As 5 falhas de comunicação mais comuns nas empresas

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As 5 falhas de comunicação mais comuns nas empresas

Como vai a comunicação na sua empresa? Muitas empresas deixam essa área de lado, por pensarem que o simples fato de se comunicar verbalmente ou por um simples e-mail já basta. Porém, a comunicação tem muito mais impacto no seu negócio do que você imagina. Tanto que muitos erros são cometidos simplesmente pela falta da comunicação. Quer saber como evitá-los e fazer um diagnóstico sobre como anda a comunicação na sua empresa? Neste post vamos pontuar as falhas de comunicação nas empresas.

Os ruídos na comunicação existem. Não importa o tamanho da empresa e o número de funcionários.

Vamos citar a seguir alguns erros que drasticamente são ligados à comunicação e que muitos empreendedores ignoram:

#1 Não definir seu público interno 

Sim, existem diversos públicos internos na sua empresa. Cada um deles tem papéis diferentes e tarefas definidas. Ainda, características bem definidas. E considerar a diversidade desses públicos internos é o primeiro passo para organizar sua comunicação. Seus públicos internos podem se definidos em:

  • colaboradores das diversas áreas;
  • clientes;
  • fornecedores;

O modo de se comunicar um novo processo, uma nova ferramenta ou produto, é diferente para cada um deles.  Se um departamento precisa das informações dos demais para realizar os processos, é preciso deixar claro de diversas formas. Sabe-se que hoje o uso do telefone, principalmente por colaboradores mais jovens, não é frequente. Então, é preciso estimular e muito que as informações passam parte de um fluxo de comunicação comum na empresa.

#2 Não investir em ferramentas e processos de comunicação

Por mais que o famoso boca a boca ainda reine e a tecnologia facilite muito a comunicação, existem algumas ferramentas internas especificas para o tráfego interno das informações que são importantes. Entre elas, estão:

  • Reuniões periódicas;
  • Jornal Mural;
  • E-mail marketing;
  • Intranet. Por mais que seja uma ferramenta um pouco antiga, muitas empresas ainda a usam.
  • Programas como Basecamp ou Asana, garantem um fluxo de comunicação e atividades entre as áreas de forma ágil e prática.

Muitas vezes, o pensamento de que o simples envio de um e-mail ou mensagens no WhatsApp já basta para comunicar, é equivocado. Em trocas de informações importantes, principalmente quando se trata de clientes, reforçar que determinada mensagem foi recebida é crucial para o trabalho.

O que acontece também é o famoso disse-não-disse. Quando duas pessoas detém a informação, ficam tranquilas com o pensamento de que a outra transmitiu a mensagem. Porém, a mesma não foi repassada por ninguém.

Essas ferramentas citadas acima podem resolver e muito o problema de tráfego de comunicação.

#3 Como vai sua cultura de comunicação?

Estabelecer uma cultura de comunicação na sua empresa é algo essencial. Sabe-se que a comunicação, infelizmente, não está dentro das prioridades da maioria dos empreendedores, que não a veem com a relevância necessária.

Manter a equipe informada é a base de sucesso de todo o negócio. Quando a comunicação não faz parte da cultura, quem mais sente impacto é o cliente. Parece que não, mas ela está atrelada à produtividade e gestão muito mais que se imagina.

Caso sua empresa não tenha uma verba especifica para contratar um profissional da área, você mesmo pode planejar  sua comunicação interna. Aqui neste texto, indicamos algumas ações simples, que podem mudar a alma do seu negócio: Comunicação interna nas pequenas e médias empresas. 

#4 Quando uma única pessoa barra toda a comunicação da empresa

Quando um líder de departamento tem um personalidade controladora e barra a equipe de tráfego de informações para demais áreas, é preciso rever essa atitude urgentemente. Se uma área está com problemas nos processos por falta de informações de colegas, cabe ao líder ou gestor reorganizar e incluir esse fluxo como regra diária.

Sabemos que lidar com colaboradores de diferentes personalidades e se adequar a cada uma delas é diferencial de bons lideres. E cabe a ele manter todo fluxo com a seguinte regra de processo: todo e qualquer colaborador precisa repassar as informações necessárias para que não trave todo o processo de trabalho da empresa.

#5 Seu colaborador tem voz na sua empresa?  

Muitos gestores ou líderes de departamento não abrem espaço para os membros da equipes contribuirem ou até mesmo, esboçarem algum problema que estejam passando. Quando o colaborador não é ouvido e precisa reportar algum problema ou demanda de cliente que precise de solução de demais departamentos ou dos superiores, mas nunca encontram receptividade, o caso vira uma bola de neve.

É importante dar voz não apenas em reuniões, mas em conversas individuais e em casos pontuais, que geralmente, são os que mais demandam atenção. Caso o líder ou gestor de uma equipe tem uma agenda externa de grade fluxo e raramente fica em sua mesa, é preciso nomear outra pessoa internamente para que os demais membros possam recorrer em casos que necessidade de uma rápida solução.

Mas, não pense que a necessidade de comunicação do colaborador é apenas em momentos emergenciais. Dar voz para possíveis ideias e novas sugestões e implementações podem dar o gás que sua empresa precisa. Pedir a opinião para determinados projetos e adesão de novas ferramentas também agrega a empatia e sentimento de pertencimento. Afinal, se aquela pessoa faz parte da sua equipe, algum diferencial ela tem.

Espero que esse conteúdo tenha agregado sua experiência de empreender e ter tirado um pouco das dúvidas sobre algo que é muito desconhecido dos empreendedores e gestores, que focam a energia 100% nos negócios. Pode parecer complexa, mas a comunicação por ser a luz no fim daquele túnel que sua empresa precisa!

 

 

Eduardo Santos

Eduardo é um dos fundadores e responsável pelas operações da Field Control. Trabalha há mais de 12 anos com tecnologia, gestão e processos.