Dentro de sua empresa, ao repassar uma tarefa para um colaborador, não é incomum realizar a transmissão das informações necessárias apenas verbalmente. Entretanto, contar com a memória do gestor e do funcionário pode causar problemas para a organização, para o cliente contratante e para o próprio funcionário. Por isso uma gestão de ordem de serviço eficiente é indispensável para qualquer negócio.
Mesmo que todas as informações sejam repassadas com atenção pelo gestor, a falta de uma ordem de serviço oficial pode causar problemas graves tanto na relação da empresa com o cliente, ao ter uma tarefa executada de forma ineficaz, quanto no controle da segurança do trabalho.
Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas: II – instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais. Ou seja, a própria CLT cita a ordem de serviço como um elemento indispensável às empresas.
Não importa o tamanho de seu negócio, implantar uma gestão de ordem de serviços eficiente é fundamental.
Porque implantar uma gestão de ordem de serviço
Além de estar prevista em lei, a importância da ordem de serviço está relacionada a capacidade de transmissão de informações completas e sem falhas de comunicação entre cliente, gestor e técnico.
É possível também rastrear as informações de histórico de um cliente quando todas as solicitações são registradas em documentos.
Por meio da gestão da ordem de serviço, a empresa também é capaz de acompanhar os custos de um trabalho , bem como elencar funcionários mais recomendados para uma tarefa e separar os recursos necessários.
Leia também: Veja 7 dicas para reduzir custos operacionais de uma empresa
O cliente também sai ganhando quando uma empresa implementa a gestão de ordem de serviço na organização, afinal elas permitem que sejam solicitados pedidos claros e abrangentes.
O processo fica ainda mais eficiente e transparente quando a empresa conta com a ordem de serviço online que possibilita acompanhamento em tempo real das atividades da equipe externa, gestão de tempo e produtividade dos funcionários, arquivamento eficiente de fotos e assinaturas e acesso rápido do histórico de cada cliente.
Através de uma ordem de serviço online o cliente também pode verificar uma estimativa inicial de custos, receber atualizações de status no projeto e fazer alterações periódicas no mesmo.
O que deve constar no documento de gestão?
Desenvolvemos um checklist especial para ajudar você a construir uma ordem de serviço completa e eficiente, que atenda às suas necessidades, beneficie seu colaborador e estreite a relação com seu cliente. Siga os passos abaixo:
- Dados do funcionário: o documento deve conter a função a ser executada, nome do solicitante e nome do funcionário que executará a tarefa.
- Atividades a serem desempenhadas: mais do que a descrição da função do funcionário, aqui é o espaço para descrever quais atividades deverão ser executadas por ele na execução de um projeto. A descrição deve ser clara e detalhada. Esse item servirá como base para avaliar as medidas preventivas necessárias para garantir a segurança dos envolvidos.
- Medidas preventivas e EPI’s – uso obrigatório: As medidas preventivas devem constar em um campo em que são descritas as normas de Segurança do Trabalho. Os Equipamentos de Proteção Individual são os equipamentos específicos que devem ser utilizados pelos colaboradores para protegê-los dos riscos inerentes à atividade que irá executar.
- Termo de responsabilidade: É o campo em que o colaborador afirma que está ciente e compreende as normas e procedimentos que são adotados pela companhia. Deve ter embasamento legal com responsabilidades assumidas de forma correta por cada parte.
- Data de emissão: Todo documento de uma empresa deve ser datado e assinado.
Acima apresentamos um checklist do que não pode faltar em uma ordem de serviço, mas cada empresa pode acrescentar informações que ache necessárias. Se o serviço for executado por uma equipe externa é importante conter os dados do cliente e o seu histórico para que o técnico possa atendê-lo de forma mais completa e profissional.
Também é importante um campo para a assinatura do cliente, que servirá como comprovante que o serviço foi executado.
Como já apresentado acima, as ordens de serviço online facilitam o acesso e armazenamento de informações, bem como na gestão da equipe externa , proporcionando maior produtividade a todos os colaboradores.
Uma dica relevante é que cada gestor crie checklists específicos para cada serviço e os deixe como modelo. Dessa forma, a cada nova ordem de serviço basta duplicar o documento, conferir se não há informações faltantes, preencher os campos necessários e dar continuidade à gestão dos serviços.
Qual a importância da gestão de ordem de serviço?
Além do que já citamos anteriormente, a Ordem de Serviço é eficiente para:
- Ser um documento de consulta para o funcionário, através da descrição dos detalhes sobre o que deve ser feito e o que é preciso para a execução do serviço;
- Registrar o tempo do serviço para cálculo de mão de obra;
- Se for um serviço de assistência, também serve para registrar um problema ou defeito, facilitando a sua solução.
Ao utilizar um aplicativo para a gestão de ordem de serviço você ainda tem vantagens adicionais, como:
- Controle de ordens de serviço digital
- Visibilidade da situação das atividades em tempo real
- Visibilidade geográfica no mapa dos técnicos
- Planejador de rotas inteligente
- Relatórios para direcionamento do negócio
- Fotos, assinaturas e formulários
- Histórico de tudo que aconteceu na ordem de serviço
Resumindo, para executar uma gestão de ordem de serviço eficiente, você como gestor precisa estar atento à 3 principais pontos:
- Padronização das ordens de serviço
- Utilização de uma ferramenta online
- Construção de um checklist completo para disseminar informações
O Field Control é um sistema de gestão de ordem de serviço para prestadores de Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus colaboradores.
