Empresas de todos os portes precisam de processos para garantir produtividade, qualidade e segurança. Para isso, o primeiro passo é encontrar um modelo de ordem de serviço que se adeque a realidade de todos. Do gestor, do colaborador e claro, a de seu cliente!
Quando falamos de estabelecer processos dentro de uma empresa, muitas pessoas já imaginam pilhas de papéis. Sem contar naquela burocracia enorme que só atrapalha o serviço. Não é sobre esse tipo de processo que esse artigo se trata.
Você pode estar acostumado a repassar as instruções de serviços para a sua equipe verbalmente. No máximo por e-mail. Ou uma rápida reunião na parte da manhã.
Independente de qual seja o modelo que você aplica atualmente, reveja com urgência sua dinâmica. Ainda mais se não for por meio de um documento de ordem de serviço.
Muitas empresas utilizam qualquer papel encontrado no momento da abertura do serviço, o que gera desencontro de informações e demonstra falta de profissionalismo aos clientes.
Imposições legais sobre modelo de ordem de serviço
Antes de mais nada, está prevista em lei a necessidade da emissão e uso de ordem de serviços. Segundo o Capítulo V da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) Artigo 157 Inciso II, cabe às empresas:
- II – instruir os empregados, por meio da ordem de serviço sobre as precauções a serem tomadas, no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais.
Então não deixe de se adequar à lei. Adote imediatamente um sistema de ordem de serviços.
Além da obrigatoriedade prevista em lei, as ordens de serviço são instrumentos aliados das empresas. Por meio delas, as instruções de cada atividade ficam claramente apresentadas.
Como resultado, não há riscos de algum ponto ficar sem a atenção necessária.
Principalmente, quando se trata de uma empresa que realiza a gestão de equipe externa, a importância da ordem de serviço é ainda mais evidenciada.
Quando bem desenvolvida, o colaborador da empresa terá acesso a seu histórico, às suas solicitações, necessidades e contato.
Dessa forma, um bom modelo de ordem de serviço trata-se muito mais do que de burocracia. Ele está relacionada à organização da empresa. Assim como a produtividade e relacionamento com o cliente.
Leia também: 5 dicas de como aumentar a produtividade da empresa.
Modelo de ordem de serviço: 13 tópicos que garantem alta produtividade
A ordem de serviço pode ser emitida em momentos distintos e com dois objetivos diferentes.
Em primeiro lugar, quando um funcionário entra em uma empresa. Ele pode receber um documento com as políticas da empresa, que apresenta suas regras de segurança, atividades que o funcionário irá desenvolver, quais treinamentos ele deve receber e participar, procedimentos em caso de acidentes e termo de responsabilidade.
Em segundo lugar, na execução de uma tarefa específica. Por exemplo, se você é gerente de uma empresa de manutenção pode receber chamados de clientes e ter que enviar uma equipe externa ao local.
Nesse momento você emite uma ordem de serviço com dados sobre a demanda solicitada, histórico do cliente, dados de contato e outras informações.
Uma aplicação não exclui a outra. Então, vamos lá! Abaixo, você confere os 13 tópicos que devem estar presentes em seu modelo de ordem de serviço.
1.Função
Descreva a função para a qual a ordem de serviço está sendo emitida. Se for uma ordem de serviço para apresentar a empresa e orientações para o funcionário, o gestor deve descrever todas as funções que ele vai exercer dentro da organização.
Quando for uma ordem de serviço para uma tarefa específica, como a manutenção de um elevador, é preciso descrever com detalhes todas as vistorias que devem ser feitas.
Aqui aconselhamos a construção de um checklist para cada serviço que pode ser prestado. Dessa forma, o técnico externo não esquecerá de avaliar cada tópico dentro do serviço de manutenção.
2. Dados do funcionário no modelo de ordem de serviço
A assinatura do funcionário não basta. É preciso que a ordem de serviço apresente o nome completo do funcionário e algum outro dado que considere importante.
3. Versão atualizada
Serve para acompanhar qual a versão atual da ordem de serviço. Em muitos casos existem atualizações nas OS, por isso é importante acompanhar qual a versão atual por meio de uma numeração que faça sentido para a empresa e funcionários.
4. Atividades desenvolvidas
Apenas a descrição das funções pode não compreender todas as atividades específicas que um colaborador pode executar dentro de uma empresa. Por exemplo, ele pode ter como função ser técnico eletricista, mas apenas essa apresentação não descreve as atividades que ele exerce. É aqui que você deve descrever essas questões.
5. Risco da operação
É importante que o colaborador esteja ciente de todos os riscos de sua função e atividades, por isso um espaço específico para essa questão deve estar no modelo de ordem de serviço.
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6.EPIs – Uso obrigatório
Os EPIs são equipamentos de proteção individual. Cada função e atividade exigem equipamentos próprios e nesse campo eles devem ser descritos.
Por falar em EPI, não deixe de ler: Como fazer uma ficha de EPI: aprenda o passo a passo.
7. Medidas preventivas
Esse espaço é reservado para a descrição de normas de segurança do trabalho adotadas pela empresa. Essas devem ser seguidas pelo colaborador. Neste campo podemos até colocar normas administrativas da empresa. Exemplo: bater ponto no horário.
8. Treinamentos necessários
Cada função necessita de treinamentos especiais. Variam de acordo com as atividades exercidas e vão ser diferentes de empresa para empresa.
9. Procedimento em caso de acidente de trabalho
Descrição de todos os procedimentos adotados em caso de acidentes no trabalho. Varia de empresa para empresa.
10. Termo de responsabilidade para modelo de ordem de serviço
É o espaço do modelo de ordem de serviços reservado para que o colaborador confirme que está ciente das normas da empresa. Deve ter embasamento legal.
11. Assinaturas
- Do empregado;
- De quem está aplicando a OS. Pode ser um Técnico de Segurança do Trabalho;
- E do cliente.
12. Data
Serve para documentar a data de emissão daquela Ordem de Serviço.
13. Dados e histórico do cliente no modelo de ordem de serviço
Ao emitir a OS para designar um colaborador fora da empresa, é importante que o técnico tenha informações sobre o cliente. E até mesmo seu histórico. Como por exemplo no conserto do ar condicionado de um cliente.
Como resultado, essas informações são importantes para que o colaborador amplie sua produtividade. Uma vez que já vai conhecer os problemas passados que ocorreram com o produto e o que já foi feito para consertá-lo, bem como para melhorar o atendimento ao cliente.
O modelo de ordem de serviço pode ser ainda mais eficiente se a empresa utilizar a tecnologia a seu favor e iniciar um trabalho de ordem de serviço online.
Resolva tudo em um só lugar, além do modelo de ordem de serviço
Essa solução reduz a quantidade de informações inseridas incorretamente. Não exige a interpretação de escrita ruim, o que evita a perda de informações essenciais para a execução dos serviços.
E com isso, podem ser facilmente enviadas aos clientes. Dessa forma, personaliza seu atendimento, entregando suporte em todos os lugares.
As ordens de serviço online permitem que o técnico anexe fotos de suas visitas aos clientes. Mas ainda, permite assinaturas digitais.
É possível também que o gestor acompanhe a localização da equipe externa. Como resultado, facilita o deslocamento produtivo de um membro do time para atender emergências.
Como apresentamos, a ordem de serviço é uma ferramenta de gerenciamento de projetos fundamental para qualquer empresa.
A busca por soluções que facilitem o controle de atividades é fundamental para uma empresa. O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. Com ele o técnico:
- Recebe as atividades no celular;
- Preenche checklists;
- Anexa fotos
- Colhe a assinatura do cliente, dentre outros.
