Vamos ser sinceros, gerenciar uma empresa não é nada fácil, essa responsabilidade é uma tarefa desafiadora, já que imprevistos e diversas ocorrências acontecem ao longo do dia que precisam da nossa atenção. Para lidar com essas situações, é necessário buscar soluções eficientes e rápidas. Nesse sentido, um bom controle de atividades pode ser um grande aliado para garantir respostas ágeis e enfrentar as demandas diárias com mais eficácia.
Se você trabalha com gestão de equipes externas e possui colaboradores de manutenção, instalação ou profissionais que trabalham em campo para atender a clientes ou fornecedores, ter um controle de atividades será uma solução ideal para otimizar os processos da sua empresa.
E foi pensando no seu sucesso, que nós separamos informações e dicas indispensáveis para você ter um controle de atividades impecável.
Vamos lá?
O que é um controle de atividades?
O controle de atividades é composto por um conjunto de ações que visam monitorar o trabalho da equipe e faz garantir o cumprimento das demandas. Dessa forma, é possível avaliar o desempenho dos colaboradores e o avanço das atividades, permitindo que os gestores tenham uma visão mais nítida sobre a produtividade dos seus técnicos, o planejamento dos projetos futuros e a análise do desenvolvimento da empresa ao longo do tempo.
Esse controle permite uma melhor organização das atividades, além de trazer mais clareza para os próprios colaboradores em relação às atividades que precisam ser realizadas de forma eficiente.
Problemas recorrentes com a falta de controle de atividades
Alguns problemas são recorrentes entre as empresas prestadoras de serviços, uma delas é a famosa “falta de clareza nas informações”. Essa falha pode gerar diversos prejuízos, incluindo a desorganização na realização das atividades, duplicidade na execução onde mais de um colaborador desempenha a mesma tarefa, provocando assim, atrasos e confusões entre os colaboradores.
Se você já passou por situações assim, uma boa administração em suas atividades, é o caminho ideal para seguir com grandes expectativas de sucesso para o futuro da sua empresa. Ter um controle de atividades resulta em uma gestão exemplar para os seus negócios.
Você pode estar se perguntando, como fazer para ter esse controle inserido na sua empresa, é simples, basta seguir as 5 dicas que que separamos para você, e elas te ajudarão a ter essa administração, visando o crescimento e desenvolvimento profissional da sua empresa.
Anote ai!
5 dicas para um controle de atividades eficiente
Para ter um controle de atividades assertivo precisamos adquirir estratégias para atingir os resultados desejados e otimizar os processos, sendo eles:
- Determine planos e prazos
- Seja específico na atribuição de tarefas
- Planeje a curto, médio e longo prazo
- Avalie os seus colaboradores
- Invista em tecnologia
Determine planos e prazos
O planejamento é a palavra de ordem para liderar uma boa equipe externa, e essa organização é um ponto chave para se ter um controle de atividades eficaz.
Os colaboradores que trabalham em campo precisam estar cientes com antecedência sobre suas obrigações, tarefas e objetivos. O ideal é que tenham um planejamento das suas atividades que precisam ser realizadas e que sejam atribuídas com organização.
Tão importante quanto entender qual tarefa deve ser executada, é saber quando ela precisa ser entregue. Os prazos são fundamentais para atingir os resultados. Então estabeleça prazos e acompanhe de perto o andamento de cada etapa da sua equipe, indicando sempre a necessidade de urgência das demandas que estão em andamento.
Seja específico na atribuição de tarefas
Um bom controle de atividades começa na distribuição de tarefas e responsabilidades para cada colaborador da empresa.
Entender sua função e no que deve concentrar seus esforços, faz com que a equipe trabalhe mais consciente e alcance os resultados gerais. Além disso, a definição de funções e objetivos facilita o trabalho do gestor, que ao saber sobre os papéis de cada colaborador, pode acompanhar e cobrar aquilo que lhe foi atribuído.
Outro ponto importante é alinhar as expectativas do gestor com as atribuições de cada colaborador, pois esse ajuste gera o aumento da produtividade, motivação da equipe e auxilia o controle de atividades.
Então, distribua tarefas objetivas diariamente para sua equipe e dê feedbacks constantes. Listas diárias de atividades e agenda de metas individuais e coletivas são ferramentas importantes para o trabalho de seu colaborador.
Planeje a curto, médio e longo prazo
Falando em planejamento, é importante que sua equipe externa enxergue suas metas individuais e coletivas a curto, médio e longo prazo.
Por meio do acesso a esses três estágios de planejamento e metas, os colaboradores se motivam a cumprir cada etapa de forma mais rápida, o que facilita o controle de atividades.
Quando as metas são apenas de longo prazo é comum a falta de motivação, pois os resultados demorarão a aparecer. Por outro lado, ter somente metas de curto prazo limita a visão de futuro que a equipe precisa ter.
Já ouviu falar de objetivos SMART? Essa metodologia pode te ajudar a criar metas realistas e alcançáveis, para todos os setores de sua empresa.
Avalie seus colaboradores
Para se ter um controle de atividade eficaz é importante avaliar o trabalho dos seus colaboradores. A avaliação dos colaboradores é uma etapa fundamental dentro do controle de atividades de uma equipe. Essa avaliação permite que o gestor reconheça os pontos fortes e fracos de cada um da equipe, destacando suas competências e áreas de melhoria. Dessa forma, é possível identificar os colaboradores que precisam de treinamento adicional e oferecer a eles as ferramentas e recursos necessários para que possam melhorar seu desempenho.
Além disso, a avaliação também permite indicar os colaboradores que se destacam em suas atividades e reconhecê-los por seus esforços e contribuições para a equipe. Portanto, avaliar os colaboradores é essencial para manter uma equipe motivada e engajada, além de garantir que todos os colaboradores trabalhem em direção aos objetivos e metas da empresa.
Invista em tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada no desenvolvimento de todos os negócios, independente da estrutura ou setores que a empresa possa ter. Os aplicativos nos quais foram desenvolvidos para auxiliar atualmente o mundo corporativo, possibilita uma agilidade nos processos, economiza tempo e dinheiro, sem contar no aumento da produtividade que ela estabelece para os colaboradores.
O controle de atividade pode ser elaborado através de aplicativos instalados nos celulares dos seus colaboradores. Por meio das funcionalidades desses dispositivos, o gestor consegue acompanhar em tempo real onde cada equipe de campo está e qual atividade está realizada. Também é possível emitir ordens de serviço, gerar relatórios, colher assinaturas, registrar e acessar o histórico de atuação com cada cliente, entre tantas outras funções.
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Se você deseja aplicar um controle de atividades eficaz já passou da hora de investir em um aplicativo como o Field Control.
O Field Control é um aplicativo para prestadores de serviços externos. Através desse sistema, você garante a organização das suas atividades, desde a criação das suas ordens de serviço, checklist até o monitoramento dos seus colaboradores em tempo real. Sem falar da possibilidade de anexar fotos e vídeos e colher a assinatura do seu cliente, deixando sua ordem de serviço rica em informações.
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