Formar um time de profissionais alinhados com as tarefas de trabalho da empresa é um desafio. Ainda mais quando parte da equipe trabalha realiza seu trabalho fora da sede do empresa. A gestão de equipes externas é uma realidade para várias empresas, principalmente as do ramo de manutenção (eletrodomésticos, elevadores), provedores de internet, segurança eletrônica, energia solar, dentre outras.
Quando você está trabalhando com equipes externas – funcionários que atuam em trabalho remoto ou em campo com clientes e parceiros – algumas coisas podem dar errado. E não estamos falando apenas sobre a óbvia falta de interações cara a cara que levam a falhas na comunicação.
De erros ao tentar agendar vários horários para uma mesma equipe de campo sem a organização necessária até a comunicação ineficaz, os objetivos desalinhados podem ter um efeito importante no sucesso das equipes.
Então, para ajudá-lo a se preparar para ter sucesso no gerenciamento de equipes externas, reunimos conselhos de experts que você precisa saber.
4 conselhos para fazer uma gestão de equipes externas eficiente
1. Use o poder tecnologia
Seja qual for a realidade da sua empresa – equipe dividida entre interna e externa ou equipe 100% externa – um fator para gerenciá-la atualmente não pode ser deixado de lado: a tecnologia.
Enquanto muitos acham que o processo de inovação tecnológica pode isolar as pessoas do ponto de vista social, pelo lado profissional, a tecnologia integra as equipes e une as tarefas de cada parte, tornando o fluxo de informações centralizado e ao alcance de todos.
Atualmente no mercado existem vários tipos de softwares e plataformas que são usados para facilitar a troca de informações. Através deles você controla:
- Agendamento de visitas;
- Emissão de ordem de serviço, além de ter uma organização automática com a planilha de ordem de serviço;
- Melhor programação do plano de manutenção preventiva;
- Envia notificações para os funcionários designados para determinada tarefa;
- Registra repasses sobre os atendimentos;
- Anota observações sobre cada cliente, etc.
É um investimento que tem retorno nos primeiros meses de uso ao organizar todos os processos em um único lugar. Além de manter todos os dados acessíveis 24h por dia, durante os 7 dias da semana. Ter todo o processo digitalizado, torna sua empresa mais ágil, produtiva e com processos totalmente seguros. Os gastos extras com papel e combustível são sentidos diretamente pelo fluxo de caixa.
No caso do combustível, com a localização da equipe em tempo real, dá condições para o responsável pela gestão agende novas visitas (os chamados de emergência) para equipes que estão mais próximas ao local. Essa simples ferramenta garante agilidade no atendimento e economia de combustível ao evitar longos deslocamentos desnecessários.
2. Mantenha todos no horário e não falhe com a pontualidade
Pontualidade é sempre um aspecto difícil de controlar quando falamos em gestão de equipes externas. Os funcionários do time externo enfrentam diariamente fatores como trânsito, transporte público, engarrafamentos, etc.
Por isso, ter uma política de treinamento que crie diretrizes para driblar esses aspectos do dia a dia é importante. Aliado a isso, a tecnologia que citamos no primeiro tópico ajuda a monitorar atrasos e o porquê deles terem acontecidos. Além disso, se a sua empresa utiliza um sistema próprio, consegue monitorar quanto tempo os atendimentos levaram.
Utilizar lembretes diários também é uma forma de garantir um repasse sem brechas dos horários de cada membro da equipe. Através do sistema que a empresa utiliza é possível repassar os itinerários e seus horários no início do dia. Mesmo se o funcionário não passar pela sede da empresa, pode ir diretamente ao endereço do atendimento.
Quer organizar melhor os processos do seu negócio? Aprenda com estes exemplos de fluxogramas de processos que toda empresa precisa ter.
3. Estabeleça uma liderança
Outro aspecto importante da gestão de equipes externas é ter uma pessoa na liderança desse núcleo na empresa. A tecnologia não faz o trabalho todo sozinho. É preciso um recurso humano para monitorar os funcionários e analisar os números dos relatórios vindos da plataforma utilizada.
E não precisa necessariamente ser apenas uma pessoa a responsável por tudo. Muitas vezes, é preciso de uma equipe maior para fazer os agendamentos dos serviços, o repasse para a equipe e o gerenciamento dos atendimentos.
Nesse ponto, é possível perceber o quanto é importante não só fazer uma gestão de equipes externas eficiente como também ter um equipe interna alinhada com o processo de trabalho.
4. Invista no desenvolvimento da equipe
As equipes são constituídas por indivíduos que têm perspectivas e habilidades diferentes e estão em diferentes estágios de suas carreiras.
Alguns podem achar que as tarefas que você atribuiu a eles são desafiadoras e podem precisar de suporte. Outros podem ser mais experientes no que fazem e estar procurando oportunidades para desenvolver suas habilidades.
O responsável pela gestão de equipes externas é uma peça chave nesse processo de identificar oportunidades de aprendizado para cada membro da equipe. Se você pode ajudar os membros a se tornarem melhores, você será um gerente para quem as pessoas desejam trabalhar e você também contribuirá para sua organização.
A forma mais eficaz de desenvolver o seu time é garantir que você envie comentários regulares aos membros da sua equipe. Muitos ficam nervosos de dar feedback, especialmente quando ele é negativo. No entanto, criar uma cultura de feedbacks nas empresas ajuda a melhorar o desempenho de todos.
Gostou dos nossos conselhos para fazer uma gestão de equipes externas eficiente e produtiva para sua empresa? Compartilhe com a gente nos comentários suas dicas de gerenciamento de equipes.
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