Se a equipe é externa, como reunir todo mundo? Parar a operação? Se esse é um dos desafios do seu dia como gestor de uma prestadora de serviço, vamos esclarecer esse ponto aqui. E muitos outros que envolvem uma reunião de equipe externa.
Neste conteúdo preparado com muito amor pela Field, você saberá:
- Porque fazer reunião com sua equipe externa;
- Indicação de formatos;
- Formas para uma reunião ser produtiva;
- O que não fazer.
Acima de tudo, todas essas indicações são conselhos para que você melhore sua produtividade. A Field Control é especialista em gestão de equipes externas. Convivemos todos os dias com gestores e técnicos para garantir uma gestão cada vez mais assertiva.
Para comprovar o que estamos escrevendo aqui, te convidamos logo de cara para conhecer nosso site: www.fieldcontrol.com.br. Lá, você vai entender o porquê da nossa credibilidade.
Agora, vamos ao tema central do nosso conteúdo de hoje: reunião de equipe externa e, claro abordar os pontos que indicamos aqui.
Por que fazer reunião de equipe externa?
Por vários motivos. Entre eles, alinhamento, ajustes de erros, ouvir os técnicos sobre como está o dia a dia, realinhar estratégias, além de apresentar novas ferramentas e até clientes.
Ou seja, motivos não faltam, não é mesmo?
Além desses citados acima é uma maneira de trazer a pessoa para a realidade da prestadora. Profissionais que atuam externamente e passam pouco tempo na sede, podem se sentir deslocados, por exemplo.
A troca de experiência é outro motivo.
Ah, resolver conflitos também faz parte. Se esse problema faz parte da sua gestão, acesse aqui: Gerenciamento de conflitos entre técnicos e clientes
Compartilhar experiências, resultados do mês e organizar os processos.
E indo além, saber como cada profissional está se sentindo como técnico da prestadora. Reter talentos é outro desafio da gestão e a Field entende muito bem. Preparamos algumas indicações aqui: 5 dicas de como reter um técnico de equipe externa.
Indicação de formatos
Em primeiro lugar, defina um cronograma de reuniões. Seja um gestor prático e não acione o time em cima da hora. Planejamento é tudo na vida. Quando se trata de gestão de equipes externas passa a ser quesito obrigatório.
Quem define o período é nada mais, nada menos que você. Afinal, como gestor, ninguém melhor para entender de rotina, agenda e necessidade desse encontro. Avise todos os envolvidos com antecedência. Com pelo menos 48 horas. Mas o ideal é que a reunião já faça parte da rotina. Por exemplo, toda sexta, às 8h da manhã, antes da saída para as visitas. Assim, os profissionais já se preparam melhor.
Portanto, a reunião de equipe pode ser semanal, quinzenal ou mensal. Só fique atento para não espaçar muito o tempo. Além disso, não deixe esfriar o assunto discutido na última. Ainda mais se tarefas foram distribuídas nessa atividade.
Agora, sobre os formatos, vamos te indicar aqui o que a Field entende como os mais produtivos na prestação de serviços:
Reunião presencial
Reúna o time todo em um único espaço. Lembrando que o ambiente precisa comportar todos. Dependendo do tempo da reunião, nada de ser em pé. Providencie água e café. Torne esse momento agradável.
O lugar precisa ser arejado. Caso não tenha ar-condicionado, abra as janelas. Vamos evitar proliferação de vírus, hein.
Reunião on-line
Novos tempos intensificaram a reunião virtual. Existem plataformas gratuitas como o Google Meet e o Zoom que não demandam um investimento extra para esse formato.
A gente sabe que nada melhor do que estar junto, todos numa sala. Perceber a reação da pessoa a cada nova sugestão e a participação é mais favorável.
Entretanto, essa é uma forma de manter o time unido. Cada um em espaços diferentes, mas todos conectados e alinhados.
O importante é estimular a participação aqui também. Ah, oriente para que as câmeras fiquem abertas. Dessa forma, todos podem ser ver e criar uma melhor interação.
Cafés da manhã, da tarde ou almoços
Esse tipo de reunião de equipes pode ser uma vez por mês. Prepare um bom café e convide a todos para compartilhar os resultados daquele período. A produtividade aumentou? Comente o que fez para que aquele número fosse alcançado. Faça com que esse “evento” seja esperado.
Comente sobre o resultado das pessoas e também os destaques na avaliação dos clientes.
E de quebra, se quiser premiar os que apresentaram melhor desempenho, mesmo sua prestadora sendo uma PME, é possível. Para provar isso, te convidamos a ler: Exemplos de bonificação para funcionários
Adobe Stock
Formas para uma reunião ser produtiva
Com isso, te damos aquele toque super esperto: deixe todos falar. Por mais que o tempo seja apertado, não faça das reuniões um monólogo. Todos precisam e devem participar. Aos mais tímidos, estimule a conversa. Pergunte o que a pessoa acha sobre o tema que está em debate, por exemplo.
Traga materiais visuais. Torne a reunião de equipes algo interessante. Compartilhe dados. Se ficou alguma pergunta cuja resposta não era possível naquele momento, traga no próximo encontro.
Seja objetivo: qual a proposta da reunião? Afinal, se reunir apenas para cumprir tabela só traz desmotivação. Ou ainda, perda de produtividade.
Monte um cronograma com começo, meio e fim. Peça para cada participante trazer os tópicos já pontuados.
A reunião é semanal? Então, convide um por um para expor como foi a execução do trabalho durante aquele período. Levar dúvidas e até solicitar opiniões sobre a qualidade do trabalho são contribuições que podem ser incentivadas.
Nada de piadas de constrangimento e ainda, fazer duras críticas em público (e pessoalmente também). Quando identificar algum problema, chame no particular. Oriente e ofereça ajuda. Contribua para melhorar o desempenho daquela pessoa.
Se organize para manter as reuniões em dia
A Field encerra esse conteúdo por aqui, esperando que ele realmente faça a diferença no dia a dia da sua gestão.
E se você está se perguntando como encaixar essa tarefa na sua rotina, é bem possível, viu? Lembra do lance da organização, que citamos ao longo texto? Pois bem, você pode ter uma organização, realizar mais visitas e economizar tempo com a mesma equipe, sem necessidade de contratação de novos técnicos.
Para isso, basta adotar processos que melhorem o desempenho, elimine os erros e que facilite a rotina das visitas. E mais ainda, melhore a comunicação entre todos do time, incluindo o cliente.
Tudo isso é feito pelo Field Control, um sistema de gestão de equipes externas desenvolvido por nós. Lá no começo do texto, te convidamos a nos conhecer. Mas aqui, vamos além. Que tal checar na prática como é ter uma alta produtividade?
A partir da implementação de processos como:
- Ordem de serviço on-line;
- Localização dos técnicos em tempo real;
- Relatórios e check-lists ajustáveis e atualizados de forma automática;
- Agenda digital;
- Organização de estoques e equipamentos.
Esses são só alguns exemplos.
Com uma simples adesão, de baixo investimento, você consegue mudar toda a realidade atual da sua empresa. Para alcançar o resultado esperado, vamos te dar uma demonstração grátis. Afinal, se você chegou até esse ponto do texto é porque tem mais que a intenção de melhorar a sua gestão, mas a de se tornar referência aí na sua região.
Comece agora mesmo!
Então, vem com a gente. Como já dissemos, o período é gratuito. E você pode contar com a nossa equipe para o que precisar: quero agendar minha demonstração.
Comece uma nova era de progresso na sua prestadora. Voe junto com a Field Control.
