Comunicar é um verbo mais que essencial na vida das pessoas. Quando se trata de empresas, então… Não importa o tamanho, quem não tem um alinhamento de comunicação dentro da empresa, comete várias falhas em todos os processos. E quem sente mais com esses possíveis erros são os colaboradores e os clientes. Mas um profissional tem papel fundamental nesse quesito. Por isso, resolvemos pontuar a importância do líder na comunicação da empresa.
É muito comum a comunicação que realmente precisa ser repassada, pare em algum colaborador ou departamento e não chegue a realmente a quem precisa. Ter um fluxo de informação, principalmente quando o cliente passa por diferentes áreas da empresa é fundamental para o sucesso de todo o atendimento e satisfação da operação.
A comunicação dentro da empresa, que também pode ser chamada de comunicação interna, deve fluir por todos os públicos internos, isso mesmo, no plural. Uma empresa não tem apenas um único público. Por mais que seja uma única empresa, são diferentes. Cada um com sua forma de trabalho e atividades diferenciadas, que unidas, complementam todo o processo da empresa.
O líder de uma equipe, departamento ou até de toda a empresa, além de gestão em si, também é responsável pelo fluxo de comunicação. Esse fluxo deve funcionar entre:
- colaboradores;
- departamentos;
- clientes;
- sócios;
Não há nada pior do que um cliente ser atendido por diversas pessoas em uma única empresa onde não tenha fluxo e troca de informações de forma ágil e objetiva.
Erros mais comuns na comunicação dentro da empresa
- Tentar adivinhar o que as pessoas pensam, sem questioná-las;
- Pouca democracia na comunicação;
- Não aceitação de ideias e opiniões diferentes;
- Um único colaborador detém a informação e não a compartilha com os demais envolvidos no processo.
Os desafios do papel do líder na comunicação da empresa
- Organizar e distribuir bem o fluxo de informações, em paralelo às suas atribuições de rotina;
- Fazer com que os colaboradores troquem as informações necessárias para que os processos não sejam travados;
- Conhecer todos os processos e saber compartilhá-los;
- Saber identificar e evitar ruídos na comunicação.
Formas de implementar uma comunicação efetiva na sua empresa
- Incluir um jornal mural no local do cafezinho ou em lugar onde todos passam diariamente. Neste mural, você pode inserir avisos importantes e boas notícias também como novos clientes, adesão a novas ferramentas e processos. Você deve estar se perguntando se o e-mail não seria mais funcional. Porém, a partir do momento que a mensagem é excluída, a informação não pode ter sido processada, principalmente, quando recebida em momentos de concentração. Fora da mesa de trabalho, sem outras distrações, a mensagem pode ser efetiva.
- Faça reuniões em grupo e individuais para saber como está o fluxo de comunicação interna;
- Um simples e-mail com todos os envolvidos em determinado processo pode resolver e comunicar dados que possam trazer grande conflitos com uma determinado cliente;
- Lembre-se que, quanto mais transparente for a comunicação, menos problemas internos com a rádio-peão a empresa terá. Lidar com esse “problema” em tempos de informação em tempo real é desafiador, mas esse é um tema para outro texto, ok?
- Adesão de ferramentas de tecnologia que facilitam o trânsito da comunicação entre setores. Não estamos citando WhatsApp ou e-mail, muito menos redes sociais. Basecamp, SimplificaCi, entre outros, são boas sugestões.
Se interessou pelo assunto e quer continuar a estudar mais sobre comunicação nas empresas? Acesse nosso texto com mais dicas: 10 principais problemas de comunicação nas empresas – e 20 soluções!
