa tecnologia inovadora e que promove alta produtividade na sua empresa, proporcionando segurança e qualidade nos atendimentos aos clientes.
