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Comunicação interna nas pequenas e médias empresas

Comunicação interna nas pequenas e médias empresas

A comunicação interna nas pequenas e médias empresas auxiliam no fluxo de informações concretas e minimiza os boatos extra-oficiais. A cultura da comunicação precisa ser bem estabelecida na empresa. Não só para um ambiente corporativo saudável,  mas para um melhor atendimento ao cliente. Quanto mais informações sobre os processos, melhor atendimento será o consumidor final do produto/serviço.

A comunicação está cada mais acessível a todos. A popularização da internet facilita a difusão de notícias de todos os segmentos e formas. Vídeos, textos, canais em redes sociais são fontes de informação, não importa a qualidade envolvida na produção desse conteúdo. Mas mesmo com esse fluxo rápido de informação, institucionalmente é preciso avaliar como está a comunicação na sua empresa. Quem recebe a informação corporativa, público interno ou externo devem ser tratados por linguagens adequadas e direcionadas a cada um deles.

Independentemente da escolha do tipo de veículo que irá utilizar na comunicação interna nas pequenas e médias empresas, é este que deverá refletir a missão e os valores que por sobrevivência todas têm. A estruturação de um plano também é fundamental para se trabalhar de acordo com um padrão e estabelecer uma dinâmica de trabalho que facilite as rotinas. Avaliar as necessidades de informação de cada público é um desafio, pois funcionários devem saber as ações da empresa na qual trabalham, pois colaboradores bem informados, conhecendo o dia a dia dos demais e dos processos, atuam com mais confiança.

Além disso, a falta de emissão e posicionamentos oficiais fazem com que boatos e a famosa rádio-peão espalhem informações equivocadas. Esses atos podem causar uma crise na gestão interna. A rádio peão é uma expressão que desqualifica o processo de troca de informações extra-oficiais em uma empresa, geralmente com críticas aos gestores.

As pequenas e médias empresas estão percebendo que comunicação não é um gasto, mas sim um investimento. Muitas terceirizam, mas se tratando de PMEs (Pequenas e médias empresas), é possível ter um funcionário responsável pela comunicação interna, principalmente, se já existe a tarefa de produção e conteúdo para redes sociais. O responsável pela área deve ter comprometimento nas ações da empresa.

Um dos focos da comunicação interna para pequenas e médias empresas é agregar valor que a empresa deseja transmitir e fazer com que o gerenciamento se ajuste ao plano de trabalho elaborado pelo responsável pela estratégia.  Essa deve ser traduzida para todos níveis hierárquicos e executada da melhor maneira pelos técnicos. Além de democratizar o debate e incentivar a participação dos funcionários nesse tipo de processo. A comunicação interna também causa sentimento de pertencimento a aquele lugar. É um dos propósitos para a retenção de talentos. Além disso, precisa contribuir para o desenvolvimento profissional e pessoal de toda a equipe.

A comunicação interna pode atuar como mecanismo de defesa para eventuais crises e preveni-las, mas também conservar um relacionamento com os funcionários. Informar sobre novos contratos fechados, novos funcionários, mudanças de cargos, aquisição de novos software e hardware que irão otimizar o trabalho, parece bobagem, mas influenciam na motivação e produtividade. Compartilhar bons resultados e dar voz a todos os envolvidos nas atividades são temas a serem abordados.

Mesmo sendo uma única empresa, dentro dela há diversos públicos. Há diferenças significativas entre os membros que compõe um ambiente institucional. A personalização dos contatos e ferramentas utilizadas trarão mais familiaridade.

As ferramentas podem ser simples e baratas na comunicação interna nas pequenas e médias empresas:

Jornal mural fixado em um lugar por onde todos passam: bebedouro, próximos aos sanitários, na recepção, no espaço do café. O conteúdo pode ser voltado exclusivamente às ações da empresa, mas também com foco nos  aniversariantes do mês. Conteúdo mais descontraído como fotos de eventos e textos indicados pelos funcionários.

Informativo eletrônico: enviado por e-mail sempre que houver necessidade ou um fixo com periodicidade (um vez por semana, 15 dias, 30 dias).

Reuniões e cafés interativos: momentos de descontração podem ser ótimas alternativas. Atualizar os funcionários sobre as novidades e até troca de experiências positivas e negativas que podem otimizar o processo. Nessas atividades, os funcionários devem ser protagonistas e não apenas meros participantes. É uma ação feita diretamente para eles serem os porta-vozes. A pauta pode ser sobre o que está acontecendo e impacta diretamente no dia a dia.

Aproveite essas reuniões e conheça seus funcionários. Pergunte o que gostariam de estudar, quais livros estão lendo, quais países gostariam de visitar. Os gestores precisam estabelecer uma relação de abertura. O funcionário que estiver com problemas sérios na gestão, poderá procurá-los para tentar uma solução.

Grupos em  aplicativos de mensagem instantânea: a criação desse grupo precisa ser avaliada. As mensagens enviadas apenas em horários de expediente e sem uso excessivo. A troca de informações pessoais entre os membros pode acontecer , por isso é preciso estabelecer regras.

Intranet: um pouco mais complexa por necessidade de desenvolvimento de uma página. Algumas empresas que não atuam com tecnologia precisarão de fornecedores externos para esse serviço. Mas a intranet é uma opção rápida e com fluxo de comunicação ágil. Por ser uma página da internet restrita apenas a funcionários da empresa, pode ser abastecida desde agenda de compromissos até telefones úteis internos e externos. Feriados prolongados e se haverá emenda ou não. A intranet também pode ser um meio de tráfego de demandas entre departamentos separados por sala.

Comunicação interna nas pequenas e médias empresas

Muitos empreendedores focam na comunicação com o público externo, ou seja, com os clientes. Ações sobre como atingi-los geralmente são as primeiras estratégias. Mas olhar para o público interno é necessário. O alinhamento de todos os processos é primordial. O olhar para dentro faz com que as estratégias funcionem e tenham caráter colaborativo de todos. Reflita sobre a importância da comunicação interna nas pequenas e médias empresas.

Existem alguns sistemas que facilitam muito esse processo, como por exemplo, a SimplificaCI que possibilita a gestão de canais internos como TV corporativa, e-mails, e outras aplicações que substituem a intranet.

Manter os funcionários engajados com propósitos é uma tarefa constante. A comunicação é aliada nesse processo, principalmente na retenção de talentos. A empresa que compartilha a informação, faz com que o funcionário se sinta parte e seja reconhecido.

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O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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