O reembolso de despesas é uma realidade na maioria das empresas do Brasil. Seja um reembolso de uma refeição feita na rua, durante uma atividade de trabalho, seja o quilômetro rodado e pedágio em visitas ou atendimento ao cliente. Uma dúvida frequente é como executa-lo de forma correta para que o administrativo ou financeiro da empresa consiga entender de maneira simples todos os valores e a descrição dos gastos.
É um tema não tão abordado, mas que precisa, assim como em qualquer outra área da empresa, de muito controle e processos bem definidos. Caso contrário, é uma demanda que gera bastante confusão entre colaboradores e empresa. Além de causar desgaste no relacionamento entre gestores e funcionários, comprometendo os resultados e o “bolso” da companhia ou colaborador. Neste texto, vou te ensinar como fazer um reembolso de despesas de trabalho.
O ideal é que se tenha uma política com regras bem definidas. Pode ser um conjunto de normas que regulamentam o reembolso de despesas. Afinal, se sua empresa conta com equipes ou com colaboradores que viajam muito, é natural que se tenha a necessidade de reembolso de despesas.
É de extrema importância que os acordos e normas para reembolso de despesas sejam firmados entre as partes. Os detalhes são importantíssimos e devem ser passados de forma detalhada. Isso evitar desentendimentos, principalmente, no momento do ressarcimento.
Geralmente, as despesas reembolsadas são:
- quilômetros rodados para deslocamento de alguma visita ou reunião, quando feita com carro próprio do colaborador;
- táxis ou uso de aplicativos de mobilidade urbana;
- almoços ou refeições, em casos que o colaborador esteja em serviço fora da empresa;
- hospedagem e passagens de deslocamento para outras cidades/países;
- outras despesas a serem definidas e estipuladas pelos gestores. Algumas empresas reembolsam despesas como livros e materiais que os colaboradores possam ter em eventos e demais ações.
Quem decide a política de reembolso de despesas?
Para chegar a uma política ideal de reembolso de despesas é preciso envolver também a sua equipe. Peça para que todos os colaboradores que tenham atividades externas compartilhem informações e dicas de fornecedores mais baratos ou com serviços diferenciados. Eles poderão explicar as melhores necessidades, fazendo com o que os gestores tenham as informações possíveis para a montagem da política. A partir dessas informações é possível fazer um plano realmente útil e dentro da realidade. Ainda, de forma econômica. Deixe claro que as condições são sempre oferecer conforto e bem-estar aos colaboradores. Mas as despesas não devem ultrapassar o valor estipulado mensalmente. Dessa forma, a empresa não terá imprevistos no fluxo de caixa.
Outro ponto importante é engajar os colaboradores. Para isso, faça treinamentos e desenvolva campanhas educativas sobre gastos excessivos.
Despesas reembolsáveis e não reembolsáveis
As regras são muito importantes, como já frisei, mas também é necessário que se crie parâmetros, descrevendo quais despesas são reembolsáveis, quais não são e o limite máximo de reembolso de despesas.
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Despesas reembolsáveis
Crie regras que definam quais despesas serão reembolsadas pela empresa. Quanto mais objetivo, melhor. E não deixe para avaliar comprovantes posteriormente, decidindo o que será reembolsado só depois de gasto. É aí que acontecem os problemas. Nomeia as despesas que são reembolsáveis, seja claro! Por exemplo: Passagens, alimentação (café da manhã, almoço e jantar) e utilização de táxi e transportes (ônibus, metrô, trem).
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Despesas não reembolsáveis
Assim como as reembolsáveis, é bom detalhar e explicar quais compras não há reembolso de despesas. Pode-se incluir, por exemplo, despesas que não tenham relação com o trabalho ou com a viagem, como compra de coisas para uso pessoal, alimentação fora do padrão estabelecido no item dos reembolsáveis (com um valor pré-estabelecido, por exemplo).
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Limite máximo para reembolso de despesas
É sempre prudente estabelecer um valor máximo que é permitido ao colaborador pedir reembolso de despesas. Faça levantamentos de preços de alimentação, passagens e hospedagem. Assim, terá ideia de um valor médio para ser colocado como limite para os gastos. É um ponto importante para controlar gastos com alimentação, locação de veículos, entre outras coisas.
Uma sugestão é a própria empresa comprar passagens aéreas e fazer reservas de hotel. São atitudes que auxiliam no controle.
Muitos aproveitam que a empresa está arcando com os custos para almoçarem em restaurantes caros. Conscientizar sobre o gasto da verba é recomendado. Sabe-se que o valor das refeições varia muito de acordo com a região onde a pessoa está, como bairro, cidade e até estado. Mas abusos não podem ser permitidos.
O valor deve ser suficiente para uma refeição adequada. Porém, nada fora do limite que a empresa possa pagar e aquilo se tornar uma despesa extra.
Tenha prazos e procedimentos
Como tudo na vida, o reembolso de despesas precisa ter prazo. Tenha procedimentos bem claros para a solicitação e exija o comprovante dos gastos, com Notas Fiscais, CNPJ, contatos e informações dos gastos.
Em relação aos prazos, é importante:
- Que se detalhe o prazo máximo para pedido de reembolso de despesas. Por exemplo, até o último dia útil de cada mês;
- E o prazo para o ressarcimento dos valores. Especifique em qual data o dinheiro será pago e a forma. Ou até mesmo quantos dias após a apresentação do pedido de reembolso.
São pontos que precisam ficar bem claros. A forma e o prazo de reembolso fica de acordo com a gestão financeira da empresa.
Sempre aposte na tecnologia
Assim como em todo processo de gestão, aposte sempre na tecnologia para te ajudar. Como temos falado por aqui, há sempre um sistema ou uma ferramenta que vai te ajudar em diferentes questões do gerenciamento da empresa. Já falamos de fluxo de caixa, análise SWOT, controle de visitas externas e outras formas de gestão.
Há, também, outras ferramentas de gestão que podem auxiliar no trabalho e que são diferenciais competitivos. Se na sua empresa há a necessidade de gerir equipes externas, há soluções, como a da Field Control. Esse tipo de sistema web ajuda no dia a dia da empresa e se torna parceiro ideal para qualquer gestor. É uma ferramenta que ajuda também em questões relativas ao reembolso de despesas, já que conta com diversas informações dos colaboradores que estão fazendo trabalhos externos.
Aqui no blog, há diversos textos sobre melhores formas e práticas para gerir sua empresa. São questões de extrema importância, que podem definir o sucesso ou o fracasso de companhias dos mais diversos tamanhos – desde de gigantes até startups.
