Há sempre muita dificuldade nas empresas em saber qual o cálculo de km rodado correto. Como em todo reembolso de despesas, é preciso que se tenha processos e cálculos claros, para que não aconteça nenhum mal entendido. Então, tenha tudo muito bem definido. Mas a principal questão é: como calcular km rodado?
Neste conteúdo, a Field traz dicas e informações sobre como calcular km rodado quando seu colaborador precisa utilizar o próprio carro ou moto. Esse dado é importante para as empresas de manutenção que atuam com equipes externas.
E até mesmo você, como gestor, pode utilizar quando precisar prestar contas para a contabilidade. Afinal, o fluxo de caixa precisa estar em dia e funcionando plenamente.
A importância do cálculo de KM correto e preciso
Assim como qualquer outro setor ou ponto da empresa, o cálculo de km rodado deve ser levado com seriedade, sendo muito importante a precisão da conta e dos processos, para que não aconteçam erros que resultem em desperdícios financeiros.
Por isso, é fundamental que se faça o cálculo preciso do km rodado, pensando também na melhor gestão dos reembolsos.
Outro ponto importante é definir quais serão os itens que estarão no cálculo de km rodado. Normalmente, os itens que compõem a conta são: combustível, limpeza, seguro e IPVA + licenciamento.
Como as pessoas possuem carros de marcas e modelos diferentes, a empresa pode adotar um modelo padrão intermediário de veículo – o que implica em ter um consumo médio – , assim como um valor médio do combustível.
Vamos para o cálculo de km rodado
1.Combustível
Vamos começar pelo combustível. É preciso que se tenha definido o consumo médio na gasolina/álcool de um carro 1.4, por exemplo. Depois, o valor médio do preço da gasolina na cidade onde será feito o reembolso. Isso feito, basta dividir o preço da gasolina pelo consumo médio.
Você pode saber mais sobre esse tópico no link: Dicas para economizar combustível da sua equipe.
2.Seguro
Assim como todos os outros itens é preciso ter um valor médio do preço de um seguro, e ter uma ideia média dos kms mensais rodados pelo colaborador. E a conta também é simples: dividir o valor médio do seguro pela quantidade anual de quilômetro rodado (multiplicar por 12 o km mensal).
Pesquise uma corretora que possa te orientar qual o melhor custo benefício. Caso tenha uma frota, o desconto pode até rolar.
Avalie cada cláusula do contrato de serviço. Não esqueça de checar quais coberturas estão disponíveis. E como proceder de forma fácil na troca de motoristas. Um carro pode ser pilotado por mais de um técnico. Ainda mais em prestadoras que atuam em esquema de plantão.
3.IPVA e Licenciamento
É hora de definir preços médios de IPVA e Licenciamento (algumas empresas pagam o valor integral dos impostos). Aqui, também teremos os kms mensais rodados e os anuais (multiplicando o mensal por 12). A conta: Valor do IPVA + Licenciamento dividido pela quilometragem anual.
No momento de escolher a sua frota, analise quais são os carros mais econômicos nesse sentido.
A linha de entrada geralmente é a opção mais adotada para empresas. A manutenção não é cara. A facilidade de troca de peças é maior. E a economia de combustível também.
4.Limpeza
Agora, mais uma vez, precisamos de valores médios de limpeza e a quantidade feita, de acordo com o período. Se seu colaborador visita clientes é sempre bom que esteja com o carro impecável. Neste caso, o custo é mensal e deve-se dividir o valor gasto por mês com limpeza pela quantidade de km rodado.
É possível fazer parcerias com lava-rápidos. Fazer uma lavagem interna e externa a cada 15 dias é bem viável. Por mais que o interior esteja limpo, em cidades com alto índice de poluição, a lataria fica com bastante poeira.
Além de sujar o uniforme dos técnicos, chegar com o carro sujo nos locais de manutenção não é legal.
Como calcular km rodado: conta final
Após ter todos esses valores levantados, deve-se somá-los. O resultado, em reais (R$), deve ser multiplicado pela quantidade mensal de km rodado. O resultado será o valor que deve ser reembolsado ao colaborador.
*Bônus – Equipes externas
No caso de equipes externas, como calcular km rodado é mais uma questão importante para a empresa. E é onde o monitoramento das equipes se torna muito importante – inclusive, já falamos do assunto aqui no blog.
Ferramentas de gestão podem ajudar e muito em questões de reembolsos e cálculo de km rodado. Com a solução da Field Control, por exemplo, é possível ter o controle e monitoramento das equipes externas. Com isso, tem acesso rápido e fácil à ordem de serviços, linha do tempo dos trabalhos e uma série de outras informações gerenciais.
E quando citamos ordem de serviço, como está a sua? Confira um modelo ideal para prestação de serviços: baixar modelo de ordem de serviço.
Há, também, uma ferramenta chamada “mapa”. Na tela do computador, o gestor consegue ver em tempo real a localização do técnico.
E saber a localização dos técnicos tem muito mais benefícios do que você pensa. Tanto que vamos provar aqui: Benefícios da localização em tempo real para sua equipe externa.
Vamos partir para outro momento da sua produtividade?
Como sempre falamos por aqui, tenha em mente que a tecnologia pode ser um grande diferencial competitivo para a sua empresa.
Com toda essa tecnologia e controle, fica mais simples e fácil trabalhar em cima de questões de reembolso. E, principalmente, em como será pago o cálculo de km rodado.
Agende uma demonstração clicando aqui.Sinta na prática como monitorar sua frota, ter gerenciamento dos técnicos de forma efetiva e ainda ter o cálculo de km pronto, sem dores de cabeça.
