Entre as ferramentas mais utilizadas e até efetivas na prestação de serviços, o modelo de checklist facilita e muito a vida dos técnicos e gestores. Entretanto, não pode ser qualquer um. Os tópicos precisam ser certeiros para que toda a operação atinja a produtividade máxima.
Quer entender como ajustar os ponteiros e melhorar a foco de toda a sua equipe, ao evitar erros muito comuns no nosso segmento? Então, acompanhe a Field na jornada abaixo. Iremos abordar diversos tópicos que realmente impactam a sua rotina. Desde a importância do checklist até a escolha do modelo ideal para a sua atividade.
Aqui, você saberá:
- O que é checklist
- Qual o papel do checklist na prestação de serviços
- Quais as informações preciso ter em um modelo básico de checklist?
- Personalize seu modelo de checklist
- Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
- Por que evitar erros na prestação de serviços é tão importante?
- Alguns erros mais comuns na prestação de serviços
- Modelo de checklist em papel? Inove…
- Quais são os modelos de checklist?
- Relatórios fotográficos
- Por que utilizar modelo de checklist personalizado?
- Melhore seus resultados agora!
O que é um checklist?
Em bom português significa lista de verificações. É uma ferramenta muito útil para os técnicos que atuam com visitas externas.
Para os gestores, é uma métrica que projeta uma boa análise de dados. Já para os clientes, é um comprovante de que o serviço foi realizado.
Em casos de manutenções exigidas por lei, como a PMOC, garante que aquela demanda foi cumprida.
Qual o papel do checklist na prestação de serviços
Não podemos negar que para a prestação de serviço tem uma função essencial. Em meio a tantas demandas e agenda cheia, o técnico pode deixar para trás algum item. Mas quando está ali exposto em um documento, as chances de algum tópico daquele serviço ser deixado de lado são mínimas.
Mais que dar um suporte para a pessoa que está executando o serviço naquele momento, também dá oportunidade para que os demais envolvidos naquela operação tenham acesso ao que foi feito e o que ficou para a próxima visita.
Afinal, nem tudo o que a lista de verificação traz precisa ser concluído. Verificado sim, mas executado, não.
Acima de tudo, o checklist serve para:
- Dar um direcionamento para tudo o que precisa ser cumprido;
- Não deixar passar nada;
- Comprovar que realmente aquele serviço foi feito;
- Organizar toda a rotina do dia ou até do mês da forma que tudo seja realizado, de acordo com a expectativa da gestão e do cliente.
Quais informações preciso ter em um modelo básico de checklist?
Existem inúmeros modelos. O mais importante é que ele seja funcional e atenda as necessidades da equipe que está à frente daquele serviço.
Quanto mais personalizado melhor. Se a prestadora tem um cliente que demanda muitas visitas, por que não fazer um modelo exclusivo para ele? É uma forma de retenção e até mesmo de fidelizar. Quando falamos sobre competição de mercado e atual perfil do consumidor, as pessoas estão dando mais consideração à experiência do que ao preço final.
Pensando nisso, o que você tem feito para deixar seu cliente feliz? Só o básico mesmo? Se estiver ainda nessa fase, comece a se mexer e o surpreenda. Ofereça novas ferramentas e motivos para renovar o contrato com a sua prestadora.
Dê condições para que o cliente perceba que ele precisa de você e não ao contrário. E reforce sempre quais são as vantagens de se ter modelo de checklist personalizado. Precisa justificar? Vamos te dar condições para isso no próximo tópico.
Personalize seu modelo de checklist
Informações básicas sempre em primeiro lugar. Depois foque nas mais complexas e importantes. Na verdade, todas que fazem parte do seu modelo de checklist têm o seu valor.
Por mais que na ordem de serviço, que é um documento mais que necessário para que aquele serviço seja feito, use o checklist como um complemento.
Sabe aquela característica particular que cada cliente tem como equipamentos, rotina de manutenção, troca de peças, enfim… Tudo o que entra como demanda do dia a dia da atuação do técnico.
Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
Aproveitando, a ordem de serviço e o checklist quando conversam entre si só promovem um bom serviço prestado. Quando integradas então, a produtividade vai lá em cima. Por quê?
Ambos trazem informações e dados fundamentais para que aquele serviço executado aconteça da melhor forma possível, de acordo com a proposta.
No caso da visita preventiva, quando fará uma análise e possível troca para evitar falhas? Ou aquele formato emergencial, que causa impacto na produção de uma empresa como um todo? Essas questões são fundamentais.
