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Por quanto tempo preciso guardar os documentos da minha empresa?

Por quanto tempo preciso guardar os documentos da minha empresa?

No corrido dia a dia de uma empresa, há um enorme volume de documentos gerados, sejam fiscais, contábeis, de operação ou até mesmo de processos internos. E sempre há a dúvida sobre o armazenamento de documentos da empresa. As leis brasileiras exigem que todas as pessoas jurídicas armazenem os documentos por um período determinado, para que não se tenha problemas futuros.

Então, a grande questão em relação ao armazenamento de documentos é: por quanto tempo preciso guardar os documentos da minha empresa? Neste post, vamos explicar um pouco mais sobre o esse armazenamento e o tempo que precisam ficar guardados e responder as principais dúvidas sobre o assunto. 

Por qual razão devemos guardar os documentos?

O armazenamento de documentos é importante por diversas razões. Além de ser um registro importante das ações tomadas na empresa e de ter um controle bem feito de pagamentos de contas e impostos, há toda a questão legal.

Em relação a pagamentos ao governo, como questões do Fisco, o armazenamento de documentos traz segurança em caso de cobranças indevidas. Com os documentos guardados é possível provar que tudo foi devidamente quitado e entregue.

Por quanto tempo?

Em relação ao tempo de armazenamento de documentos, tudo depende muito de qual documento estamos falando. O prazo pode ser de três a até 30 anos. Isso mesmo, trinta anos guardando um documento.

Há, ainda, documentos que mesmo sem previsão legal devem ser armazenados pelo empreendedor por tempo indeterminado. É o caso da folha de pagamento, livros de inspeção do trabalho e o livro registro de empregados.

Contábeis e fiscais

Como já dito, o armazenamento de documentos está previsto em lei e estes precisam ficar arquivados por vários anos. Alguns, como os contábeis e fiscais, precisam ficar arquivados por, no mínimo, cinco anos. Mas, além do prazo de armazenamento de documentos, você sabe quais devemos guardar? Veja, abaixo, os mais comuns que devem ficar guardados:

  • Notas fiscais e recibos;
  • Imposto de Renda;
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Livros fiscais;
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Declarações DIPJ, DCTF, DACON;
  • Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções. 

E outros documentos?

Os contábeis e fiscais mais utilizados já contemplamos acima. No entanto, há outros tipos de documentos gerados em uma empresa e o armazenamento de documentos também é necessário.

Há documentos, como o CAGED, a Ficha de Acidentes de Trabalho e o CIPA – Folha de Votação, que devem ficar arquivados por três anos. Atestado médico de gestante, ficha de salário maternidade e o convênio salário educação precisam ficar guardados por 10 anos. O armazenamento de documentos relativos ao FGTS deve ser de 30 anos.

E onde realizar o armazenamento de documentos?

Foi-se o tempo que o armazenamento de documentos precisava ser feito em papel. Várias estantes  ocupando uma sala inteira do seu escritório como arquivo. Hoje, com o avanço da tecnologia, surgiu uma série de ferramentas e soluções que ajudam no arquivamento de documentos dos mais diversos tipos. Há, por exemplo, soluções que arquivam e gerenciam apenas Notas Fiscais. É possível, também, digitalizar documentos antigos e que ainda não necessários, e mantê-los na nuvem ou organizados em um servidor.

O Field Control é um aplicativo para prestadores de serviços externos e que ajuda de diversas formas na gestão de documentos. É possível, por exemplo, fazer o armazenamento de documentos relativos às visitas técnicas realizadas pela sua empresa. As informações disponíveis no sistema podem ajudar na melhor organização da empresa. Ainda, possibilita que os gestores possam acompanhar todo o trabalho em tempo real, aumentando a produtividade da equipe e facilitando a comunicação entre técnicos e gestores. 

A tecnologia que integra o aplicativo utilizado por técnicos de equipes externas e um sistema web para os gestores foi desenvolvida para aumentar a produtividade. Outro objetivo é elevar a qualidade de serviços prestados no Brasil. Empresas prestadores de serviços dos segmentos de climatização, dedetizadoras, desentupidoras, provedores de internet, manutenção de eletrodomésticos, manutenção de elevadores, segurança eletrônica e telecomunicações estão aptas para o uso.

 

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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