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O que é automação de processos? Mais produtividade e menos desperdícios em seu negócio

O que é automação de processos? Mais produtividade e menos desperdícios em seu negócio

Você se lembra quando empresas e instituições governamentais usavam carimbos?

Nessa época, já existiam processos organizados, isto é: uma sequência de tarefas ordenadas, com agentes definidos, entradas de informações ou recursos e uma entrega final. Só que não eram automatizados, eram manuais.

Quando você ia ao banco pagar uma conta, por exemplo, a comprovação de que ela estava quitada era um carimbo e os controles eram anotados em livros, fichas e arquivos.

Processos com esses, baseados em papel e verificações físicas em arquivos e pastas, são processo que não foram automatizados.

Neste post, você vai entender o que é a automação de processos, como implantá-la em sua empresa e quais as suas vantagens.

O que é automação de processos?

Quando se pensa em definir o que é automação de processos, muitas pessoas imaginam robôs e computadores tomando as rédeas das atividades humanas.

Na verdade, esse cenário é bem exagerado.

A automação de processos (ou automatização de processos) é uma técnica de gestão de negócios em que se usa a tecnologia para integrar sistemas e equipes, trocar informações em tempo real, monitorar indicadores de performance e o fluxo de trabalho, além de substituir, em alguns casos, atividades manuais por automáticas.

Para entender o que é automação de processos é preciso ter em mente que o acesso aos dados e informações é fundamental, esse é o foco.

O fato de algumas atividades repetitivas se tornarem automáticas e, portanto, suscetíveis a menos erros, é importante, mas a grande vantagem da automação de processos é o controle que ela proporciona.

Ao ter acesso aos dados de desempenho e analisá-los, o gestor poderá tomar decisões com mais agilidade e precisão.

Além disso, poderá iniciar a melhoria contínua de processos. Isto é: ao verificar que determinado processo apresenta indicadores de performance abaixo do esperado, o gestor procura meios de melhorá-lo.

E a cada nova melhoria, mais uma vez o processo é medido e avaliado e, se necessário, uma nova versão do processo, ainda melhor, é criada.

Ficou claro para você o que é automação de processos e quais são as suas vantagens para a gestão empresarial?

Ótimo! Mas como criar processos em uma empresa? Afinal, para automatizar um processo, será preciso primeiro criá-lo, não é mesmo?

Como criar processos?

Normalmente os processos já existem, apenas não estão devidamente documentados e formalizados.

Além disso, quando um processo é informal, geralmente não segue um padrão nem é controlado adequadamente. Por isso, não costuma ser a maneira ideal de se conduzir aquela atividade.

portanto, esse processo precisa ser melhorado.

O primeiro passo para criar processos é analisar o processo exatamente como ele é feito atualmente.

Para isso, são feitas entrevistas com os colaboradores, assiste-se ao processo sendo executado e coletam-se documentos, com formulários e checklists, por exemplo.

Em seguida, o processo é “desenhado”, normalmente com o uso de diagramas ou de fluxogramas de processos.

Com esses diagramas, fica muito mais fácil para o gestor e sua equipe entenderem como o processo atual é executado.

Assim, eles procuram por gargalos, pontos de atraso, desperdícios, atividades feitas em duplicidade e outras falhas.

Depois de visualizar essas falhas, é hora de desenhar um novo fluxograma do processo, com o objetivo de evitá-las e suprimi-las.

Feito isso, o processo é testado e medidos os resultados, para se verificar se realmente é melhor que o processo anterior.

É nessa hora que automatização de processos deve ser empregada para auxiliar o seu negócio.

Hoje, softwares especializados na modelagem e automação de processos permitem fazer isso de forma bastante ágil, com interfaces intuitivas, o que proporciona a sua equipe não apenas desenhar o processo ideal, mas acompanhar seus indicadores de desempenho em tempo real.

Só assim será possível medir a eficiência do que está sendo feito e promover sua melhoria contínua.

Automação de processos online

Outra vantagem da automação de processos por meio de softwares é a possibilidade de fazer a gestão de pessoas e de atividades online, com ajuda de dispositivos móveis.

Assim, atividades como acompanhamento de vendas ou prestação se serviços em campo, por exemplo, podem se beneficiar da automação, promovendo muito mais qualidade na entrega dos serviços e conseguindo melhores resultados.

Com um software desse tipo, você pode saber por meio do GPS do celular em que o programa de automação foi instalado onde estão seus funcionários.

É possível saber quanto tempo ficaram em cada cliente, traçar as melhores rotas de visitas, enviar ordens de serviço e notas fiscais e até fazer um checklist das atividades a serem executadas, para que todos os processos aconteçam da melhor forma, sem erros, esquecimentos ou atrasos.

E o melhor de tudo: relatórios de desempenho podem ser gerados, para que os gestores analisem a performance de cada colaborador. Isso permite orientá-los e até pagar bônus e comissões com base em dados confiáveis e sempre atualizados.

Agora você sabe o que é automação de processos e como ela pode beneficiar seu negócio. Por que não procura o software ideal para automatizar alguns processos em sua empresa?

Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.

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