A ficha de ordem de serviço é muito mais que um documento. É a partir dela que a empresa dará aos seus técnicos todo o fluxo de trabalho do dia. E ainda, por meio dela, é possível mensurar, quantificar e qualificar os trabalhos realizados durante determinados períodos. Mais que um controle, é uma forma de avaliar a produtividade da sua empresa prestadora de serviço.
Se sua empresa presta serviços de reparos, manutenção e instalação, a ordem de serviço é obrigatória. Por isso, é bom estar atento sobre as especificações e como utilizá-la.
Nas próximas linhas, vamos traçar informações-chave sobre essa ferramenta para que você possa efetivar o uso e aprimorar sua rotina de atendimentos.
#O que é ficha de ordem de serviço?
Nada mais que um documento no qual se estabelece e orienta sobre todas as ações executadas em determinado atendimento.
As OSs, como são chamadas pelos íntimos, carregam todas as informações necessárias. Elas são a base para o atendimento ao cliente de acordo com a expectativa. E consequentemente, ter o problema solucionado.
E por que não reformular a OS da sua prestadora?
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#Qual a importância da ficha de ordem de serviço?
A OS é fundamental por diversos aspectos, entre eles, estão:
- determinar corretamente as tarefas que serão feitas para o cliente;
- documento que contém todas as informações necessárias para controle das ações feitas;
- consulta a qualquer momento. É um registro do que foi feito em determinado dia e cliente. Caso o técnico, cliente e gestor precisem tirar dúvidas sobre peças trocadas como códigos, data, profissional que executou o serviço, tudo isso constará na OS.
#Quem deve utilizar?
É prevista em lei a necessidade do uso do ordem de serviços. Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas: II – instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais.
Então não deixe de se adequar à lei e adote imediatamente um sistema de ordem de serviços.
Isso significa que todas as prestadoras de serviços que oferecem instalação e manutenção de produtos precisam ter a ordem de serviço como ferramenta de cada abertura de chamado.
Informações importantes para assegurar o técnico como equipamentos de segurança, risco da operação e medidas preventivas precisam conter no documento. Por isso, é imprescindível a assinatura do termo de responsabilidade. É a garantia de que o técnico está ciente da importância do uso de todos os EPIs e protocolos de segurança.
#Diferença entre ficha de ordem de serviço física e digital
As ordens de serviço emitidas por uma prestadora de serviço podem ser físicas, ou seja, de papel ou as digitais.
A de papel, geralmente, são impressas em gráfica e precisam contar com duas vias. Isso significa o uso do papel carbono, que se for de baixa qualidade, mancha as folhas e também as mãos de quem as manuseia. Para fazer o uso de forma adequada, é preciso de uma prancheta e caneta.
Além do técnico ter que transportar todas as ferramentas e equipamentos necessários, ainda precisa levar consigo mais esse item. Ainda, pode-se perder essa folha. Inclusive, uma cópia fica com o cliente, que também pode guardar ou perder a via.
Há outra desvantagem na OS de papel, além do custo de impressão e da necessidade e fazer um controle sempre. Da mesma forma, que se não tiver em estoque, é impossível atender os chamados do dia.
Você já pensou nos espaços físicos que ocupa ao guardar as OSs arquivadas e os próximos blocos? Vamos mais além… a próxima vez que for consultar uma ordem já arquivada, quanto tempo demora nessa busca?
Acima de tudo, a ficha de ordem de serviço facilita a organização das visitas. Foto: Pixabay
Porém, você pode mudar todo esse cenário com as ordens de serviço digital
Não há mais necessidade de manter arquivos, acionar gráficas e distribuir pranchetas. Mais que isso. A ordem digital enviada em tempo real para o técnico possibilita a consulta de forma rápida. Como resultado, o acesso é feito em menos de um minuto. Não lembra o número da ordem? Basta fazer uma busca pelo dia.
Como tudo isso acontece? Por meio de um software desenvolvido exclusivamente para equipes externas. É a forma mais rápida, prática e eficiente para que a empresa possa agilizar toda organização das ordens digitais.
Neste link, te explicamos sobre todos os benefícios da ordem de serviço digital: Elimine o gasto com papel utilizando a ordem de serviço digital.
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Mas já que você chegou até aqui, pode testar agora mesmo como funciona na prática. A ordem de serviço digital, como já vimos, agrega vários pontos positivos. Porém, você já pensou em inserir outros processos tecnológicos na sua rotina?
Não estamos falando sobre algo fora da realidade. Pelo contrário. Foi desenvolvido para prestadoras de serviços como a sua.
Dessa forma, te convidamos para experimentar uma realidade de produtividade acima da média. Topa?
Além da ordem de serviço, a localização de técnicos, praticidade no agendamento, produção automática de relatórios acontecem tudo junto. E o papel do gestor é apenas organizar. Uma vez que o sistema de equipes externas que disponibiza todas essas ferramentas faz tudo pela gestão.
E então, aproveite a oportunidade! Agenda sua demonstração gratuita clicando AQUI.
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