Programa para ordem de serviço: como escolher um

Programa para ordem de serviço: como escolher um

Como conseguir unir menos tempo, mais clientes e maior arrecadação? A resposta está na mobilidade empresarial e tecnologia. Por isso, sua empresa precisa de um programa para ordem de serviço no celular.

Tempo é dinheiro! Quem nunca ouviu essa frase? Mas quando se trata de uma empresa que desenvolve seu trabalho por meio de visitas a clientes, essa frase é ainda mais verdadeira. Por exemplo, prestadoras de serviços com equipes externas.

Se você recebe por cada cliente, conseguir visitar mais clientes é fundamental para o financeiro de seu negócio. Tudo isso, mantendo a qualidade de serviço e desenvolver um atendimento ao cliente personalizado

Leia mais: importância da ordem de serviço empresarial.

Quanto vale seu tempo?

Vamos falar sobre tempo.  Você já parou para pensar quantas horas perde preenchendo ordens de serviço de papel? Já se pegou gastando uma tarde inteira procurando alguma anotação de período anterior?  Você já soube responder onde um de seus técnicos estava? Ou ainda, quanto tempo ele demoraria para chegar até seu cliente?

Se você controla ou faz parte de uma equipe de campo, com toda certeza já passou ou ainda passa por esses problemas.

Na era digital, entretanto, algumas soluções surgem para facilitar o dia a dia de gestores e técnicos. Entre elas, a possibilidade de implementação de um programa para ordem de serviço no celular.

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Atualmente nada é mais valioso no processo de administrar uma empresa do que a otimização de tempo. 

Para te ajudar a encontrar o melhor programa para ordem de serviço no celular, separamos 10 itens que não podem faltar em um. Continue acompanhando esse artigo. Aprenda tudo o que um software como esse pode fazer por  seu negócio.

Complemente o conteúdo: 5 aplicativos para empresas que facilitam a rotina de trabalho

10 itens que não podem faltar no programa para ordem de serviço no celular

Se você está começando a procurar um programa para ordem de serviço, alguns pontos fundamentais precisam ser observados. Confira os principais deles abaixo:

#1 Capacidade de agendamento de visitas

Integração do programa para ordem de serviço no celular com a agenda da equipe externa e controle do gestor. Esse processo facilita a comunicação com a empresa. Ainda, integra o sistema de repasse de informações com as chamadas dos clientes.

#2 Notificações no programa para ordem de serviço

O sistema de notificação é fundamental. Informa o técnico externo de algum agendamento emergencial. Ou até mesmo mudança de horário de algum cliente que já estava agendado. Por isso, a funcionalidade é indispensável para ninguém perder tempo visitando algum cliente de desmarcou.

#3 Visibilidade e linha do tempo

Um dashboard visual e facilmente editável é fundamental para que técnicos e gestores consigam enxergar a organização dos dias por horas e evolução de cada serviço. Além de acompanharem o tempo de deslocamento entre atividades.

Testar a facilidade de visualização de qualquer informação é essencial em um programa para ordem de serviço no celular. É algo realmente útil para toda a empresa.

Em alguns aplicativos basta arrastar as atividades para trocá-las de ordem, horário ou técnico.

#4 Segurança

Um programa para ordem de serviço no celular deve ter uma política de segurança de informações. Mas não qualquer um. Deve ser rígida e consolidada. Afinal, o que transita por esse aplicativo são informações importantes. O vazamento de informações não pode ser uma possibilidade. E esse é um quesito obrigatório na escolha.

#5 Agilidade de acesso à ordem de serviço

A eliminação das pilhas de papéis é a principal vantagem da adoção de um programa para ordem de serviço no celular. O aplicativo deve ter uma área dedicada ao armazenamento das informações que você precisa repassar para a equipe externa por meio da ordem de serviço de maneira digital.

#6 Inclua fotos, formulários e assinaturas

Não é só de texto que se vive uma ordem de serviço online. Por isso, certifique-se que o programa adotado por sua empresa envia de fotos. Além do preenchimento de formulários e a capacidade de coletar a assinatura do cliente a cada visita. Em alguns casos, o cliente assina na tela do telefone ou tablet.

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#7 Encaminhando do OS

Uma das vantagens do programa para ordem de serviço no celular é a possibilidade de ampliar a comunicação entre empresa e cliente. Uma vez que as informações ficam armazenadas em um aplicativo é possível encaminhar a OS para seu cliente de maneira fácil e digital. Sem a necessidade impressão de mais um documento. Como resultado, facilita o armazenamento da informação também para seu cliente. Consequentemente, ele não terá mais folhas de papel.

#8 Visibilidade geográfica dos técnicos

Além da digitalização das informações da ordem de serviço, uma grande vantagem que você deve observar ao escolher seu programa para ordem de serviço no celular é a possibilidade de acompanhar seus técnicos por onde eles passarem. Essa funcionalidade permite que você passe estimativas de horário de chegada do técnico para seu cliente. Além de perceber, em caso de chamadas de urgência, qual técnico consegue se deslocar com mais facilidade até o local da emergência.

Dentro dessa ideia um bom programa para ordem de serviço no celular também deve apresentar a funcionalidade de planejador de rotas inteligentes. O objetivo é guiar a equipe de maneira a otimizar ainda mais o trabalho e o tempo, sem deslocamentos desnecessários ou  em vai e vem.

Leia mais: Gerenciamento de rotas aumenta a produtividade?

# 9 Visibilidade da situação das atividades em tempo real

Com um programa para ordem de serviço no celular que permite a inserção de um checklist de atividades a serem desenvolvidas em uma visita técnica  você, como gestor, consegue acompanhar em tempo real quais atividades já foram desenvolvidas pela equipe de campo. E também quais ainda estão em processo dentro de cada cliente. Novamente um ponto para a otimização de tempo e gestão da de pessoas para a equipe externa.

#10 Histórico no programa para ordem de serviço

Um programa para ordem de serviço no celular precisa ser capaz de armazenar todo o histórico de serviços realizados. Isso para cada cliente. Dessa forma, você é capaz de entender a frequência dos chamados. E ver em detalhes todos os acontecimentos da realização do serviço. Além de oferecer feedback para seus clientes.

Isso lhe permitirá entender o comportamento, realizar auditorias. E, principalmente, responder questionamentos dos clientes com segurança.

Dica extra para a escolha do programa para ordem de serviço no celular

Uma funcionalidade que pode fazer toda a diferença é a integração com outros sistemas. Caso sua empresa utilize alguma plataforma administrativa, por exemplo. Nesse caso, a opção de integração pode ser fundamental para manter suas atividades atualizadas em ambos os sistemas. Por isso, se esse for seu caso, procure um aplicativo que possibilite essa integração.

O que é fundamental em um programa para ordem de serviço no celular é um acompanhamento 100% digital. Ou seja, o técnico recebe as atividades no celular, preenche o checklist, anexa as fotos. E finaliza ao colher a assinatura. Tudo pelo aplicativo.

É importante observar que nesse caso o programa também deve funcionar sem conexão com a internet. Uma vez que em alguns locais não tem sinal. O aplicativo deve funcionar offline.  E sincronizar as informações assim que houver uma nova conexão. Assim garante-se a integridade das informações em qualquer situação.

Os programas para ordem de serviço no celular são excelentes exemplos de como as tecnologias digitais vieram para auxiliar ainda. Está ligado ao desenvolvimento de empresas em setores diversos. Como resultado, possibilitam maior organização, controle e lucratividade para todos os envolvidos. Sejam eles gestores ou técnicos.

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