Tem gente que só de ouvir a palavra rotina se arrepia inteiro. Isso vai de personalidade. Algumas pessoas são bem metódicas e seguem a agenda à risca. Outras deixam o barco tocar. No entanto, algumas demandas precisam ser feitas todo santo dia! E qual o nome disso? Rotinas administrativas.
Um fato: elas existem e precisam ser cumpridas. E não pense que apenas o departamento de administração ou RH tem que cumpri-las. Mesmo que varie de empresa para empresa, você pode ser o premiado (não é ironia), a fazer parte do grupo que cumpre rotinas.
Mas pera lá, o que são essas tais rotinas administrativas?
É tudo aquilo que é constante e que faz a empresa funcionar.
Se sua empresa é daquelas que o colaborador bate o ponto, taí uma rotina administrativa.
Atualizar o fluxo de caixa é outro exemplo.
Viu como não é só a administração que está envolvida?
Por que ter esse formato de organização?
Se entra na rotina é porque são ações que não podem ser deixadas de lado.
Cada empresa pode se organizar da melhor forma que os alerte que aquela tarefa, mesmo que diária, precisa ser feita.
Quando é algo que envolve ações coletivas, porém individuais, como bater o ponto, por exemplo, fica como regra o horário de entrada, saída, e almoço.
Dependendo da área e profissão, até paradas para lanche ou descanso também são incluídas, por exemplo.
Se você está pensando que esse é o arroz com feijão da administração, pensou certo.
E não é porque é o básico que não deve ser feito.
Não importa o tipo de operação que a empresa tenha e/ou ofereça, fazer a lição dentro da própria casa, estando principalmente em dia com os aspectos legais, garante boas chances de sobrevivência no mercado.
Isso não significa que uma empresa que não tenha essa rotina estabelecida vá à falência. Porém, alguém precisa pagar os salários todos os meses, assim como os impostos, manter os documentos em si como alvará de funcionamento…
Essa atividade é tão importante que existem até cursos sobre como organizá-la.
Crédito: Pexels
Como implementar um fluxo de atualização das rotinas administrativas?
Em primeiro lugar, algumas demandas serão diárias. Outras semanais e também mensais.
O ideal é ter planejamentos. Isso, cada departamento pode se organizar em um fluxo que atenda as funções. Além disso, cada profissional precisa estar atento e saber o que fazer em determinada atividade.
Possivelmente, estes conteúdos poderão te dar uma força extra:
O que podem ser diárias:
- Bater o ponto;
- Enviar e responder e-mails;
- Contato e atendimento aos clientes;
- Manutenção da produção;
- Venda/pós-venda;
Semanais:
- Reunião com a equipe;
- Reunião de líderes;
- Balanço semanal.
Para saber como se organizar durante esses dias úteis ou até mais, clique: Planejamento semanal de tarefas da equipe.
Mensais:
- Relatórios de resultados;
- Fechamento de caixa;
- Análise do fluxo de caixa;
- Folha de pagamento;
- Pagamentos de impostos;
- Estudo de melhoria dos processos;
Esqueceu de algo que não podia ser deixado para trás? Respire e não entre em pânico. Acima de tudo, antes de entender como isso foi acontecer, tente corrigir o erro. Se precisar, busque apoio dentro da sua equipe.
Nada como um dia após o outro. Além disso, todos estamos sujeitos a falhas. Afinal, somos humanos, não é mesmo?
E só reforçando, a nossa listinha acima é apenas uma sugestão. Pode não se encaixar na sua realidade, como pode dar um match total. São apenas exemplos para você aplicar e ter rotinas administrativas , combinado?
Já que está aqui, por que não ler?
Rotinas administrativas melhoram a gestão?
A Field acredita que sim! Se você duvida, faça um teste. Na real, sua empresa tem essas demandas. Como escrevemos acima, não tem saída.
O lance é como fazer com que não sejam esquecidas (por falta de atenção, hábito ou até propositalmente).
Aquela história de lista de tarefas diárias funciona bem. O formato pode variar de acordo com a personalidade e estilo da pessoa. O importante é que sejam feitas.
Um quadro em um local onde todos passam, pode garantir um lembrete, por exemplo.
E tudo, caro leitor, é hábito. Se você tem dificuldade em manter uma rotina, força a barra e tente por 21 dias.
Esse período é o tempo que o cérebro leva para se adaptar as mudanças. Dessa forma, é possível absorver o que foi implementado de novo na rotina. Como resultado, após esses 21 dias, seu cérebro entende que aquela tarefa pode ser realizada com menos esforço.
Isso não é coisa da nossa cabeça. É ciência. O cara que fez essa descoberta foi o norte-americano Maxwell Maltz, na década de 60. Há várias teorias a cerca da conquista de novos hábitos. E a maioria reforça que os 21 dias são o tempo ideal.
Por fim, quer um reforço?
Leia o livro O poder do Hábito dos autores Charles Duhigg e Rafael Mantovani. Vira e mexe está na lista dos mais vendidos da Amazon.
Se topar o desafio, leia e depois volte para comentar aqui nesse mesmo texto. Vamos compartilhar conhecimento e experiências.
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