Como elaborar um relatório de visita técnica simples e objetivo

Como elaborar um relatório de visita técnica simples e objetivo

As visitas técnicas, muitas vezes, acontecem devido a um problema e por isso devem ser bem monitoradas. Garantir um atendimento de qualidade com um profissional preparado para resolver o problema é fundamental. Por isso, é importante que a sua empresa saiba como elaborar um relatório de visita técnica ao cliente.

Mas não basta apenas criar o relatório.

É necessário que a aplicação seja uma regra para os técnicos que saem para executar os serviços externos e que, posteriormente, cada relatório seja analisado para realizar melhorias no atendimento.

Como elaborar um relatório de visita técnica ao cliente

O relatório de visita técnica deve ser objetivo acima de tudo.

Escolha os campos essenciais que vão ajudar a ter uma visão global do trabalho executado e que podem ajudar a trazer melhorias para os atendimentos futuros.

Um relatório simples deve ter:

  • Informações sobre as tarefas realizadas;
  • Histórico do cliente;
  • Descrição e observações sobre a visita;
  • [Opcional] Satisfação com o atendimento.

Uma coisa a Field sabe muito bem. A rotina de um gestão de equipe externa é bem emocionante.

Se você chegou até esse texto com intenção de elaborar o seu, tem todo o nosso mérito.

Entendendo a sua rotina, vamos te dar duas opções sobre o relatório de visita técnica:

A primeira, é fazer o documento seguindo as nossas instruções abaixo.

Ou… baixar um modelo pronto (grátis) e que atende todas as necessidades da sua prestação: download de relatório de visita técnica.

A escolha é sua! E não importa qual seja, te desejamos muito sucesso na sua gestão!

Como elaborar um relatório de visita técnica simples e objetivo

Parte 1: Informações sobre as tarefas realizadas

Primeiramente para aprender como elaborar um relatório de visita técnica, deve-se listar as informações principais da visita. Os tópicos que não podem faltar nessa parte inicial da estrutura são:

  • Nome do cliente / nome da empresa;

Muito importante, até para a questão da fidelização e do CRM, saber quem sua empresa atendeu. Se for um cliente “pessoa jurídica”, é bom saber o nome da pessoa que sempre atende sua equipe no local, além, é claro, do responsável pela área – o tomador de decisão.

  • Endereço e telefone;

São outras informações que não podem faltar nunca. É por meio dessas informações que será possível traçar, por exemplo, rotas melhores para suas equipes externas, além de ser importantes contatos que, cruzados com os nomes, por exemplo, podem ajudar na questão do relacionamento.

  • Nome do responsável pelo serviço;

Em todo serviço realizado é importante ter o nome do responsável pelo serviço destacado no relatório de visita técnica. O ideal é saber exatamente o nome de quem executou o trabalho. Caso a empresa tenha duas pessoas com o mesmo nome, o sobrenome é essencial. 

  • Qual a tarefa executada;

Não seria um relatório de visita técnica completo se não tivesse discriminado qual o trabalho feito, não é mesmo? Por isso, sempre importante colocar qual a natureza do serviço feito.

  • Data;

É mais uma informação que gerará, quando cruzada com outras, dados importantes para o dia a dia da sua empresa e para questões de gestão.

  • Tempo de duração da visita (hora da chegada e saída).

A data e o tempo de duração da visita são dados importantes, pois mostram a produtividade do funcionário no serviço de instalação ou manutenção. Através desses dados também é possível criar uma média de tempo ideal para realizar cada serviço com base no desempenho real dos integrantes da equipe.

Parte 2: Histórico do cliente

Tanto para fidelizar, quanto para tornar o atendimento ao cliente melhor e mais eficiente é preciso ter um histórico dos atendimentos realizados a cada cliente. E não deixar de registrar quando for a primeira vez que o cliente procura o serviço da sua empresa.

O objetivo é que o cliente volte a procurá-lo ao precisar de assistência novamente, seja no serviço oferecido, seja em outra especialidade da sua empresa. Por isso, ter esse campo no relatório de visita técnica é tão estratégico.

Além de saber quais foram os serviços prestados, peças trocadas, quantas vezes o funcionário fez visitas àquele cliente, motivo da visita, é possível criar um plano de manutenção preventiva e entrar em contato com o cliente para fazer trocas e manutenções futuras. Essa atitude demonstra zelo e atenção personalizados para cada cliente, que nas atividades do dia a dia, pode esquecer esses detalhes.

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Parte 3: Descrição e observações sobre a visita

Muitas vezes, o problema é maior que o esperado e o técnico não realiza o serviço por falta de uma peça, por exemplo, que não esperava ter que trocar ou realiza apenas uma parte do serviço. Nesses casos, é importante registrar:

  • Os motivos da não realização ou da realização parcial da tarefa;
  • Peças e o que será necessário para resolver o problema;
  • Custos extras que devem ser notificados ao cliente;
  • Quando será a próxima visita para o término do serviço.

Ter essa parte ao aprender como elaborar um relatório de visita técnica ajuda sua empresa a estar um passo à frente no processo. E mostra para o cliente que a empresa tem um equipe preparada para imprevistos e com experiência para promover a melhor prestação de serviço a ele. Afinal, quem não gosta de receber um atendimento com excelência?

Parte 4: [Opcional] Satisfação com o atendimento

A satisfação com o atendimento é uma parte opcional de como elaborar um relatório de visita técnica ao cliente, pois ela pode ser uma etapa a parte, realizada pela equipe de Marketing e Vendas.

Caso sua empresa não possua esse processo, pode ser uma boa opção incluí-lo no relatório da visita de forma objetiva e rápida ou mandar o formulário via e-mail. Alguns exemplos de perguntas que podem existir nessa parte são:

  • O cliente ficou satisfeito com o serviço?
  • O funcionário chegou pontualmente?
  • O serviço de atendimento e agendamento foram satisfatórios?
  • Observação
  • A avaliação de 0 a 5 estrelas.

Caso tenha interesse em aprimorar esse tópico no seu relatório, podemos te ajudar. Monitore a satisfação dos clientes com o seu serviço aplicando pesquisas de satisfação de atendimento.

Não tenha medo, receba elogios e críticas 

Nunca deixe de ouvir as críticas e elogios dos clientes. Nada é melhor do que ouvir direto da fonte sobre o desempenho da sua equipe. Afinal, o objetivo de todo treinamento e capacitação é oferecer um bom serviço.

Essas avaliações ajudam a construir a reputação da sua empresa no mercado. Você pode usar os dados positivos para realizar suas ações de marketing, oferecendo segurança, qualidade, etc.

As críticas negativas e reclamações dos clientes têm papel importante no crescimento do processo e nas melhorias. Nenhuma empresa está livre de problemas, por isso, avalie internamente com seus gestores cada resultado. E também ouça os funcionários.

Se a sua empresa procura como elaborar relatórios de visita técnica de forma mais moderna, rápida e automatizada, conheça a Field Control. O sistema digitaliza e ajuda a criar um relatório de visita técnica com todos os pontos fundamentais para controle. E inclui também:

  • Relatórios para direcionamento do negócio;
  • Fotos, assinaturas e formulários;
  • Histórico de tudo que aconteceu na ordem de serviço, entre outros.

O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada. Através do sistema é possível também enviar ao cliente por e-mail um link para a avaliação do serviço. O gestor recebe essas informações e tem total acesso da atividade efetuada.

Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus funcionários.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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