Não ficou clara a diferença entre as duas? Vamos pontuar aqui para evitar possível confusão:
- Ordem de serviço: indica onde, como, quando e porquê aquela visita será realizada. Ainda, traz o horário de início e encerramento da visita. Com esse documento, o responsável pela gestão tem um controle sobre como quantas visitas foram feitas para cada cliente e em qual formato. Indo além: quantas visitas cada técnico fez? Qual a média de atendimento? Tempo de deslocamento entre as visitas?
- Modelo de checklist: orienta sobre quais tarefas são atribuídas àquela visita. Quais as peças substituídas? Houve identificação de possíveis falhas? Quais os indicadores aplicados? Existe previsão para a próxima visita? Todos os processos foram efetivados? Se algum não foi, qual a justificativa?
E se precisar de um modelo de ordem de serviço próprio para prestação, está na mão. Só clicar AQUI e baixar o seu.
Por que evitar erros na prestação de serviços é tão importante?
Erros causam diversos problemas.
Em primeiro lugar, prejuízo. Em segundo lugar, aquele climão com o cliente que a gente tanto gosta.
Ou seja, são ações que impactam na relação prestadora-cliente e ainda faz com que a produtividade tenha uma queda considerável.
É óbvio que a Field entende que todos os humanos estão propensos a cometer erros. Não somos perfeitos, não é mesmo?
Mas implementar uma política de redução de danos, cabe muito bem quando o assunto é grana. Quanto mais erro, mais reparo. Mais correção e outros custos que realmente poderiam ser evitados.
Ainda não ficou claro? Vamos lá… uma prestadora de serviços que atua em corrigir os erros como tarefa de rotina já não deve mais nem saber o quanto gasta com essas demandas.
Por isso é importante metrificar tudo o que acontece nas visitas por meio dos modelos de checklist. E de relatórios que indicam a média de produtividade e outros dados super importantes para a gestão.
Alguns erros mais comuns na prestação de serviços são:
- Atrasos dos técnicos;
- Peças não substituídas;
- Problemas e falhas não identificados na manutenção;
- Perda de ordem de serviço ou checklists (assim como problemas no entendimento da letra preenchida);
- Falta de conhecimento do técnico;
- Processos não realizados por falta de modelos de checklist eficientes.
Esses são apenas alguns exemplos gerais, ok? Alguns deles passam longe do checklist sim, como o atraso dos técnicos. Mas como é a principal reclamação do setor, temos que reforçar.
Agora, qual o papel o checklist nos demais erros aqui pontuados?
Bem, quando se planeja um checklist adequado, com todas as demandas que aquela visita precisa, o técnico tem ali, à sua disposição, tudo o que precisa ser feito.
Muitas visitas são programadas, então, que tal ter um modelo de checklist para cada uma delas?
Independentemente da sua área de atuação, as manutenções preventivas, corretivas e preditivas, são bem estabelecidas. E como cada uma tem uma função e propósito, por que não estabelecer um checklist específico?
Vamos refletir …
Se ao ler a frase acima, seu pensamento foi rir e até dizer: “jamais vou ter um modelo para cada manutenção”, te entendemos e acolhemos sua opinião. Inclusive, se a sua reação foi essa, seu checklist utilizado hoje é de papel. E com certeza, para as prestadoras que ainda utilizam um modelo é um gasto a mais, além da impressão. Já que serão mais papéis a serem impressos, sem contar com a quantidade de blocos que os técnicos teriam que andar.
O pior: imagine chegar a confundir um checklist de preventiva com corretiva? É algo que pode acontecer e ainda causar aquele problemão interno pelas informações desencontradas.
É um cenário que parece bem viável para o formato em papel. Entretanto, para os que utilizam o modelo digital, esse tipo de problema passa longe da porta da prestadora. Como resultado, os erros são eliminados na hora e a produtividade passa a ser até 40% maior.
- Principais erros de empresa prestadora de serviços;
- Como gerenciar uma equipe: confira os erros e acertos
Modelo de checklist em papel? Inove…
Você consegue integrar a ordem de serviço com o checklist em uma situação muito vantajosa: em um sistema de gestão de equipes externas.
Mais que eliminar aqueles blocos de papel que agridem todo dia o meio ambiente, a praticidade no preenchimento e troca de informações entra muito bem aqui.
Sabe aquela discussão sobre empresas sustentáveis? Não é algo da moda. O Brasil é o quarto maior país que produz lixo no mundo. Você tem nas suas mãos a chance de contribuir com a mudança desse título e ainda melhorar o ambiente da sua prestadora. E o melhor vem agora: aumentar a sua produtividade.
