Independentemente do tamanho da empresa, há uma coisa que nunca pode faltar: organização! E saber como organizar uma empresa pode ser feito de diversas formas, com processos claros e bem definidos, planejamento e uma boa comunicação – interna e externa.
Além disso, como sempre falamos por aqui, não esqueça que a tecnologia está aí para te auxiliar em muitas tarefas, inclusive na organização da empresa. Organizar empresa é tarefa para os fortes! Neste post, veremos boas práticas para, literalmente, colocar a casa em ordem.
Como uma organizar empresa?
O dia a dia já pode ser bem complicado e atarefado, com uma série de tarefas, prazos, clientes e demandas. Imagine só tocar tudo isso com sua empresa totalmente desorganizada, sem nenhum norte, processos e práticas que deixem as coisas mais simples. Já se Imaginou ou está passando por isso? Então é a hora de entender como organizar uma empresa. Considere ter, entre muitos benefícios, um ambiente de trabalho ordenado e bem desenvolvido.
Previsibilidade, já diria o Tite!
Mas por qual motivo é tão importante se programar para organizar a empresa? Problemas e questões imprevisíveis vão acontecer na rotina do dia a dia, independente de quão organizada é sua empresa. Porém, a organização, mesmo quando aparecerem os problemas inesperados, fará com que tudo caminhe de forma mais natural, evitando que pequenos problemas se tornem grandes bolas de neve. Tenha previsibilidade dos processos e tarefas. Com isso, todos os setores da empresa terão melhores rendimentos. Além disso, você, como gestor, terá melhor visão das oportunidades e das soluções.
Ser previsível contempla outro desafio: compreender. Para que se tenha bons processos de trabalho é preciso entender a etapa de cada um deles, para, então, executá-los. Ainda, é necessário conhecer o passo a passo para que se tenha os resultados esperados e ter o conhecimento, caso algum imprevisto ocorra durante o percurso.
Aprofunde seu conhecimento
Quando o assunto é organizar empresa, não há nada mais importante do que compreender profundamente os processos. Já falamos (logo aqui em cima) que é preciso ter compreensão dos processos diários da empresa, mas também é necessário que se faça um mapeamento aprofundado desses processos.
Esse mapeamento e aprofundamento são necessários para que, tanto os gestores, tanto a equipe de uma forma geral, tenha uma visão macro de todo o negócio e dos processos envolvidos. É um importante momento para organizar empresa, já que mostra para toda companhia que cada processo faz parte de um todo, como são ligados e extremamente importantes para o bom desenvolvimento do ambiente de trabalho e da organização. Essa visão mais geral por parte de toda a equipe também traz outros benefícios, como a descoberta de problemas, soluções e novas oportunidades.
Uma dica nesta fase de organizar a empresa: tenha um check-list para definir as etapas do trabalho e mapear os processos.
Quem não comunica…
Em vários aspectos da vida – profissional ou pessoal -, a comunicação pode ser um dos grandes diferenciais. E se estamos falando de organizar empresa, a comunicação não pode ser esquecida. Esse tópico tem papel importante na hora de colocar a casa em ordem. Inclusive, a comunicação ineficiente pode ser um dos grandes problemas em empresas desorganizadas.
A comunicação precisa ser clara e direta, sem que haja o famoso “telefone sem fio” e também a famosa radio-peão. Para isso, tenha sempre reuniões com os gestores, para que detalhem as dificuldades e o desenvolvimento das ações. Ah, não esqueça dos desafios encontrados, pois são bem importantes! Integre as mais diferentes áreas da empresa, fazendo com que os colaboradores conheçam as etapas e processos de outros setores.
A eficiência na comunicação trará maior harmonia ao ambiente de trabalho. Com isso, haverá melhoria no fluxo dos processos entre as áreas e, consequentemente, melhora na organização da empresa.
Tecnologia para como organizar uma empresa – e claro, sua vida
Estamos sempre falando de gestão por aqui e nunca deixamos de fora a tecnologia. Ela está aí e pronta para te auxiliar nos mais diferentes desafios do dia a dia. Quando o assunto é organizar empresa, há ferramentas muito úteis e gratuitas. É possível se utilizar de tecnologia com foco no gerenciamento de processos, as ferramentas BPM, e soluções de gestão de projetos. Para a comunicação, há ferramentas que unem o gerenciamento de tarefas possibilitando uma visão completa dos processos. Um exemplo é o Slack.
Para empresas que gerem equipes externas, a tecnologia também está presente e pode ser muito útil na hora de organizar empresa. O Field Control, por exemplo, é um aplicativo para prestadores de serviços externos. As informações disponíveis no sistema podem ajudar na melhor organização da empresa. O que isso possibilita? Que os gestores possam acompanhar todo o trabalho em tempo real. O resultado é o aumento da produtividade da equipe e facilitando a comunicação entre técnicos e gestores.
A tecnologia que integra o aplicativo utilizado por técnicos de equipes externas e um sistema web para os gestores foi desenvolvida para aumentar a produtividade. Outro objetivo é elevar a qualidade de serviços prestados no Brasil. Empresas prestadoras de serviços dos segmentos de climatização, dedetizadoras, desentupidoras, provedores de internet, manutenção de eletrodomésticos, manutenção de elevadores, segurança eletrônica e telecomunicações estão aptas para o uso.
Quer saber mais?
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