A ordem de serviço 5 itens (OS) é um documento – físico ou digital – emitido dentro de uma empresa ou de uma companhia para a outra. A função é descrever todas as informações referentes a um serviço prestado. É algo formalizando a execução de uma tarefa específica.
Podemos citar como exemplo, um gerente de uma empresa de manutenção de elevadores recebe um chamado de um cliente e precisa enviar uma equipe externa de atendimento. Neste momento, a prestadora de serviço emite uma ordem de serviço com os dados referentes à demanda.
Mas você sabe quais os dados que não podem faltar de jeito nenhum em uma ordem de serviço? Já falamos anteriormente de 13 tópicos que devem estar presente no modelo de ordem de serviço.
Para facilitar sua busca, baixe aqui um modelo fresquinho. O documento pode ser utilizado no formato digital ou em papel mesmo. O material é gratuito e um presente da Field para você: baixar modelo de ordem de serviço.
Agora, vamos fazer um checklist. Listamos cinco dados essenciais para que sua ordem de serviço seja eficiente e completa.
Vamos a eles!
Ordem de Serviço 5 Itens que não podem faltar na sua!
1. Função = o que vamos fazer no cliente
Ao receber um chamado para uma manutenção, por exemplo, é preciso especificar qual o tipo de manutenção será realizada. Todos os detalhes devem ser incluídos.
Mesmo em caso de vistorias ou manutenção preventiva, o gestor precisa detalhar qual será a função realizada. É interessante também fazer um checklist que será prestado, em tópicos mesmo. Dessa forma, tanto o técnico quanto o cliente tenham a noção de tudo que será visto.
2. Dados do técnico
Toda ordem de serviço que se preze precisa conter o nome completo do funcionário e outros dados importantes. O objetivo é para que o cliente tenha em mãos quem realizou o serviço, para eventuais contatos.-
Dependendo do ramo da sua empresa e da forma como presta o serviço, o melhor é que não se tenha o contato telefônico do técnico na ordem de serviço.
O ideal é que todo o contato seja feito diretamente na central de atendimento da empresa. Um telefone de plantão pode cair bem. Por exemplo, a empresa atuar com elevadores, encanamentos e segurança eletrônica, entre outros.
3. Data e hora é fundamental na ordem de manutenção 5 itens
Nossa ordem de serviço já tem as funções realizadas e informações sobre o técnico. Não podemos esquecer da data. Com ela, a documentação do serviço prestado será realizada da melhor forma possível.
Como resultado, facilita a busca pela OS em outros momentos. Em relação ao horário, é importante constar na Ordem de Serviço 5 itens, para que se tenha o controle de jornada do prestador e o tempo gasto naquele serviço.
Outro motivo é o planejamento das visitas. Como muitas manutenções são periódicas, ter a data no documento garante uma melhor programação.
5. Assinaturas é a última informação de uma ordem de serviço 5 itens
Todo mundo tem que assinar a ordem de serviço. O prestador, por ter feito o trabalho. O cliente – a pessoa responsável por acompanhar, liberar ou avaliar o serviço realizado -, que dá o aval final em relação ao trabalho realizado.
A assinatura é a comprovação de que o trabalho foi feito. Ou seja, reafirma que a pessoa está ciente que recebeu aquela demanda pela empresa.
Dados e histórico do cliente
Por fim, não podemos esquecer dos dados do cliente. Desde os mais simples, como nome, responsável, endereço e contatos, até os que especificam o tipo de trabalho que será realizado.
O histórico é um ponto bem interessante para constar em uma ordem de serviço. Com esse dado, o técnico terá as informações sobre o cliente em uma mesma OS. Isso auxilia a entender os problemas que já atrapalharam esse cliente.
O histórico auxilia a planejar as manutenções. Depois disso, você terá condições de montar uma estratégia mais adequada no momento de renovar os contratos.
Quantas manutenções corretivas, preventivas e preditivas foram feitas? Quer a resposta rápida? Acesse o histórico. Tudo isso a um clique e sem necessidade de procurar em pastas e arquivos.
O ambiente fica com mais espaço, mais arejado e sem poeira acumulada.
Tenha sua ordem de serviço na nuvem
A tendência é não se utilizar mais papel para diversos processos em empresas. E a Ordem de serviço digital cumpre bem essa. função.
Se esse formato de armazenamento ainda soa estranho, te explicamos com mais detalhes aqui: Armazenamento em nuvem: como é feito?
O Field Control, que é um aplicativo para prestadores de serviços externos, conta com uma ferramenta de Ordem de Serviço digital que contém todas as informações importantes.
É uma solução que vai eliminar o fluxo de papéis no dia a dia. O aplicativo possibilita que seja facilmente incluída as fotos. Assim como, os formulários, a conclusão do serviço. E também a assinatura do cliente.
Além disso, a solução conta com todo o histórico de ordem de serviços dos clientes, com as informações de todos os serviços já realizados. E tudo na palma da mão, em um aplicativo para smartphone.
É um ponto importante para que o técnico tenha um histórico do problema. Os gestores conseguem visualizar a frequência dos chamados e os detalhes dos acontecimentos, com visibilidade das ações, horários e localizações exatas. Portanto, você consegue entender o comportamento do cliente e do técnico.
E ainda, realizar auditorias e responder de forma mais assertiva os questionamentos.
Se quiser saber mais e ainda fazer um teste, experimente nossa plataforma: www.fieldcontrol.com.br. O teste é gratuito e você pode avaliar na prática, se é viável ou não para sua empresa.
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