Que a verdade seja dita, nos últimos anos, a transformação digital tem sido uma realidade cada vez mais presente nas empresas. A utilização de tecnologias para otimizar processos, aumentar a produtividade e reduzir custos tem se tornado comum entre os negócios. E uma das práticas que tem se destacado no mundo corporativo é o paperless.
Você já ouviu falar desse movimento?
O que significa paperless?
Paperless é uma palavra em inglês que traduzida significa “sem papel”. O conceito instrui na redução do uso de papel, principalmente no ambiente de trabalho.
Essa ideia surgiu a partir da necessidade de diminuir a utilização de papéis em processos empresariais, provocando positivamente impactos ambientais, além de trazer melhorias na eficiência das operações.
Com os avanços tecnológicos, a utilização de ferramentas digitais tem sido um hábito frequente. Em busca por soluções ágeis, a tecnologia tem permitido a criação de processos mais eficientes e sustentáveis, reduzindo significativamente o uso de papel nas empresas.
Paperless o movimento que revolucionou os processos das empresas
Por que devo aplicar essa prática em minha empresa?
Aplicar o uso do paperless traz uma série de vantagens para as empresas, que vão desde a sustentabilidade até a melhoria na gestão corporativa. Veja as principais vantagens:
- Sustentabilidade;
- Redução dos custos;
- Aumento da segurança;
- Recuperação das informações;
- Administração corporativa;
- Valorização da marca.
Confira os pontos importantes apresentados em cada uma delas:
Sustentabilidade
A diminuição do consumo de papel é o motivo pelo qual o movimento paperless foi criado. Além de contribuir para a preservação do meio ambiente, essa prática também ajuda a economizar recursos naturais e a reduzir a emissão de poluentes.
Redução de custos
A eliminação do papel também traz benefícios financeiros para os negócios. A redução de custos com impressão, armazenamento e transporte de documentos pode ser considerável, além de otimizar o tempo dos colaboradores, que não precisam mais lidar com papéis e documentos físicos.
Veja mais exemplos que podem te auxiliar na diminuição dos gastos da sua empresa:
Aumento da segurança
O armazenamento de documentos em formato digital aumenta a segurança das informações, uma vez que é possível controlar quem tem acesso aos dados e monitorar as atividades feitas pelos colaboradores, além de ficar fácil fazer backups e garantir que as informações estejam protegidas em caso de falhas nos sistemas.
Recuperação das informações
A recuperação de informações em formato digital é bem mais rápida do que em papel. Com um sistema de gerenciamento de documentos, é possível acessar arquivos de forma ágil sem a necessidade de buscá-los de modo físico.
Administração corporativa
Aplicar o modo paperless também pode melhorar a administração da sua empresa. Com a implantação de processos digitais, é possível garantir mais transparência e seriedade na administração das operações, além de diminuir os riscos de erros e fraudes.
Valorização de marca
Empresas que adotam práticas sustentáveis e inovadoras são mais valorizadas pelo mercado e pelos consumidores. A adoção do paperless pode ser um diferencial competitivo para a empresa, mostrando que ela se preocupa com a sustentabilidade e com a modernização dos processos.
Como devo começar?
Inserir o paperless aos negócios não é uma tarefa simples, mas pode ser dividida em algumas etapas importantes. Veja a seguir algumas dicas de como começar a implantar essa prática em sua empresa:
Digitalização de processos
O primeiro passo para usar o paperless é a digitalização dos processos internos e externos da sua empresa. Isso significa que todos os documentos, arquivos e dados devem ser armazenados em formato digital, em um sistema de gerenciamento de documentos.
Conscientização de colaboradores
É importante que todos os colaboradores da empresa estejam envolvidos no andamento da integração do paperless. Eles devem ser conscientizados sobre os benefícios da prática e treinados para utilizar as novas ferramentas.
Treinamento sobre segurança de dados
A segurança das informações é um ponto crítico na funcionalidade do paperless. Por isso, é importante que os colaboradores sejam treinados sobre as melhores práticas de segurança de dados, para evitar vazamentos e perda de informações relevantes.
Invista em um software de gestão
Para implementar o paperless de forma eficiente, é fundamental ter um software de gerenciamento de documentos. Essa ferramenta permite que todos os arquivos e informações da empresa sejam armazenados e administrados de forma segura e eficiente.
Exemplo prático de economia de papel
Para você ter uma melhor visualização do impacto que esse movimento do paperless tem gerado no mundo dos negócios, a Field realizou uma pesquisa que comprovou os gastos produzidos na utilização exagerada de papéis na emissão de ordens de serviço impressos.
Vamos realizar essa conta juntos?
Imagine o seguinte cenário:
- Em média, cada ordem de serviço tem três folhas;
- Um pacote com 5.000 folhas cada está em torno de R$ 270,00 e R$ 300,00;
- Um cartucho comum de impressora custa entre R$ 60,00 e imprime 120 folhas.
A cada 50 visitas realizadas, você usa 150 folhas e mais de um cartucho. Dependendo do tamanho da empresa, esse uso equivale apenas ao de uma única equipe por mês.
Mas o cálculo não termina aí. Inclua o gasto da energia no uso da impressora e na reimpressão, afinal é normal errarmos dados que precisam ser corrigidos. Além do gasto de tempo que você usa para preencher todas as três folhas.
Analisando este cenário, pense comigo, ao elaborar todo esse processo de maneira digital, sua empresa estará contribuindo com a preservação do meio ambiente, milhares de folhas deixarão de ir para o lixo e também economizará dinheiro!
Tenha os resultados desejados
Como você pôde perceber ao longo dessa leitura, adotar o paperless em seus negócios pode oferecer a você inúmeras vantagens como a redução de custos, o aumento da sua produtividade e o máximo de agilidade e fluidez na entrega de seus resultados. Isso faz com que sua empresa se destaque no mercado de trabalho e avance em melhorias em seus processos internos e externos, além de contribuir para um mundo mais sustentável e consciente.
Pensando nessas melhorias a Field Control elaborou uma ferramenta que oferece a você em formato digital, um sistema capaz de te ajudar na realização de suas ordens de serviços, auxiliando em todos seus processos como relatório fotográfico, organização de agenda, roteirização de equipes, entre outras vantagens que o movimento do paperless pode te proporcionar.
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