No corrido dia a dia de uma empresa, há um enorme volume de documentos gerados. Sejam eles, fiscais, contábeis, de operação ou até mesmo de processos internos. E sempre há a dúvida sobre o armazenamento de documentos da empresa.
As leis brasileiras exigem que todas as pessoas jurídicas armazenem os documentos por um período determinado para que não se tenha problemas futuros.
Então, a grande questão em relação ao armazenamento de documentos é: por quanto tempo preciso guardar esses papéis da minha empresa?
Neste conteúdo, vamos explicar um pouco mais sobre o esse armazenamento e o tempo que precisam ficar arquivados. Além disso, responder as principais dúvidas sobre o assunto.
Por qual razão devemos ter o armazenamento de documentos?
O armazenamento de documentos é importante por diversas razões. Além de ser um registro importante das ações tomadas na empresa e de ter um controle bem feito de pagamentos de contas e impostos, há toda a questão legal.
Em relação a pagamentos ao governo, como questões do Fisco, o armazenamento de documentos traz segurança em caso de cobranças indevidas. Com os documentos guardados é possível provar que tudo foi devidamente quitado e entregue.
Por quanto tempo?
Em relação ao tempo de armazenamento de documentos, tudo depende muito de qual documento estamos falando. O prazo pode ser de três a até 30 anos. Isso mesmo, trinta anos guardando um documento.
Há, ainda, documentos que mesmo sem previsão legal devem ser armazenados pelo empreendedor por tempo indeterminado. É o caso da folha de pagamento, livros de inspeção do trabalho e o livro registro de empregados.
Contábeis e fiscais
Como já dito, o armazenamento de documentos está previsto em lei. Esses precisam ficar arquivados por vários anos.
Alguns, como os contábeis e fiscais, devem ficar arquivados por, no mínimo, cinco anos.
Mas, além do prazo de armazenamento de documentos, você sabe quais devemos guardar? Veja, abaixo, os mais comuns que devem ficar guardados:
- Notas fiscais e recibos;
- Imposto de Renda;
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
- Livros fiscais;
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
- Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
- Declarações DIPJ, DCTF, DACON;
- Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
- Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções.
E outros documentos?
Os contábeis e fiscais mais utilizados já contemplamos acima. No entanto, há outros tipos de documentos gerados em uma empresa e o armazenamento de documentos também é necessário.
Há documentos, como o CAGED, a Ficha de Acidentes de Trabalho e o CIPA – Folha de Votação, que devem ficar arquivados por três anos.
Atestado médico de gestante, ficha de salário maternidade e o convênio salário educação precisam ficar guardados por 10 anos.
O armazenamento de documentos relativos ao FGTS deve ser de 30 anos.
E onde realizar o armazenamento de documentos?
Foi-se o tempo que o armazenamento de documentos precisava ser feito em papel. Várias estantes ocupando uma sala inteira do seu escritório como arquivo é uma visão que ficou para trás.
Hoje, com o avanço da tecnologia, surgiu uma série de ferramentas e soluções que ajudam no arquivamento de documentos dos mais diversos tipos.
Há, por exemplo, sistemas que arquivam e gerenciam apenas Notas Fiscais. É possível, também, digitalizar documentos antigos e que ainda não podem ser descartados, e mantê-los na nuvem ou organizados em um servidor.
Como a memória de alguns notebooks e computadores é limitada e quando está chegando a capacidade deixa o equipamento lento, o armazenamento em nuvem é a opção mais viável.
Em primeiro lugar, você tem acesso em qualquer lugar, já que o documento não fica na máquina, mas sim em um sistema. Em segundo lugar, segurança. Se o seu computador desiste de funcionar de vez, adeus, arquivos!
Se ainda ficaram dúvidas sobre a nuvem, te explicamos com mais detalhes: Armazenamento em nuvem: como é feito?
Como armazenar com segurança?
O Field Control é um aplicativo para prestadores de serviços externos. Todos os dias, ajudamos de diversas formas na gestão de documentos.
É possível, por exemplo, fazer o armazenamento de documentos relativos às visitas técnicas realizadas pela sua empresa.
As informações disponíveis no sistema podem ajudar na melhor organização da empresa.
Acima de tudo, possibilita que os gestores possam acompanhar todo o trabalho em tempo real, aumentando a produtividade da equipe e facilitando a comunicação entre técnicos e gestores.
Uma das primeiras mudanças implementas pelo Field Control é o uso de ordem de serviço digital. Aquele problemão de perda, rasura e difícil acesso deixa de existir. Inclusive, se precisar de um novo modelo, está na mão. É só baixar grátis: modelo de ordem de serviço para prestadoras.
Para técnicos e gestores, um único sistema de armazenamento de documentos
A tecnologia que integra o aplicativo utilizado por técnicos de equipes externas e um sistema web para os gestores foi desenvolvida para aumentar a produtividade. Outro objetivo é elevar a qualidade de serviços prestados no Brasil.
Empresas prestadoras de serviços de diversos segmentos estão aptas para o uso. Então, se você atua com de climatização, dedetizadoras, desentupidoras, provedores de internet, manutenção de eletrodomésticos, manutenção de elevadores, segurança eletrônica e telecomunicações.
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