Em algumas profissões, o volume de atividades é alto e muitas delas podem surgir de uma hora para outra. Começar pelo o que é prioridade é essencial. Entretanto, para executar tudo o que está proposto, desde os mais urgentes até as tarefas de rotina, precisamos de um apoio para não ficarem para trás. Nisso, o checklist entra como um aliado de profissionais e empresas que seguem à risco as atribuições dos serviços e produtos oferecidos no mercado.
Como existem vários modelos e formatos, fique atento ao que mais se ajusta ao seu momento atual. Nas papelarias, você encontra diversos modelos de papel para preenchimento a mão e ainda com marcação diária, semanal e mensal. Nada contra esse tipo, até porque muitas pessoas usam, dão conta das demandas e não esquecem nenhuma tarefa.
Mas será realmente que esse é o modelo para todos? Claro que ter um checklist já te coloca em uma posição diferenciada quando o tema é organização. Porém, há outras opções mais práticas, que melhoram o resultado e agregam a produtividade.
O que é checklist
O checklist é uma lista de verificação a ser aplicada em diferentes áreas, setores e segmentos. É uma ferramenta que apoia a otimização das tarefas a serem cumpridas, evitando que algo importante fique para trás.
Com a correria do dia a dia e a intensa rotina de trabalho, ter um checklist indica as prioridades, o que foi feito em uma demanda específica ou até ser um documento que dê direções.
O uso pode ser individual ou coletivo. O importante é que a atualização seja a mais fiel possível ao que realmente foi executado.
Em tempos que o trabalho remoto está com adesão alta, o checklist compartilhado é uma forma de comunicação entre todos os envolvidos nos processos coletivos.
- Modelo de checklist: qual o melhor para prestação de serviços?;
- Checklist para imprimir: modelo pronto para empresas
Exemplos de checklist
A lista de verificação tem diversos modelos e usos. Cabe ao usuário determinar qual melhor se encaixa não só na tarefa executada, como nas atribuições do trabalho.
Por exemplo, uma única pessoa pode ter vários checklists. Um para o dia, organizado logo no início do expediente, um compartilhado com a equipe, com distribuição de tarefas e indicação do que foi feito e até mesmo o que é prioridade. E um para cada tarefa.
Para o checklist compartilhado com a equipe, todos acompanham o desenvolvimento de um projeto. Com isso, elimina a necessidade de ficar trocando mensagens de atualização entre si e também com o responsável. O importante é estar atento sempre na atualização. Afinal, não basta ter um checklist completo, mas que não é atualizado.
Existem os modelos mais básicos e os mais específicos. O essencial é que essa lista atenda tudo o que todos os envolvidos precisam para que o trabalho seja realizado com qualidade.
Modelo de checklist para manutenção
Se você trabalha com manutenção, o checklist faz parte de todo o processo. Na lista, a cada manutenção, o técnico responsável insere o que foi feito, como trocas de peças, atualização de dados, entre outros.
No caso de equipes de manutenção, é possível ter um checklist para as visitas de prevenção e correção. Como cada uma delas exige ações específicas, fica ali registrado o que cabe dentro daquela atividade e o também o que foi feito. Se houver necessidade de consulta posterior, está tudo ali indicado.
E como existem modelos diferentes para as empresas que atuam com manutenção, o modelo digital é o mais indicado e prático.
Checklist excel
Existem diversos formatos de checklist, entre eles, em excel. Se você utiliza, já é um grande passo na organização e foco nas metas. Entretanto, não é o mais fácil e com mais funções.
Em primeiro lugar, o compartilhamento não é tão simples. Em segundo lugar, se precisar imprimir, você precisa formatá-lo. A atualização pelo celular também não é das melhores.
Que tal buscar opções mais fáceis e que permitem atualização ágil e compartilhamento com mais pessoas da equipe?
Se quiser melhorar esse aspecto e substituir o modelo que você utiliza hoje, siga para o item abaixo.
Checklist download
Chegou a sua chance de eliminar de vez o seu checklist de excel e partir para a era da modernidade.
A partir de agora você terá acesso a uma lista de verificação que vai de encontro com a sua realidade vivida hoje.
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E mais que utilizar esse modelo em papel, você tem a oportunidade de utilizá-lo com rápido acesso, facilidade de preenchimento e ainda, modificá-lo sempre que desejar.
Quando o checklist é digital e integra outros processos, faz muito mais sentido na operação. Uma porque fica no histórico para consulta posterior se necessário.
E outra, no momento da consulta, fica muito mais ágil. Essa é uma das vantagens do modelo digital. Quando em papel, encontrar determinado checklist leva algum tempo que poderia muito bem ser aplicado em outra demanda mais produtiva.
Imagine sua empresa sem aqueles blocos de papel espalhados nas mesas, sem aquelas estantes e pastas de arquivos e o fluxo de caixa sem essa despesa. Todo o custo do checklist impresso pode ser revertido para um investimento que melhore toda a produtividade. Como resultado, ao alcançar suas metas de hoje, você consegue estabelecer um crescimento constante, de acordo com os objetivos da empresa.
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