A ordem de serviço de manutenção é específica para o atendimento desse tipo de demanda. Quando se tem processos adequados, a qualidade da visita aumenta e os erros são mínimos. Se a sua equipe de campo está com dificuldade em preencher esse documento ou até mesmo aderir a essa tarefa, você está no lugar certo.
Aqui, a Field vai te indicar os principais tópicos de uma ordem de serviço de manutenção, justificar o porquê você deve ter uma própria para esse processo. E ainda como fazer com que sua equipe a preencha corretamente.
Sobre o modelo, o melhor é aquele que atende todas as necessidades dos técnicos, dos clientes e da gestão. Para os técnicos, ter informações corretas que os orientem onde é o local da manutenção e o que fazer. Para o cliente, o que foi feito. E para a gestão, o tempo de duração daquela visita, qual o tipo de reparo e as peças trocadas, entre outras informações consideradas importantes para a empresa.
Não é tão difícil quanto parece. Mesmo assim, você pode baixar um modelo de ordem de serviço para empresas de manutenção. Clique aqui agora e receba grátis no seu e-mail um modelo ideal que irá te ajudar a aumentar sua produtividade.
Feito o download do seu novo material, vamos para os detalhes do preenchimento!
O que é uma ordem de serviço de manutenção?
Um documento que organiza e que traz todas as informações necessárias para que o processo seja realizado. Ainda trata-se da garantia de que o serviço foi feito, a partir da assinatura do responsável pela solicitação da chamada.
Quanto mais organizada por sua gestão, maior será a produtividade. Quando a rotina é bem planejada, a partir de uma agenda bem trabalhada, com distribuição por região e habilidades, sua empresa de manutenção tem condições de aumentar o número de visitas com o mesmo número de técnico, sem a necessidade de novas contratações.
Organize sua gestão com um único documento
Um dos principais fatores para começar uma nova fase na sua empresa é a ordem de serviço. Mas como assim, Field?
Antes, analise como é o seu cenário hoje. Desde a abertura da chamada, passando pelo horário da chegada do técnico, o preenchimento da ordem de serviço, caso tenha, até o estudo de relatórios no fim de cada mês.
Muitas empresas não têm um modelo de ordem de serviço de manutenção. Como resultado, perdem clientes que poderiam ser fidelizados devido a ausência de um simples documento.
Já tivemos relatos de gestores que anotam todas as visitas em um único papel. Quando perdido, tudo o que estava para ser feito não acontecia. Clientes deixavam de ser atendidos. E o pior, nem o nome ou contato deles existiam para informá-los que não receberiam o técnico no dia agendado. Uma situação bem chata e complicada.
Se você está nesse estágio, precisa com urgência rever a sua gestão. Caso contrário, o risco de perder contratos é real.
Então, vamos partir para o ataque! Implemente a ordem de serviço de manutenção como regra na sua empresa. Dessa forma, a equipe terá todas as visitas feitas por períodos, saberá quanto cobrar e quais os técnicos que tiveram mais desempenho.
Viu vantagem? Esse é só o começo!
Quais campos a minha OS precisa ter?
Desde os campos mais básicos como nome, endereço, o motivo da chamada e até o que foi feito.
Quando o modelo é digital, existe a possibilidade de personalizar a ordem de serviço de manutenção de acordo com o cliente ou até mesmo com o tipo de demanda. Preventiva, preditiva ou corretiva: por que não ter um modelo para cada uma delas? Assim, durante o atendimento, o técnico terá em mãos um checklist específico para as atribuições individuais que esses formatos exige.
Se você está na fase de construção da sua OS, indicamos as leituras:
- Ordem de Serviço: 5 Itens que não podem faltar;
- Modelo de ordem de serviço: 13 tópicos para construir o seu
Como orientar a minha equipe sobre a importância do preenchimento da OS?
Atuar com a política de redução de danos é sempre bem-vinda! Faça treinamentos para os processos mais simples. O básico precisa ser dito. Compartilhe com a equipe a necessidade do preenchimento correto da ordem de serviço de manutenção.
Quanto mais informações corretas e reais, maior a satisfação dos clientes. Lembre-se sempre que mesmo na era da internet, as principais vendas são feitas por meio de indicação. Então, para bater as metas, instrua os técnicos prestarem sempre um serviço de manutenção de alta qualidade.
Jogue a real, compartilhe metas e se puder, implemente premiações. Por exemplo, para técnicos que mais fizeram visitas em determinado período, ou até mesmo para quem não teve retrabalho. Existe também o técnico que teve melhor avaliação dos clientes no mês.
Ou seja, existem inúmeras possibilidades. O importante é manter o foco, treino constante e adotar ferramentas que melhorem todos os processos.
Dúvida entre ordem de serviço digital e a de papel?
E se a gente te disser que a ordem de serviço de manutenção te ajuda a economizar? Isso mesmo! Mas, detalhe: apenas quando é na versão digital.
A versão em papel não é de se jogar fora… Na verdade é sim! Depois da validade, o que você faz com toda aquela papelada? Vamos para um quiz bem rápido:
- Coloca em um saco preto e na calçada com todos o dados dos clientes e da sua empresa?
- Queima no fundo da empresa, com grandes chances de provocar um incêndio?
- Usa aquelas máquinas de triturar papel que, dependendo do porte do equipamento e da quantidade, a pessoa fica o dia todo ou vários apenas com essa tarefa.
Não importa a sua resposta, nenhuma delas está adequada a uma empresa de manutenção que tem uma alta produtividade.
Além do custo de impressão gráfica, o risco de perda e a falta de entendimento sobre o que está escrito, o preenchimento da ordem de serviço de manutenção de papel pode não ser feito no momento da visita. Quando não é preenchida ali no momento, as chances de esquecer detalhes importantes são reais.
Essas questões não acontecem quando o formato da OS é digital. O gestor tem a opção de não deixar a visita ser finalizada até o documento estar totalmente preenchido. Com isso, o técnico não consegue concluir aquela atividade e partir para a próxima. Ou seja, precisa obrigatoriamente preencher a ordem de serviço.
Então, vamos às vantagens da ordem de serviço de manutenção digital:
Não molha, não tem rasura. O preenchimento acontece via aplicativo e as rasuras também ficam para trás. O cliente evita aquele acúmulo de papel. Uma cópia é enviada para o e-mail dele e a assinatura feita no smartphone do técnico. Ainda, a localização é muito mais rápida. Na verdade, em segundos, já que o armazenamento é feito em nuvem.
Bateu aquele desespero de saber que tudo isso já existe mas está fora do seu alcance? Acalme-se que você tem a oportunidade de mudar a sua realidade.
E cá entre nós, você precisa urgente resolver os problemas que impedem o crescimento da sua empresa. Então, agende sua demonstração gratuita e entenda como é na prática o uso da ordem de serviço de manutenção online.
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