Muitas empresas reconhecem a importância da ordem de serviço para tornar alguns processos de trabalho mais sucintos, fáceis de gerenciar e com menores custos de operação. Para organizar ou aperfeiçoar o processo, mostraremos a seguir, um exemplo de ordem de serviço e a importância na organização geral de uma empresa. Principalmente, quando se trata de prestadoras de serviços.
Organizar o fluxo de trabalho melhora a produtividade e o atendimento ao cliente, assegurando que os registros de desempenho sejam mantidos para cada tarefa. Assim, a eficiência organizacional pode ser facilmente examinada.
No entanto, muitas organizações não estão familiarizadas com o significado exato do processo de gerenciamento de ordem de trabalho.
Nos próximos parágrafos, vamos mostrar exemplo de ordem de serviço e como acompanhar cada tarefa com a garantia de proporcionar um fluxo de trabalho eficiente.
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Fluxo de trabalho e exemplo de ordem de serviço
Antes de mostrarmos exemplo de ordem de serviço, propriamente, mostraremos como o fluxo de trabalho se integra na organização das tarefas.
Ordens de serviço e fluxos de trabalho
Em um sistema de gerenciamento de ordem de serviço, as ordens de trabalho são: primeiro, um meio para que os pedidos de trabalho sejam iniciados; e segundo: um registro de atividades que compõem os ativos, locais ou sistemas da organização.
Geralmente, está incluído no registro da ordem de serviço os seguintes tópicos:
- Tarefas desempenhadas;
- Horas de trabalho;
- Serviços e materiais utilizados, se houver;
- Ferramentas necessárias;
- Identificadores de ativos e locais.
O processo de gerenciamento da ordem do trabalho começa a partir da sua criação. Isso pode ser realizado através de vários canais, como um dispositivo móvel ou um sistema próprio.
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Alguns trabalhos para os quais podemos citar exemplo de ordem de serviço são: manutenção preventiva, instalações, assistência técnica, tarefas internas fixas, dentre outras. Esses tipos de tarefa podem ser acionados automaticamente uma vez que foram configurados de acordo com seus parâmetros específicos, dentro do sistema utilizado pela empresa.
O processo de gerenciamento de serviços é então, controlado pelo fluxo de trabalho, que é baseado no tipo de serviço a ser executado. Por exemplo: usando opções de fluxo de trabalho, adições como planejamento, ações tomadas e outras informações são preenchidas para registros posteriores.
Categorizando tipos de serviço para o processo de fluxo de trabalho
As categorias são usadas no gerenciamento de ordens de serviço para ditar o processo de fluxo de trabalho. Algumas categorias incluem:
Manutenção corretiva – restaurando um recurso após uma falha
Pedido de serviço – pedido do cliente não associado a um problema
Tarefas fixas – é uma ordem permanente que precisa ser realizada regularmente
Manutenção preventiva – ordens proativas projetadas para evitar falhas
Eventos – são projetados para abordar trabalhos que não estão relacionados à manutenção de ativos ou a correções.
Embora existam várias categorias diferentes que se possa delinear em um sistema abrangente, examinaremos o processo para pedidos de serviço. Isso inclui ordens de serviço geralmente iniciadas por solicitações de clientes ou relatórios de problemas. E se nenhuma categoria é atribuída, este segue o fluxo de trabalho padrão.
As 3 fases do fluxo de trabalho
O gerenciamento de pedidos de serviços gera uma série ordenada de etapas, agrupadas em fases, que aumentam a visibilidade operacional. As fases ajudam a organizar a forma como o fluxo de trabalho é executado e as adições/mudanças que podem ser feitas e por quem.
Fase 1 – Triagem, planejamento e aprovação
A triagem e o planejamento permitem que o fluxo de trabalho faça atribuições a indivíduos e grupos de acordo com os parâmetros de acesso (nível administrativo ou acesso superior), e somente esses usuários podem fazer alterações e aprovar a questão.
Os campos de planejamento são preenchidos (descrição, datas, etapas, materiais, mão-de-obra, etc.) e, em seguida, o pedido é encaminhado adequadamente (aprovação, acumulação, cancelamento, etc).
Fase 2 – Agendamento, atribuição e execução
Uma vez que a ordem de serviço foi aprovada, a segunda etapa trata das atividades relacionadas a essa tarefa específica.
Durante esta etapa, qualquer pessoa com permissão pode fazer alterações, mas geralmente, as aplicações baseadas em função são usadas para direcionar o fluxo de trabalho como Agendador, Gerente de Atribuição, Gerenciador de Trabalho Remoto ou Relatório Rápido.
Neste ponto, a ordem de serviço assume mais detalhes. O funcionário responsável, a data de início e os logs de trabalho são atualizados.
Fase 3 – Conclusão e revisão
Esta fase é semelhante à primeira, na medida em que a ordem de serviço é atribuída a um usuário específico que a revisa e, com sorte, move o status de aguardando para fechado, o que é feito automaticamente pelo sistema quando o faturamento é concluído.
3 exemplos de ordem de serviço
1- Ordem para pedido de um serviço
2 – Ordem de serviço para reparação
3- Ordem de serviço de TI
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Independentemente da sua solução, um processo básico de gerenciamento de ordem de serviço é necessário para alcançar resultados reais dentro de sua organização com recursos intensivos.
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