O modelo de checklist digital tem várias funcionalidades:
- Você pode ter vários ao mesmo tempo, sem necessidade de andar com vários blocos de papel;
- O armazenamento é na nuvem, economizando espaço e promovendo um clima organizacional melhor para o seu time;
- A agilidade em acessar os dados é maior. Em segundos, aparece na sua tela a informação solicitada;
- Acesso em qualquer lugar. Durante a visita, o técnico consegue consultar a lista de verificações da visita passada, quando necessário. Não precisa pedir para o gestor, muito menos para o cliente.
Quais são os modelos de checklist?
Agora que você sabe a diferença entre checklist e ordem de serviço e a melhor forma de otimizar os resultados, vamos entender em quais processos essa lista de verificação pode ser aplicada de forma personalizada.
Como a prestação de serviços exige atenção total na atividade que será desempenhada, quanto mais personalizado, melhor.
Algumas visitas demandam mais processos do que outras. E até mesmo uso de ferramentas específicas.
O ideal mesmo é ter modelos de checklist para:
- Cada tipo de manutenção: corretiva, preditiva e preventiva;
- PMOC;
- Checklist para gestão de segurança do trabalho.
Cada um, preenchido com o itens necessários, promove uma maior produtividade e até mesmo comprova que o serviço foi feito.
Relatórios fotográficos
Outra forma de comprovar que o serviço foi feito e com aquela qualidade esperada, é preencher um relatório fotográfico muito bem desenhado.
E aqui é outra vantagem de se utilizar o sistema de gestão de equipes externas.
Ao utilizá-lo, o preenchimento é mais rápido e ao anexar as fotos, as imagens não ficam na memória no smartphones, mas sim na nuvem. Com isso, não prejudica o funcionamento do aparelho, tornando-o lento.
Agora, uma informação muito relevante é que o sistema funciona offline também. A gente entende que muitos locais onde a manutenção acontece não tem conexão à internet ou até sinal para uma simples ligação.
Mesmo assim, o sistema fica disponível e logo que conectado novamente à internet, todas as informações ali inseridas são atualizadas. A principal justificativa do relatório fotográfico realmente é foto. Afinal, como diz o velho ditado: uma imagem vale mais que mil palavras.
Sabe quando o técnico cansa de aconselhar um cliente sobre a importância da manutenção preventiva para preservar a vida útil do aparelho? Quando a prevenção não acontece, o aparelho realmente pode ficar além da produção esperada. E nada melhor do que fazer aquele antes e depois para comprovar a importância dessa modalidade de manutenção.
Assim como o modelo de checklist, você também pode criar o seu. E ter o formato digital é mais vantagem ainda.
E sim, a Field também tem conteúdo com instruções sobre mais esse processo:
- Como fazer um relatório fotográfico de manutenção;
- 6 etapas de um modelo de relatório fotográfico;
- O que é e como fazer um relatório fotográfico.
Modelo de checklist digital facilita a rotina e aumenta a produtividade. Foto: Adobe
Por que utilizar modelo de checklist personalizado?
Manutenções diferentes exigem demandas diferentes. Ou seja… o checklist que você aplica na preventiva não é o mesmo do PMOC, que não é o mesmo da corretiva. Até checklist de segurança entra na roda. Você chegou a dar play no primeiro vídeo disponível aqui no texto? Lá, te contamos com detalhes.
Com esse exemplo, te damos mais uma justificativa para se ter um modelo de checklist digital. O técnico fica o dia inteiro na rua com diversas ferramentas. Já pensou em ter que andar com vários blocos de papel? É muito década de 90.
Mais que isso, não traz praticidade no dia a dia. Se você, como gestor/a, tem a meta de aumentar os resultados, então realmente chegou a hora de quebrar tabus e inovar.
Temos diversos exemplos de empresas que só cresceram e mudaram o status a partir do momento que implementaram novos sistemas de gestão. E como a tecnologia não faz milagre sozinha, tem que ser uma certeira, que mais que caber no seu bolso, te permite personalizar ao máximo possível, de acordo com o segmento de atuação.
Melhore seus resultados agora!
E por que você vai continuar de fora? Sua meta de crescer está aqui agora, na sua frente, com uma chance única de aumentar sua produtividade em até 40%. Essa oportunidade não bate na nossa porta duas vezes.
Por isso, a Field te dá a oportunidade de agarrá-la de vez. Agende sua demonstração gratuita e sinta na prática como o sistema de gestão de equipes externas facilita a vida do gestor, do técnico e também do cliente. Não podemos esquecer dele que é a base da existência da empresa. Clique: agendar minha demonstração gratuita do sistema de gestão de equipes externas.
E se mais de mil empresas e 20 mil técnicos já utilizam, é porque a funcionalidade está mais que validada. Junte-se a nós, aumente seu lucro, sua produtividade e de quebra, melhore a qualidade da prestação de serviços no Brasil.
